Профессиональные обязанности бизнес-ассистента: что можно поручить помощнику, а что не стоит ожидать

Современный бизнес требует от предпринимателей высокой мобильности и оперативности. Чтобы успевать все задачи и не терять важные сроки, многие бизнесмены обращаются за помощью к бизнес-ассистентам. Однако не всегда есть возможность нанимать ассистента на полную ставку и содержать его в офисе.

Организация мероприятий и вебинаров

поиск и аренда площадки для мероприятий
составление чек-листа проведения мероприятия
подбор интересующего мероприятия, приобретение билетов
бронирование столика в ресторане
выбор площадки для проведение вебинара
оповещение участников

Организация работы руководителя

планирование рабочего графика руководителя
поддерживать деловые контакты: вести переписку с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками

Управление проектами

напоминание участникам проекта о сроках
координация работы участников проекта
создание конференции в зум, Яндекс мост, Google Meet
создание бизнес-презентаций

Актуализация

контроль оплаты подписок сайтов, приложений, прочих сервисов
контроль дедлайнов акций

Регламенты

составление чек-листов
написание инструкций
написание регламентов

Поиск и анализ информации

сбор информации о конкурентах и ее анализ
поиск подрядчиков (маркетолога, видеографа, смм-специалиста, ведущего и т.д.)
поиск информации в СМИ и социальных сетях
сравнение цен вашей продукции с ценами конкурентов
поиск контактов интересующих компаний
запрос коммерческих предложений

Работа с базой

информирование клиентов об акциях посредством смс, социальных сетей и мессенджеров
сбор базы по определенным критериям
актуализация базы
контроль задач в системе amoCRM для учета клиентов и сделок
рассылка

Систематизация

разработка площадки для постановки и контроля задач
сортировка писем в электронной почте

Работа с документами

работа с таблицами: перенос и корректировка данных
анализ, изучение и подготовка документов (акты, регламенты, протоколы, гарантийные письма)
транскрибация аудио в текст
транскрибация картинки в текст
проверка орфографии и пунктуации
составление договоров, регламентов, актов

Подбор сотрудников

составление вакансии
отбор резюме
размещение на площадках по поиску работу
первичный отбор откликов
приглашение на собеседование
тестирование кандидатов на предмет эффективности

Дизайн

Веб-дизайн (лендинг, сайт)
Полиграфия (визитки, листовки, абонементы и т.д.)
Дизайн для соц.сетей (посты, обложки)

Соц. сети

разработка контент-плана
написание постов
разработка дизайн сторис
работа с блогерами (поиск, сотрудничество, реклама)

Интернет сервисы

создание карточек на маркетплейсах (OZON, AliExpress, Яндекс Маркет)
решение вопросов с техподдержкой маркетплейсов
помощь в корректировке лэндинга (Tilda, onebusiness)
написание отзывов
регистрация в системе маркировки товаров Честный знак
создание заявок об оплате через ManaJet
поиск специалистов в Youdo, Workzilla
ведение записей через платформу YCLIENTS

Видео

работа с видео (субтитры, выложить в определенный промежуток время, статистика)

Инфографика

разработка инфографики

Работа с текстом

редакция текстов (постов, статей и т.д.)
копирайтинг

Личные задачи

подбор товаров, услуг для семьи, дома
выбор школы, садика, репетитора для ребенка
помощь сантехника, электрика, другого специалиста
поиск ближайшего фитнес-центра, поликлиники, аптеки, прочее
отправка посылок СДЕК

Бизнес-календарь

ведение календаря
напоминание о звонке
напоминание о встрече
напоминание о дедлайне

Организация командировок / путешествий

подготовка необходимой информации по путешествию (какие нужны документы, адрес посольства, достопримечательности, особенности менталитета)

Более подробно о задачах и удаленных ассистентах у нас в тг канале.