Как отказаться от офиса и не пожалеть об этом: работа с удалённой командой

Сегодня я, Татьяна Соколова, расскажу о том, как складывается командная работа на моём проекте «Экспедиции в Торжок».

Прошлый 2020 год запустил необратимые процессы в офисной жизни. Оказалось, что рост и развитие компании не обязательно связаны с наличием офиса и ежедневной работой всей команды внутри него. Пандемия вынудила многих впервые попробовать удаленку. Но сама идея «работать не на работе» появилась далеко не вчера и не в 2020.

Раньше от офиса чаще всего отказывались небольшие стартапы — в целях экономии бюджета в начале пути.

С развитием информационных технологий стало понятно, что для эффективного взаимодействия даже крупных проектов уже не обязательно находиться в одном кабинете, и что задачи могут выполняться в любое удобное время, а не только с 9 до 6.

«Экспедиции в Торжок» — проект, который с самого начала не имел ни офиса, ни вывески. В этой статье я расскажу вам о своём опыте и о том, как «Экспедициям» удаётся работать и развиваться в таких условиях.

На самом деле, в деловом мире концепция удалённых виртуальных команд давно рассматривается, как более удобная и прогрессивная альтернатива привычной офисной рутине.

На старте команда «Экспедиций в Торжок» состояла из меня одной. Когда меня стало на всё не хватать, я пригласила других людей на помощь. Команда набиралась постепенно, по мере развития проекта.

В итоге мы выстроили следующую схему: фронтальная команда и бэк-офис.

Фронтальная — это гиды, историки, фотографы, просто интересные люди, которые проводят для наших гостей мастер-классы. Мы взаимодействуем с ними на короткий срок и по мере необходимости. Эти специалисты — не наши штатные сотрудники, они могут совмещать работу в «Экспедициях» с другими проектами.

Программы наших путешествий очень творческие. Основная задача — каждый город раскрыть максимально интересно. Поэтому мы сотрудничаем с теми, кто живет и работает там. Мы привлекаем интересных людей, и они помогают нам делать туры не банальными, показывать путешественникам самые любопытные вещи.

Вторая часть «Экспедиций в Торжок» — бэк-офис. Это люди, которые занимаются продвижением, созданием контента, общаются с клиентами, заказывают гостиницы, кафе, формируют группы. Это очень большая работа. Первые девять месяцев я выполняла ее сама. Когда одной меня стало не достаточно, я подтянула в команду редактора, таргетолога и менеджера.

Амбиций иметь красивый постоянный офис с вывеской «Экспедиции в Торжок» у нас как не было, так и нет. Но у нас есть место в Москве, где мы периодически встречаемся лично и обсуждаем рабочие моменты. В основном это вопросы по экономической части: сверка платежей, разбор расходов.

Ещё одно место для встреч находится в Торжке. Если возникают вопросы, которые лучше обсуждать лично, мы это делаем.

У нас немного стерлись границы между работой и жизнью. Вот ты, вроде, только проснулся, но уже можешь, не выходя из дома, оперативно ответить на какие-то письма, сообщения. В офис же нужно собираться, ехать, и только там начинать свой рабочий день. Получается медленнее. Поэтому для «Экспедиций» это всё ещё не актуально сейчас.

Встречаться время от времени — да, но снимать какой-то постоянный офис и работать только в нем — реальность говорит нам, что это лишнее.

Рабочие чаты — наш главный инструмент взаимодействия.

Их должно быть не очень много, но и не очень мало, чтобы не сваливать все в одну кучу. У нас, например, три основных чата.

Особенность у чатов только одна — краткость сообщений. Возник вопрос, ты его тут же задал и получил ответ. Это быстро и удобно. Но при этом в чатах не обсуждаются какие-то стратегические вопросы, идеи, нововведения. Обсудить такие сложные вещи, которые граничат с уровнем ощущений, можно только лично. Если тебе пришла в голову какая-то идея, ты не можешь просто закинуть ее в чат, потому что не факт, что именно в этот момент другие участники готовы тебя слушать. Поэтому для решения текущих вопросов — чаты, для планирования — периодические личные встречи. Они позволяют замечать ошибки и не накапливать их, а вовремя проговаривать.

Мы находили людей по мере роста проекта. Когда я чувствовала, что в каком-то функционале не хватает рук, сигналила о том, что нужен новый человек.

Мне кажется, что виртуальную команду набрать легче. В основном мы берем людей не на полную ставку, а покупаем какие-то определенные функции, которые нам нужны. И этого вполне достаточно. Поэтому в штате «Экспедиций» у нас всего три человека. И то, думаю, что они вполне могут работать где-то еще.

Я заметила, что крутым, неординарным личностям интересно работать в разных проектах. Если берешь такого человека к себе на полную ставку, то ты должен обеспечивать все его внутренние культурные и интеллектуальные запросы и загружать его работой так, чтобы ему всегда было с тобой интересно. «Экспедиции» — проект многогранный, но у него есть свои лимиты. У нас не всегда есть возможность дать одному человеку несколько интересных и разносторонних задач.

Поэтому мы покупаем только нужную нам функцию, при этом человек живет своей жизнью, может параллельно заниматься другими проектами.

При работе с виртуальной командой важно ставить четкие задачи и хорошо понимать, к какому результату нужно прийти, и как все должно работать. Если задача поставлена невнятно, то и конечный результат может быть не таким, каким вы его видите у себя в голове.

У нас из множества четких и понятных задач, которые выполняют разные люди, в итоге складывается общий результат — интересные путешествия.

Моя задача, как управленца наделить каждого ясным пониманием: что, в каком виде и к какому числу нужно сделать. Думаю, для успешной работы виртуальной команды, качество управления стоит на первом месте.

Так же я за то, чтобы перед началом удаленного сотрудничества, встретиться с человеком лично. Должна появиться какая-то искра, чтобы вы были интересны друг другу с самого начала. Личное общение — это социальный клей, который потом позволит вам успешно взаимодействовать виртуально.
Чтобы подвести итог статьи, я решила сделать небольшой чеклист. Какие навыки и инструменты нужны руководителю, чтобы построить удалённую и успешную команду: