5 способов сделать совещания продуктивнее

Помните мем «Вам скучно и одиноко… Соберите совещание»? В 2018 году британская консалтинговая компания STL Microsoft Training поделилась результатами исследования эффективности корпоративных встреч.

Оказалось, что средний сотрудник корпорации посещает более 200 совещаний в год, при этом 67% из них ничем не заканчиваются. Встретились, поговорили, разошлись. Никакой пользы для бизнеса.

Например, в США в 60-е годы руководители тратили на различные совещания около десяти часов в неделю, сегодня – 23 часа.

Есть несколько простых советов, которые помогут вам сделать рабочие встречи продуктивными.

Совет номер ноль ─ если можно не собираться для решения рабочих вопросов, не теряйте времени и не отвлекайте коллег.

Ставьте цели. Очень часто люди приходят на совещания, совершенно не представляя зачем они им. Встреча без цели – деньги на ветер. Определитесь с тем, что должно стать результатом вашего общения. Это может быть согласованный план действий, подтверждение обязательств или ресурсов.

Лишний участник встречи – дополнительные 30 минут. Старайтесь максимально сокращать число участников совещаний. Лишние люди добавляют хронометраж вашему общению. Массовка – отвлекает и смещает фокус разговора.

Time is money. Стремитесь следовать расписанию. Любые продолжительные посиделки снижают результативность рабочих встреч. Считается, что ключевые решения принимаются в первые 15 минут. Неслучайно свои оперативные совещания военные проводят «на ногах». При таком формате нет времени на лирику и люди обсуждают действительно важные, принципиальные вопросы.

Протоколируйте. Удивительно, но подавляющее большинство современных менеджеров воспринимают ведение протокола встречи, как элемент бюрократии. Во-первых, этот инструмент позволяет всем одинаково воспринимать происходящее. Обычно в протоколе фиксируются ключевые аспекты совещания: решения, сроки и ответственные. Протокол – лучшее средство от амнезии, стимул, тонизирующий любого эффективного менеджера к свершениям. Наличие данного документа лишает искушений сказать сакраментальные слова: «Это было не со мной…» и «Мы так не договаривались». Во-вторых, протокол - это отличный способ не жить «Днем сурка», начиная разговор с чистого листа. Проанализировали исполнение поручений и немедленно двинулись дальше. Быстро, надежно и просто, как автомат Калашникова.

Не отвлекайтесь. Все мы живем в мире гаджетов. В среднем, современный менеджер касается экрана своего смартфона каждые пять минут. В день человек проводит за экранами трех-четырех персональных гаджетов не менее девяти часов. Режим многозадачности – наше все. Это же является по-настоящему проблемой. Мы привыкли отвлекаться. Любой шаг в сторону – потеря времени и снижение эффективности. Возьмите за правило, что любое совещание – это территория свободная от гаджетов. Если участники перестанут отвлекаться на чтение почты и социальные сети, время ваших совместных встреч сократится минимум на треть.

Надеюсь, что предложенные вам рекомендации сделают вашу жизнь интереснее, а общение с коллегами приятней и результативней. Старайтесь жить, а не проводить время за ненужными разговорами в душных переговорных комнатах. Думайте о том, что пока вы праздно разговариваете, кто-то зарабатывает большие деньги за вас.