Как мы сократили 50 часов рутинной работы администратора в детском центре: реальный кейс с Timly Class.

Как мы сократили 50 часов рутинной работы администратора в детском центре: реальный кейс с Timly Class.

Владельцы и администраторы образовательных учреждений прекрасно понимают, сколько времени уходит на рутинные задачи, которые, казалось бы, невозможно сократить. Так было и в одном из детских центров, с которым мы начали работать. На момент старта у них было около 150 активных учеников в месяц, а контроль за оплатами занимал больше 50 часов работы администратора. Давайте разберем, как мы превратили эту изнуряющую работу в автоматизированный процесс с помощью Timly Class.

Как было: 50+ часов рутины в месяц

На первый взгляд выставление счетов и контроль оплат кажутся простыми задачами, но реальность детских центров намного сложнее. Вся работа администраторов велась в Google Таблицах и календаре. Чтобы выставить счет, нужно было пройти целый квест.

Шаг 1. Проверка абонементов.

Администратор вручную проверял каждого ученика: оставшиеся занятия, условия абонемента (месячный или со скидкой за 3 месяца), учёт пропусков из-за праздников. Эти данные всегда были разбросаны в таблицах, и на сбор информации уходила масса времени.

Шаг 2. Создание платёжной ссылки.

Получив данные, администратор переходил в систему интернет-эквайринга, вручную вбивал сумму и описание платежа, генерировал ссылку и копировал её.

Шаг 3. Отправка и контроль.

Администратор находил клиента в Google Таблиц, копировал номер телефона, открывал мессенджер, отправлял ссылку и просил клиента отписаться после оплаты.

Но даже здесь были трудности: только 50% клиентов сообщали о платеже. 20% вообще не писали, и администраторам приходилось перепроверять платежи. 30% платили только после нескольких напоминаний.

В итоге весь процесс был не только утомительным, но и сопровождался множеством ошибок. Сообщения о платежах терялись в переписках, часть клиентов оплачивали с задержками, а администратор постоянно чувствовал себя заваленным рутиной

Как стало: автоматизация с Timly Class

Мы в Timly Class понимали, что можно кардинально упростить эту задачу, полностью автоматизировав её.

1. Интеграция с банками и интернет-эквайрингом.

Мы реализовали подключение к любому банку, чтобы система автоматически генерировала платёжные ссылки. Теперь не нужно вручную вводить данные — Timly Class делает это за администратора.

2. Умный алгоритм создания ссылок.

Наш робот-алгоритм "знает" все нюансы. Он понимает, когда у клиента осталось одно занятие, учитывает пропуски и праздники, применяет скидки и особые условия. Как только наступает нужный момент, ссылка автоматически создаётся и отправляется клиенту.

3. Автоматическая отправка уведомлений.

Система сама отправляет ссылки в мессенджер или личный кабинет клиента и напоминает о платеже каждые 3 дня, если он не произведён. Только 5-7% клиентов требуют ручного вмешательства администратора, а это уже не 50 часов в месяц!

Результаты: освободили 50 часов и оптимизировали работу

Мы сократили трудозатраты администратора более чем на 90%. Теперь время, которое уходило на выставление счетов, освободилось для более важных задач. И это только одна из множества возможностей автоматизации Timly Class. На примере этого детского центра легко представить, сколько средств можно сэкономить, если в масштабах более крупной школы не содержать целые отделы сотрудников, занятых рутиной.

Что дальше?

В следующей статье мы расскажем, как мы автоматизировали расчёт зарплат преподавателей с разными ставками. А пока предлагаем попробовать Timly Class, чтобы самим оценить, насколько проще станет ваша работа.

Timly Class — это не просто CRM. Это ваш инструмент для автоматизации, с которым школа работает проще и эффективнее.

Начать дискуссию