9 функций SAP, которые есть у нас дома. Обзор от руководителя проектов

Как и многие другие иностранные вендоры, ушёл SAP. Вместе с ним — множество модулей для контроля показателей и автоматизации процессов бизнеса. Ждать возвращения немецкой компании, как и бывшего, не стоит. Ряд функций этой ERP-системы можно заместить. Покажу сегодня на примере той системы, в которой работаю сама.

Кратко о модуле SAP SuccessFactors (SF). Он отвечает за развитие команды и позволяет ставить контрольные точки в достижении нового грейда, отслеживать прогресс, собирать мнения коллег и проводить обучающие тренинги.

В компании, где я работаю, много внимания уделяется развитию команды. Поэтому у нас по каждому проставляют оценки по хард и софт скиллам, расписывают траекторию карьерного роста, формируют кадровый резерв и собирают обратную связь — естественно, всё это происходит в системе. А как я уже рассказывала, у нас «Первая Форма».

Я сама руководитель. Когда мои подчинённые набирают количество баллов по хард и софт скиллам, необходимо для перехода на следующий грейд, система присылает мне отчёт и создаёт задачу на рассмотрение повышения.

Раз в год мы все проходим оценку по методу «360 градусов», который помогает определить, насколько сотрудник соответствует занимаемой должности. Система автоматически выбирает коллег, с которыми взаимодействуешь чаще всего, и присылает им анкету.

Со своим отделом мы периодически собираемся на корпоративное обучение в нашей ВКС. Чтобы выбрать удобное всем время, пользуемся помощником по планированию — показывает свободные слоты в календарях всех участников.

Все подобные мероприятия обычно записываем — пересмотреть полезно, да и вдруг кто-то не смог присутствовать. Система потом рассылает запись и сохраняет её на корпоративном Диске. Я ещё обычно дублирую её с небольшими пояснениями во встроенной базе знаний.

Кратко о программном модуле SAP Human Capital Management (HCM). Автоматизирует все кадровые процессы, связанные с жизненным циклом сотрудника в компании. Он состоит из множества подмодулей, которые отвечают за развитие, КЭДО и дисциплину.

В нашей системе автоматизированы все HR-процессы: от появления вакансии и подбора специалиста до ежедневной рутины вроде запроса справок или планирования командировок.

Когда наш HR инициирует процесс приёма сотрудника, «Первая Форма» дальше всё делает сама: заводит задачи, подключает ответственных, создаёт кандидату учётную запись и запрашивает у кандидата документы.

С онбордингом ситуация похожая. Система автоматически ставит новичку задачи на ознакомление с корпоративными регламентами, планирует встречи с HR-специалистом и руководителем, а в конце испытательного срока собирает обратную связь.

Когда мне надо в отпуск, я не пишу заявление на бумаге и не несу его на подпись по кабинетам. Надо только отметить в системе желаемые даты, а система подсветит пересечения с коллегами, если они возникнут. Вдобавок я сама ещё согласовываю отпуска своих подчинённых — мне автоматически прилетает соответствующая задача.

Чтобы понять, не пересекаются ли отпуска у сотрудников, мне достаточно глянуть на диаграмму. В нужное время система сама сделает пометку об отсутствии в календаре сотрудника и передаст доступы к его задачам заместителю.

Для расчёта зарплаты и оставшихся дней отпуска у нас настроена интеграция «Первой Формы» с учётной системой. Система принимает и отдаёт данные, собирает их в дашборды и отображает в личном кабинете каждого сотрудника.

Модуль SAP Document Management System (DMS) позволяет управлять корпоративной документацией, контролировать доступ к ней и подписывать её в электронном виде.

В нашей системе уже есть встроенная СЭД, куда ещё дополнительно интегрировано ЭЦП. Вручную документы заполнять не надо. Они формируются прямо в «Первой Форме» по шаблону. Часть данных подгружается из Контур. Диадока, 1С или других систем — с ними настроена интеграция.

Редактируем файлы тоже в системе, во встроенном редакторе Р7. Это российский аналог Word.

Когда документ готов, остаётся только запустить его согласование. Система запрашивает подпись у всех ответственных, а в их календарях отмечаются дедлайны. Когда требуются доработки, я и другие ответственные сотрудники получаем уведомление.

У меня есть опыт согласования не только внутри компании. С клиентом можно согласовать договор прямо в системе или через бесшовную интеграцию с Контур.Диадок.

Модуль SAP Advanced Planner and Optimizer (APO) предназначен для анализа спроса на товары, планирования поставок и платежей, отслеживания движения грузов. Он позволяет контролировать логистические операции и прогнозировать изменения спроса.

Конечно, весь этот модуль заменить очень сложно. Но мы реализовали похожие функции для клиента, «Спортмастера», — создали портал, где сотрудники могут оставлять заявки на закупку неторговой продукции.

На корпоративном портале сотрудники «Спортмастера» смотрят доступные товары, выбрать количество, формируют срочную или несрочную заявку. Система сама консолидирует их и запускает процессы согласования. А сотрудник может контролировать статус в личном кабинете.

Ещё один пример — для другого клиента мы интегрировали в CRM-систему робота для отслеживания движения грузов.

По данным о поставке он ищет информацию на десятках логистических сайтов и собирает её в системе. Там же можно задать приоритет грузам и отследить график платежей по нему.

SAP Product Lifecycle Management (PLM) автоматизирует процессы на всех этапах создания продукта: от разработки концепта до сбора обратной связи и улучшений. С его помощью можно обсуждать и согласовывать документы на расстоянии, формировать базу знаний с инструкциями по сборке и обслуживанию, подключать внешних подрядчиков и контролировать их работу.

Тут я снова буду опираться на клиентские проекты. На моей памяти было минимум три примера фактической замены SAP PLM для трёх крупных российских компаний: производителей одежды, лекарств и ПВХ-труб.

У каждого шага в процессе разработки есть чёткие дедлайны, которые отслеживает система. Все коммуникации прозрачны, что особенно важно для фармпроизводства.

Работа по созданию продукта ведётся в задачах, где сотрудники могут обсуждать каждый этап, возвращать продукт на доработку, прикладывать и согласовывать документы.

Все данные по конкретному продукту хранятся в его карточке. К ней всегда можно обратиться, чтобы отследить жизненный цикл или посмотреть документацию.

За счёт того, что система поддерживает интеграцию с 1С и другими учётными системами, получается избежать двойного ввода данных, получить подробную аналитику и оптимизировать рутинную работу.

Модуль Cross Application Time Sheet (CATS) отвечает за контроль рабочего времени. Это табель, в котором фиксируется, сколько часов сотрудник потратил на задачи. Руководитель на основе этих данных может оценить ход проекта, рассчитать премии и проанализировать производительность труда.

В системе у нас уже есть табель трудозатрат. При создании проекта она анализирует загрузку специалистов, сроки и бюджет, а затем распределяет время работы так, чтобы избежать овертрейдинга и простоя ресурсов. Этот план можно откорректировать.

Потом надо зафиксировать фактически потраченное время. Оно подтягивается в паспорт проекта, где система делает перерасчёт.

Если кто-то из моих сотрудников превышает норму отработанных часов, система просигналит мне об этом.

Система просчитывает процент выполнения KPI и рассчитывает наши премии на основе всё тех же трудозатрат.

Но, как говорится, премию ещё надо заработать, а для этого — попасть на проект :) Букирование делаем в системе: формируем заявку, указываем проект, срок брони и нужные часы. После этого «Первая Форма» оценивает загрузку специалиста, с учётом праздников в разных регионах и плавающего режима работы некоторых коллег. Из всех бронирований формируется интерактивный сводный график.

Если вы — бизнес-аналитик (раз!), а ещё хотите поработать с нашей системой (два!), обратите внимание на открытые у нас вакансии. Может станем коллегами :)

SAP Customer Relationship Management (CRM) объединяет менеджеров, клиентов и партнёров в полный, замкнутый цикл продаж. Модуль помогает контролировать взаимоотношения с клиентами от первого касания до заключения договора и других взаимодействий.

