Как создать KPI, который не угробит мотивацию и не разорит компанию
Моя вторая статья на vc.ru, кратко представлюсь) Андрей Голунов — управленческий консультант, проводник для предпринимателей в чудесный мир прозрачных процессов, современного менеджмента, стратегии и тактики развития бизнеса.
Казалось бы, KPI простейший инструмент изученный вдоль и поперёк компаниями и даже принятый на вооружение гос. органами. Однако, на практике правильно применять этот инструмент умеют далеко не только лишь все.
Наверное, ключевая сложность при внедрении этой системы заключается в том, что речь здесь идёт о деньгах – очень, знаете ли, животрепещущий вопрос как для собственника бизнеса, так и для сотрудников на которых будет распространяться новая система премирования.
Деньги, деньги, дребеденьги, позабыв покой и лень
За годы практики я видел многое – безокладные системы, менеджеры зарабатывающие больше собственников, директора по продажам не привязанные к объёму продаж и выручке, увольнение сотрудников из-за новой системы мотивации, изменение системы KPI задним числом и многое другое.
Желание предпринимателей всё посчитать и привязать вознаграждение сотрудников к простым, понятным и измеримым показателям понятно. Но как известно, благими намерениями вымощена дорога сами знаете куда. Показателями KPI могут манипулировать недобросовестные сотрудники, не корректно рассчитанные показатели могут демотивировать коллектив, показатели могут быть заведомо невыполнимыми или не зависеть на прямую от работника, который по ним оценивается.
"Фатальные" ошибки при разработке и внедрении системы KPI
Давайте рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки при проектировании и внедрении системы KPI.
1. Менять KPI задним числом – харам!
Просто запомните, если ваша цель навлечь на себя сначала гнев сотрудников, а затем и стопку заявлений на увольнение на своём рабочем столе – смело меняйте систему вознаграждения по ходу пьесы. Своего вы точно добьётесь!
2. Вызывайте Перельмана!
Месяцами пытаться собрать идеальную систему, которая будет учитывать все возможные показатели и которая будет сложна как дифференциальные уравнения из раздела высшей математики. При подготовке такой системы собственник будет играться трёхэтажными формулами в Excel-табличке, чтобы решение о премировании за него приняла бездушная машина, а не сам руководитель.
Главное, чтобы формула в табличке не слетела и вспомнить потом, а что вообще имелось ввиду и где-же закралась ошибка…
3. Незнание не освобождает от ответственности
Ставить в KPI показатели, за которые не отвечает сотрудник или на которые не может повлиять – ой, как не хорошо. При этом допустимо, если показатели одного отдела зависят от результатов работы другого. Тут главное создать в компании инструменты, с помощью которых сотрудники смогут воздействовать на результаты труда друг друга. Таким образом мы можем заложить основы для командной работы между разными подразделениями.
Ставить РОПу или менеджеру по продажам достижение показателя по чистой прибыли, в то время как эти сотрудники не могут влиять на показатели постоянных и переменных расходов – так делать не надо!
4. Работает? Отойди, не трогай
Частенько, предприниматели которые страдают недугом под названием "control freak" (неформальное название паттерна поведения, связанного с навязчивым стремлением управлять всем, что происходит вокруг — Википедия) начинают лезть во все сферы деятельности компании с навязчивым желанием посчитать всё, сделать всех сверх-эффективными и заставить сотрудников запилить пятилетку за 3 года.
Помню забавный кейс, как один из собственников разработал систему мотивации для юристов, в которой были зашиты такие показатели как количество статей в тематических изданиях, экспертный контент в соц. сетях, выступления на профильных конференциях.
Вопрос знатокам: "Как себя проявила данная система?". Ответ: "Фигово!". Два юриста уволились, один пересидел блажь предпринимателя и просто выбил повышение зп на 10-15 тыс. рублей.
Если сотрудник исполняет свою функцию должным образом и вас устраивают результаты его работы – не лезьте к нему с KPI!
5. Дважды-два четыре
Не забудьте посчитать во сколько вам обойдётся "щедрая русская душа". Если не просчитать допустимую долю расходов на заработные платы, можно словить кассовый разрыв, отсутствие возможности вовремя эту самую зп выплатить или получить непоправимую душевную травму.
Снова кейс (кстати, не мой. В моей практике был похожий случай, но не такой сочный как эта история, рассказанная одним из моих клиентов). Садится он в поезд Москва – Санкт-Петербург, встречает знакомого предпринимателя, тот сидит грустный, чуть не плачет. Далее происходит следующий диалог:
Предприниматель 1: "Чего грустишь?"
Предприниматель 2: "Да вот, мой РОП купил себе Porsche Cayenne"
П 1: "Так это же круто! А ты на какой машине ездишь?"
П 2: "На Пассате..."
Все персонажи выдуманные, любые совпадения случайны.
В моей практике я встречал собственников, которые с трудом вытаскивали из бизнеса 300 тыс., когда их топовые менеджеры зарабатывали стабильно по 500-600 тыс. Кстати, меня и пригласили тогда на пересборку этой системы KPI.
Вывод — считайте свою экономику, господа.
