Как эффективно расставлять приоритеты?

Наш мир продолжает ускоряться, инфополе уже можно ножом резать, а за наше внимание бьются текущие и стратегические задачи, личные и семейные дела, а еще добрая дюжина соцсетей, коммуникаторов и медиаресурсов.

Чем шире наша зона ответственности, тем больше выбор, чем заняться в моменте, а для собственников бизнеса и руководителей круг этих вариантов просто огромен.

СтОит нам отключить осознанный выбор и начать действовать в такой ситуации инстинктивно – и мы начнем откликаться на наиболее срочные задачи, на тех сотрудников или членов семьи, которые громче всего кричат или жалуются. Как сказал мне вчера клиент, собственник B2B компании, - «мы больше уделяем внимания тем клиентам, которые больше жалуются, и это снижает наш фокус на крупных и приоритетных клиентов».А в итоге вечером, в конце дня, - оглядываемся, и понимаем, что много всего сделали, были очень заняты, - но не особо и продвинулись к своим главным целям. Как вы расставляете приоритеты в свое работе? Например, когда наваливается сразу много задач, либо в первые дни после отпуска или праздников?

Я веду несколько проектов, и два из них находятся в фазе активного роста. Поэтому умение расставлять приоритеты и правильно организовать работу для меня жизненно необходимо. Как выбрать, с чего начать, когда падает сразу 10, 20 или 100 задач?

Когда я после отпуска или праздников возвращаюсь к делам, бывает, что мой угол зрения поменялся. Поэтому в первую очередь я заново оцениваю, что для меня приоритетно. Далее я делю задачи на срочные и важные, важные, но несрочные, срочные но не важные, и неважные и несрочные. Я сама стараюсь уделять внимание только первым двум категориям, выполняя их лично или через свою команду. По неважным задачам я быстро принимаю решение: сделать самой, делегировать, отложить на конечный срок или принять решение не делать. Секрет в том, чтобы принимать это решение быстро, так как пока решение не принято – даже мелкая и незначительная задача может отбирать внимание и энергию. Пара десятков таких «висяков» - и вы будете связаны по рукам и ногам, а на главные задачи сил просто не хватит.

Вопрос – как отличить важную задачу от неважной, и это, пожалуй, самый главный вопрос. Тут мы подходим к той части, которую многие не любят делать, полагаясь на интуицию, скорость реакции, или что «и так все понятно».

Я оцениваю важность задач относительно своих целей – личных и по каждому проекту, а также относительно стратегии и контрольных точек, которые у меня расписаны для главных проектов. Если задача входит в мой план и меня значимо продвигает к цели – она важная. Если задачи нет в плане, но я считаю что она меня может продвинуть к цели – время задать себе вопрос: хочу ли я внести ее в план, и что мне для этого нужно?

90% задач, с которыми мы сталкиваемся в течение дня, такими как «клиент звонит, просит скидку» или «маркетологи прислали креативы, вы посмотрите»? – не являются поводом пойти и сделать все самому. Но скорее показывают, что нам пора отстроить в своей жизни и своей компании, чтобы не решать задачи этого порядка.

Как выбираете самую важную задачу в каждый момент времени? Изначально я строю план на неделю, и распределяю важные задачи в рамках недели. Уже в этот момент я знаю, какие 5-7 задач я решу сама, а какие делегирую команде. Решение в моменте – куда бежать, налево или направо, мы как правило принимаем инстинктивно, и поэтому часто эти решения бывают не самыми верными.

Поделюсь личной статистикой: как-то я возглавляла бизнес на протяжении 5 лет, и каждый год мы анализировали точность прогнозов продаж. Оказалось, что прогнозы, сделанные в начале года, были точнее, чем скорректированные сценарии, которые мы просчитывали далее в течение года. Для меня это означает, что для выстраивания приоритетов и достижения моих целей важен баланс между плановой работой и гибкостью. Нас интересуют ваши личные стратегии, лайфхаки, наработанные с годами опыта алгоритмы и прочее.

Какие приемы я использую?
1. Пишу планы и цели на неделю и на день, при этом на каждый день у меня есть 2-3 приоритетные задачи, «умри, но сделай».
2. Я дожимаю задачи из списка до последней минуты. За полчаса или за 10 минут до окончания рабочего дня появляется искушение закончить пораньше – «вроде все сделала». Но в этот момент я открываю список задач на день – и как правило нахожу пару мелких задач, про которые я забыла. Я всегда стараюсь закрыть их сразу, чтобы не тащить этот «хвост» на следующий день.
3. Я начинаю день с постановки или координации задач со своей командой. Я точно знаю, что именно за счет их ресурса смогу мощно продвинуться к своим целям – и мне важно использовать этот ресурс по полной.
4. Я делегировала большую часть хозяйственных задач, - так что они практически не занимают мой ум.
5. Выбираю сотрудников, которые способны хорошо понимать цели, задачи, приоритеты – и самостоятельно принимать решения по вопросам в зоне их компетенции. Как это связано с темой приоритетов? Напрямую. Сотрудник, который не может принять решение по мелким вопросам, - займет ваш мозг собой и своими мелкими задачам – и у вас тогда не останется ресурса на свои собственные дела.
6. Постоянно ищу, какие процессы и задачи могут работать и решаться без меня, - тем самым моя ежедневная практика – высвобождать еще кусочек своего внимания для самого главного.

Расстановка приоритетов – это ежедневная дисциплина, и это понятие включает не только умение определить, что действительно важно, но и способность выполнить те самые главные задачи, самостоятельно или с помощью команды. Из моего опыта эта компетенция – один из ключевых навыков руководителя, бизнес лидера или собственника, определяющих успех в бизнесе и делах. Поэтому если совершенствовать ее понемногу каждый день, результаты точно не заставят себя ждать!

Автор: Ольга Фатеева, основатель Центра Компетенций и Деловых Коммуникаций, наставник предпринимателей, эксперт по масштабированию бизнеса и трансформации организации, спикер международных и федеральных конференций, автор и ведущая ТВ проекта Бизнес Разборы, соавтор книг «Секреты Выгодных Решений» и «Лидеры в Бизнесе»#бизнес #приоритеты #предприниматель #предпринимательство #управление #кейс #саморазвитие #обучение #консалтинг