Безбумажный документооборот — способы внедрения, плюсы и минусы разных подходов

Какие ключевые проблемы можно решить внедрением электронного документооборота

Одна из проблем предприятия (в количестве 100 сотрудников и более) — это оптимизация маршрутов согласования, ведения их четкого учета и повышения прозрачности всех процессов, связанных с документооборотом.

Эта проблема применима как для входящего, так и исходящего документооборота.

Говоря простым языком, сталкиваясь с бесконечной рутиной служебных записок, заявлений, переписки и не имея при этом выделенного подразделения на это (канцелярия), зачастую проблема согласования документов ложится на инициатора (то есть на того, кому они необходимы).

Внедрение электронного документооборота, на текущий момент, уже не просто мейнстрим, а производственная необходимость.

Поэтому давайте посмотрим, какие проблемы должны решаться внедрением системы, отвечающей за электронный документооборот (ЭДО)?!

Благодаря внедрению ЭДО, мы сможем в любой момент времени понимать, от какого сотрудника мы ждем согласование и на каком оно сейчас этапе, а также будем понимать, выдержаны ли сроки согласования того или иного документа.

Для бумажных носителей — это проблема, практически, не решаема.

Появляется возможность использовать водяные знаки, электронные подписи, штамповые визуализации, которые мы можем придать юридически значимому документу (например, договору), а также исключить подмену сотрудниками условий договора (по аналогии с бумажным документооборотом — подмена страниц).

При внедрении ЭДО, благодаря современным технологиям, мы можем использовать мобильные приложения, которые позволяют согласовывать документы удаленно.

☝ И это лишь одни из немногих проблем, которые могут быть решены при внедрении электронного документооборота.

Давайте рассмотрим, с помощью каких систем мы можем организовать ЭДО?!

Преимущества и недостатки вышеизложенных подходов в их стоимости, длительности и надежности.

1 подход

Например, если использовать первый подход, мы можем быстро и качественно получить результат, израсходовать малый бюджет, но при этом, в случае смены сотрудника / подрядчика — можем потерять функционал.

2 подход

При втором подходе мы имеем готовое решение, бюджет внедрения которого будет гораздо выше предыдущего подхода, надежность также выше из-за большого количества на рынке организаций, умеющих работать с данными решениями, однако мы будем, скорее всего, иметь стоимость выше, чем в первом случае, и при этом оно не будет отвечать всем требованиям бизнеса, покрывать все бизнес-процессы, а только отражать те, которые могут инсталлироваться в систему.

3 подход

Исходя из этого гибридный (третий) подход является наиболее оптимальным и средним решением из всех рабочих и приемлемых способов.

Он точно покроет все требования бизнеса. Будет устойчив к смене команды и достаточно гибким к изменениям процессов на предприятии.

Выбор за вами

Исходя из нашего опыта, правильная организация безбумажного документооборота должна гармонично встраиваться в текущие бизнес-процессы предприятия, а не менять их.

Цель

Как пример можем привести процесс автоматизации служебных записок крупной энерго-добывающей компании (исполнитель: ООО Ай Си Групп).

Задачи

Основными предпосылками к внедрению безбумажного документооборота была необходимость избавления от значительного количества записок на согласование, а значит и затрат на содержание отдела канцелярии.

Электронный документооборот должен был осуществить правильную маршрутизацию тех или иных видов документации. Вместе с тем, использование системы должно было быть удобным пользователю предприятия.

Решение

Для решения было выбрано создание документа «служебная записка», имеющаяся на предприятии в 1С-ERP, и последующее согласование документа через 1С-документооборот.

Нестандартность данного подхода состояла в том, что документ «служебная записка» был разработан в 1С-ERP и имел возможность, после согласования, создания, на основании реального учета, документов, например, начисление отпуска.

Это позволило без перевода пользователей в работу в дополнительной программе, т. е., в концепции единой информационной системы, организовать действующие механизмы безбумажного документооборота служебных записок.

Безбумажный документооборот безусловно превосходит бумажный, как с точки зрения прозрачности его ведения, так и придания юридической значимости документации (по аналогии с бумажным документооборотом), но только в разы быстрее, при этом без потери качества.

Все процессы происходят автоматизировано, без привязки к конкретному месту, то есть могут решаться удаленно, при этом достигается максимальная прозрачность всех бизнес-процессов за счет того, что становится видно:

Все это позволяет снизить трудозатраты по работе с документами, их возможную потерю, а также выявлять, при необходимости, возникшие проблемные точки, на каком этапе может быть «затык» (то есть, что именно тормозит прохождение документа до финального пункта).

Ввиду всего вышеизложенного, какой именно вариант ЭДО выбрать — решать вам, но стоит точно учесть, что отталкиваться рекомендуется от своих бизнес-процессов, а значит гибридный подход является наиболее оптимальным решением, за счет того, что встраивается целиком и полностью в бизнес-процессы, не меняя их. Ключевое в данном подходе — не вы подстраиваетесь под систему, а система подстраивается под вас.