ТЕХНОЛОГИИ, КОТОРЫЕ ИЗМЕНЯТ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Технологии, безусловно, помогают нам экономить время. Например, мессенджеры, которые позволяют нам мгновенно обмениваться информацией любого типа, настолько глубоко вошли в рабочую практику, что корпоративная почта во многих организациях уже стала своего рода рудиментом. Однако, у этой медали есть и обратная сторона. Если не уметь с ними справляться, то высок риск стать рабом технологии, в то время как технологии призваны служить человеку.
Известно, что интернет является мощным поглотителем времени, снижает производительность и качество жизни тех, кто не научился справляться с бессмысленным блужданием в лабиринте гиперссылок и отвлекающих факторов, в то время как важные задачи простаивают. Возможность работы в режиме многозадачности, с одной стороны, безусловное преимущество цифрового века, но с другой стороны и главная его проблема, влекущая за собой перегрузки, снижение производительности и быстрое выгорание.
Исследования показали, что современным людям свойственно очень быстро переключаться между различными форматами цифровых медиа, что зачастую снижает их эмоциональные вложения в любую деятельность.
Это самая распространенная причина плохого тайм-менеджмента. И роль технологий в цифровую эпоху заключается в том, чтобы помогать людям экономить время и повышать уровень эффективности и производительности. Но технологии и тайм-менеджмент должны идти рука об руку, иначе эффект от использования современных технологий будет в точности противоположным.
Давайте разберем, какие технологии цифрового тайм-менеджмента, а самое главное принципы их грамотного использования позволят нам справляться с рутиной быстрее, высвобождая время на самое главное:
Используйте технологии при планировании дня.
Если вы уделите время тому, чтобы качественно спланировать день, это поможет не провести его впустую. И технологии могут помочь нам в этом вопросе. Онлайн-календари помогают нам планировать события и напоминают о них, чтобы мы ничего не пропустили. Их можно синхронизировать с вашим мобильным устройством.
Многие онлайн-календари встроены непосредственно в почтовые клиенты, которые мы уже используем. Возможно, вам придется потратить немного времени на изучение особенностей вашей программы и того, как использовать ее в своих целях. Мы рекомендуем вам использовать простые и понятные в использовании календари и приложения для планирования, которые не содержат в себе множество отвлекающих факторов. В противном случае, они потратят больше времени, чем сэкономят.
Все, что должно быть сделано, попадает в календарь. Все, что попало в календарь – должно быть сделано.
Мы рекомендуем работать с онлайн-календарем ежедневно и регулярно. Он может стать особенно полезным инструментом управления временем для групп. Знание того, когда у членов вашей команды запланированы важные мероприятия, поможет избежать накладок расписания. Это также может помочь в организации встреч и других групповых мероприятий.
Наведите порядок в корпоративных мессенджерах.
Одним из величайших преимуществ технологий является то, что они изменили стандарты связи. Смартфоны, социальные сети и мессенджеры задали новые тренды в коммуникации на разных уровнях. Все это позволяет нам быть на связи и вместе с тем экономить уйму времени.
Однако грамотное использование мессенджеров – отдельное искусство, не владея которых можно утонуть в пучине бесконечных переписок.
Вот несколько правил, которые сделают вашу командную работу эффективнее:
Прежде чем обратиться, посмотрите календарь сотрудника по занятости.
Официальные рабочие чаты должны создаваться строго по необходимости, создание любого дополнительного рабочего чата должно согласовываться с руководством.
У всех сотрудников обязательно должны быть включены уведомления на рабочие (срочные) чаты, чтобы в случае поступления новой информации, они могли оперативно на нее отреагировать. Информационные чаты можно оставить без уведомлений.
- У каждого чата должна быть своя иконка.
- Используйте чаты по срочным вопросам, для остального - почта.
И конечно, не бойтесь экспериментировать с новыми технологиями, чтобы найти инструмент, который лучше всего подойдет именно вам. И обязательно уделите время обучению членов вашей команды тому, как правильно использовать ту или иную технологию.
Внедряйте в работу команды искусственный интеллект.
Существует множество сервисов для управления списками дел и задачами. Один из таких сервисов – это ТАЙМЛИСТ. Это удобный сервис для автопротоколирования и контроля задач с помощью искусственного интеллекта. Основные функции сервиса – это:
⁃ грамотная расшифровка, разбитая по спикерам;
⁃ умный протокол, составленный с помощью ИИ;
⁃ уверенность в том, что ни одна важная мысль и задача, озвученная на совещании, не потеряется.
С помощью сервиса ТАЙМЛИСТ вы сможете сформировать культуру ответственности в компании. ИИ фиксирует каждое слово, сказанное на совещании, и оставляет эти данные в протоколе, что исключает возможность что-то упустить. Все задачи, ценные мысли и новые идем сразу попадают под ваш контроль. Протестировать работу сервиса можно по ссылке.
Присоединяйтесь к нам в социальных сетях, если хотите быть в курсе того, как современные технологии могут помогать в тайм-менеджменте: