Организация информационного хаоса: должностные инструкции и база знаний
- Роль базы знаний
- Как создать
- Где разместить
Сотрудники тратят 20% рабочего времени на поиск внутренней информации или документов.
Корпоративная база знаний - это организованная подборка инструкций, документов, правил и процедур, используемых в организации.
Представьте себе базу знаний как личный Google вашей компании - все, что связано с повседневной работой, доступно для поиска и всегда под рукой. Это повышает эффективность и производительность, поскольку сотрудники могут легко найти нужную информацию, независимо от того, где они находятся или в какое время им требуется доступ к этой информации.
Вот несколько причин, почему корпоративная база знаний является неотъемлемой частью успешной организации:
- Экономия рабочего времени: База знаний играет существенную роль в экономии времени. Неструктурированная информация, представленная в виде бумажных документов или разбросанная по различным электронным файлам в сетевых папках, затрудняет поиск и доступ к нужным материалам. Единая база знаний, структурированная по оптимальной логике для конкретного бизнеса, позволяет собрать все корпоративные материалы в одном месте и облегчить ориентацию сотрудников в них.
- Обучение и адаптация новых сотрудников: База знаний содержит материалы и руководства, которые помогают новым сотрудникам быстро освоиться в компании и понять, как эффективно выполнять свои обязанности.
- Сокращение количества ошибок: База знаний способствует снижению риска возникновения ошибок в работе сотрудников. Предоставление доступа к четким инструкциям помогает предотвращать неправильные действия и повышает качество работы в организации.
- Обмен знаниями и сотрудничество: Сотрудники могут делиться своими наработками, рассказывать о лучших практиках, предлагать новые идеи и решения. Этот обмен информацией становится особенно важным для компаний, где сотрудники работают на удаленке.
- Сохранение ноу-хау компании: Опыт и знания сотрудников являются ценными активами вашей компании. Когда сотрудники покидают компанию, этот интеллектуальный капитал не должен исчезать вместе с ними. База знаний служит хранилищем, где вы можете собрать и сохранить важную информацию, чтобы она была доступна для текущих и будущих сотрудников.
Чтобы создать эффективную корпоративную базу знаний, следуйте следующим рекомендациям:
- Перед началом создания базы знаний определите, какую информацию вы хотите включить и каких целей вы хотите достичь. Разделите информацию на соответствующие категории и области, чтобы обеспечить удобную навигацию и быстрый доступ к нужной информации. Помните, что слишком много контента тоже плохо.
- Сфокусируйтесь на наиболее частых вопросах сотрудников, таких как "где найти прайс-лист?" или "документы для таможенных органов?". Включите в базу знаний инструкции для каждой должности, часто задаваемые вопросы (FAQ) и образовательную информацию в кратком и ёмком виде. Используйте оглавление, чтобы облегчить навигацию и быстрый доступ к нужной информации.
- Установите дедлайн на создание материалов для базы знаний, чтобы сотрудники отвели время на эту задачу и выполнили ее в определенные сроки.
- При написании статей и инструкций используйте простой и понятный язык, избегайте сложных терминов. Читатели должны быть в состоянии понять материал с первого раза. Стремитесь, чтобы прочтение одной статьи занимало максимум 10 минут. Если необходимо использовать специфические термины, предоставьте расшифровку и сноски для лучшего понимания. Используйте визуальные элементы, такие как скриншоты, гифки и блок-схемы, помогающие сделать материалы более понятными и привлекательными.
- Создайте удобную структуру базы знаний с логическими разделами и подразделами. Используйте систему тегов и ключевых слов для быстрого поиска информации. Обеспечьте простой и интуитивно понятный интерфейс, который позволит сотрудникам быстро найти нужную информацию. При проектировании уделите внимание комфортному чтению статей, включая содержание для навигации, предложение похожих статей и оптимальную ширину контента.
- Назначьте ответственных сотрудников, которые будут отслеживать и обновлять информацию в базе знаний. Проверяйте актуальность материалов, особенно если произошли изменения в процессах, политиках или продуктах компании.
Существует множество программ и сервисов для создания баз знаний, таких как:
При выборе сервиса ориентируйтесь на конкретные цели и задачи вашей компании. Вы можете использовать существующие непрофильные сервисы, которые внедрены в вашей компании, чтобы не приходилось переучиваться и плодить различные платформы. Например, если вы уже работаете с Asana, Google Workspace или Bitrix, можете организовать базу знаний прямо в этих сервисах.
Второй подход - выбрать специализированные инструменты, разработанных для управления знаниями.
В любом случае, какой бы сервис вы не выбрали, это лучше, чем не иметь базу знаний вовсе.
В следующих статьях мы рассмотрим все указанные сервисы и проведем анализ их преимуществ и недостатков, чтобы помочь вам выбрать наиболее подходящий инструмент для организации вашей корпоративной базы знаний.