У нас тоже есть CRM-система, на базе «Первой Формы». Мы настроили её под себя, клиентам — автоматизируем так, как им надо, включая даже самые нетипичные процессы.

Здесь можно быстро наполнять и сегментировать клиентскую базу, отслеживать статусы сделок на Kanban-доске, анализировать воронку продаж.

У продажников все козыри на руках — у них есть подсказки по заполнению карточек и результатов касаний, чек-листы по подготовке к переговорам и база знаний.

Коллеги созваниваются с клиентами с помощью интегрированной телефонии. А если они пропустят входящий звонок или документы не поступят в срок, система оперативно об этом сообщит.

РОПу тоже удобно работать в BPM-системе. Если что, это она сама так сказала! На то есть свои причины. Например, система анализирует загрузку специалистов и формирует каждому план звонков на день, а вечером присылает отчёт о результатах работы.

Результат выполнения KPI по всему отделу и каждому сейлу попадает на сводный дашборд. Так РОП видит, выполнит ли отдел план.

SAP NetWeaver — платформа для быстрой разработки бизнес-процессов, в которые могут быть включены как другие модули SAP, так и подключаемые по API внешние сервисы. Она работает по нотации BPMN и позволяет автоматизировать создание корпоративных задач, подключение специалистов, согласования.

У нас процессы настраиваются в визуальном редакторе. Что радует — модель процессов проще, чем BPMN, но при этом более гибкая.

Можно настроить: поля, маршруты жизненного цикла процессов, параллельные и последовательные согласования, назначение сроков и ответственных, уведомления и многое другое.

Процессы в системе реализуются посредством событийно-ориентированной архитектуры. Перевожу на человеческий —> администратор может задать реакцию на любое событие без программирования. Например, если срок задачи вышел, руководителю придёт уведомление, а если сотрудник подписал документ, система сама отправит его в 1С.

Как и SAP NetWeaver, «Первая Форма» может интегрироваться с внешними сервисами по API: Контур. Фокус, 1С: ЗУП, сервис определения погоды, умные шлагбаумы, любые карты, КриптоПро и многое другое.

SAP Business Intelligence (BI) — модуль для анализа бизнес-данных, который агрегирует показатели со всех модулей SAP, составляет детальные отчёты и позволяет прогнозировать будущие результаты компании. BI покупается и устанавливается отдельно, без него не добиться полноценной аналитики процессов.

Для аналитики в системе не нужно докупать дополнительные модули, чему очень рад наш финдир :) «Первая Форма» может собирать в отчёты и дашборды все данные, которые в неё попадают.

У нас настроен дашборд по показателям отдела, где следим за выполнением плана и доступными ресурсами.

Для работы из любой точки у SAP есть мобильное решение SAP Business One. Оно позволяет контролировать финансы, управлять процессами продаж, отслеживать аналитические показатели. Также есть отдельное приложение SAP Work Manager для удалённого мониторинга техобслуживания.

Всё, что можно настроить в веб-версии BPM-системы, доступно в мобильном приложении. Согласовать документы — пожалуйста, внести отработанные часы — пожалуйста, написать что-то в рабочий чат — пожалуйста!

Мобильное приложение по гибкости не уступает веб-версии. Я как раз вела проект для Фонда «Сколково», где мы настроили типовые автоматизированные рабочие места для разных пользователей приложения SkolCity.

Родители учеников Международной гимназии «Сколково» могут просматривать табель успеваемости ребёнка, арендаторы — оплачивать апартаменты и вызывать такси, резиденты — бронировать переговорные и оборудование.

Мобильное приложение построено в BDUI-подходе. Он позволяет обновлять и добавлять новые источники контента у всех пользователей без массовых обновлений.

Кроме того, у системы автогенерируемые интерфейсы и API: когда администратор задаёт настройки форм и процессов, «Первая Форма» применяет их сразу и без компиляции. При этом возможность создавать собственные интерфейсы и API-методы тоже есть.