KPI здорового человека
А как же правильно, спросят мои юные читатели) Однозначного ответа на этот вопрос наука пока не нашла)) Но вот некоторые принципы, которые можно взять за основу при разработке системы мотивации сотрудников
- Показатели должны быть выработаны с учетом стратегии компании и целей каждого подразделения.
- Посчитайте экономику и долю расходной части бюджета на вознаграждение.
- Убедитесь, что сотрудники могут влиять на достижение выбранных показателей.
- Не бойтесь быть субъективными, оценивайте сотрудников не только по сухим цифрам, но и по уровню их вовлечённости, качеству работы, рац. предложениям, соблюдению стандартов работы и ценностей компании. Не зря во многих крупных и современных компаниях внедряются оценка по модели компетенций и используются OKR.
- Фокусируйте сотрудников с помощью KPI на развитие и рост компании, разрабатывайте сбалансированную и связанную через всю компанию систему мотивации.
- Давайте право на ошибку и некий gap между планом и фактом. Распространённый подход что план можно только выполнить или не выполнить (дурацкая аналогия "Пропасть нельзя перепрыгнуть на 99%" — можно. В тех же OKR отличным результатом считается достижение плана на 70-80%). Разработайте "лесенку" с динамичным уровнем вознаграждения.
- Чем выше должность у сотрудника и больше зона ответственности, тем больший горизонт планирования используйте при разработке KPI. Для линейных сотрудников нормально, когда премирование заложено на ежемесячной основе, а для руководителей ставьте квартальные и годовые планы.
Последовательность при разработке и внедрении системы KPI
При разработке системы вознаграждения важно соблюдать определённую последовательность шагов, чтобы получить работающий механизм мотивации и оценки результативности сотрудников.
1. Хорошенько всё просчитайте. Какую долю от выручки/маржинальной прибыли вы готовы выделять на отдел/сотрудника? Поиграйте с цифрами, посчитайте разные варианты развития событий.
2. Ответьте себе на вопрос о цели должности? Какой результат работы вы ждёте от данного сотрудника? В каком случае вы скажете: "Молодец, красавчик! Можешь повторить?"
3. Привлекайте самих сотрудников или руководителей подразделений к разработке новой системы. Спущенный KPI не должен быть громом среди ясного неба для вашей команды.
4. Новая система вознаграждения не должна быть хуже действующей для существующих сотрудников. Если сотрудник получал 100 тыс., а с внедрением новой системы будет выходить на 90 – ждите бунта (небессмысленного, но беспощадного).
5. Предусмотрите тест-драйв. Все мы можем ошибаться при разработке новой системы и не учесть каких-то нюансов. Заложите тестовый период в течении 1-3-х месяцев, который будет работать в пользу сотрудников – если по новой системе он заработает больше, чем по старой – работает новый KPI. Если же ситуация противоположная – действуют старые принципы вознаграждения, а то что мы придумали – пересобираем.
6. Закладывайте в KPI не только цифровые показатели, но и новые проекты, приоритетные задачи, направленные на развитие функции соответствующего подразделения.
А что ещё?
Помните золотое правило – не существует идеальной системы KPI! Не забывайте, что этот инструмент используется для мотивации сотрудников, но он далеко не единственное решение, которое помогает управлять сотрудниками и поддерживать результаты, требуемые компании.
Существует распространённое заблуждение, что стоит посулить сотрудникам золотые горы и они будут фигачить с утра до ночи и обогащать своего "благодетеля". А вот и нет! Даже если сотрудник стал зарабатывать больше, через пару месяцев он привыкнет к новой сумме и всё равно не будет считать себя счастливым и не станет выдавать результат на-гора.
Мотивируют далеко не всегда и всех только деньги. Сотрудникам важны интересные задачи, развитие своих навыков, поддержка со стороны руководителя, комфортные условия труда, да и просто человеческое, а не потребительское отношение к своей персоне.
С другой стороны, дорогие мои предприниматели, это не значит что только сладкими речами и обещанием светлого будущего ваши подчинённые будут сыты. Помните, зп должна быть в рынке, а не то рано или поздно вас ждёт "великий исход".
Ну и кусочек рекламы)
Откуда я всё это знаю? Тю, так я ведь супер-мега бизнес-консультант:
- Управленческий консультант с опытом работы с компаниями малого и среднего бизнеса 7+ лет.
- Практический опыт работы с компаниями в разных сферах деятельности – строительство, производство, медицина, IT, услуги, складские комплексы и др. В общей сложности более 150 компаний.
- Работаю с малым и средним бизнесом с оборотом от нескольких миллионов до миллиардных компаний, с численностью от 15 до 4.000 тыс. сотрудников.
- Умею выделять точки роста, фокусировать собственника и команду на ключевых метриках для достижения поставленных целей.
- Вывожу из операционки, прокачиваю команды, провожу вдохновляющие стратегические сессии, делаю процессы прозрачными, а рост системным.
Мой ламповый Тг канал, где я с разной степенью регулярности публикую статьи и полезные материалы про управление бизнесом и развитие команд — https://t. me/mentor_biz