можно. для этого надо создать одну database, куда будете помещать все-все а потом просто разные версии этой базы встраиваете куда нужно (как linked database), делаете отображение в виде календаря, выставляете фильтры, если нужно, и готово. вот тут есть пример, как это сделать https://youtu.be/biWUb-yiUVY
Иннополис с этим вообще никак не связан. Улицей Четаева там даже не пахнет)) чудо-дом в Казани строили.
эээээ, а с чего это вы про дольщиков писать начали?
а расскажите пожалуйста, как вы решаете вопрос с безопасностью? и если используете notion для личных задач тоже, то как у вас выстроена система?