Как самостоятельно оформить командировку в «OneTwoTrip для бизнеса»

Как в вашей компании выстроен процесс оформления командировки? Думаем, не ошибёмся, если это выглядит примерно так: сотрудник или его руководитель составляют служебную записку, согласовывают поездку с начальством. Далее пишут заявление на перечисление аванса, чтобы получить средства на оплату дороги и проживания. После этого готовится приказ. И только вот тут наконец можно бронировать билеты и отель (которые предварительно надо ещё найти и выбрать, а потом, возможно, дополнительно согласовать). Короче говоря, долго, сложно и требует участия нескольких сотрудников.

Хотите узнать, как сделать всё гораздо проще, при этом не потеряв контроля над расходами (скорее даже получив инструменты, которые делают его более удобным)? Сейчас всё подробнейшим образом расскажем.

После заключения договора с «OneTwoTrip для бизнеса» вы получаете доступ для администратора: когда зайдёте в личный кабинет под логином и паролем, в верхней части страницы будете видеть надпись «Администратор».

Удобно назначить таким администратором сотрудника, который будет заниматься оформлением командировок. Дальше вы поймёте, что задачи будут совсем несложными, поэтому их можно переложить, например, на секретаря или офис-менеджера. Администратор будет создавать карточки других сотрудников, координировать процесс покупки (от поиска и бронирования билетов и отелей до оплаты) и следить за документооборотом.

Администратору доступны все опции и права в сервисе. Вот что он может:

Если у вас большая компания и много работников регулярно ездят в командировки, эффективнее выдать каждому сотруднику права на выбор и покупку билетов и отелей самостоятельно, чтобы не загружать администратора. А для контроля этого процесса администратор может настроить тревел-политики и процесс согласований — об этом расскажем чуть позже.

Перед тем как забронировать билеты или номер в отеле, нужно ввести в систему данные сотрудника, который отправится в командировку, — Ф. И. О., дату рождения, номер и серию паспорта и так далее. А чтобы не заниматься этим прямо во время оформления заказа, администратору лучше заранее создать карточки всех сотрудников, которые ездят в деловые поездки. Для удобства их можно объединять в группы, например, по отделам или командам.

Как создать карточку сотрудника:

Тут же можно указать лимиты, чтобы выбранный билет укладывался в принятый в вашей компании бюджет на поездку. Более дорогой вариант система не позволит забронировать.

Ещё можно сразу настроить цепочку согласований, чтобы выбранные билеты и отель до оплаты одобрил руководитель или другое ответственное лицо.

После этого все данные сотрудника при оформлении командировки будут заполняться автоматически. А если этот человек уволится, администратор сможет без проблем удалить карточку — с ней исчезнут и все доступы.

Давайте поговорим подробнее, какие же права и лимиты можно установить. Напомним, если в компании очень много человек регулярно отправляются в командировки, удобнее дать каждому возможность самостоятельно оформлять поездку. Так вы будете экономить время администратора, ему понадобится просто заранее установить права для каждого создаваемого аккаунта.

Администратор может настроить опции и дать сотруднику права (или ограничить их) в вопросах самостоятельного заказа билетов и бронирования отелей для себя и других коллег, использовании корпоративной карты и оплаты покупок бонусами, просмотра отчётов и многих других.

Если у вас есть внутреннее положение о командировках, то на этом этапе легко настроить тревел-политики. Например, разрешить сотрудникам бухгалтерии просматривать все финансовые отчёты по заказам, а руководителям дать возможность сразу оплачивать билеты корпоративной картой, не согласовывая ни с кем этот момент.

Оплатить заказ в «OneTwoTrip для бизнеса» можно несколькими способами: с депозита в сервисе, по счёту, выставленному после покупки, накопленными бонусами и, конечно, корпоративной картой. Причём привязать можно сколько угодно карт, лимита здесь нет. Привязывать карту удобно для экономии времени: при оформлении заказа все данные будут заполнены автоматически.

Главное, не забудьте настроить права пользования картой, чтобы расплачиваться ими могли только определённые сотрудники — об этом мы уже говорили выше.

По закону после возвращения из командировки сотрудник в течение 3 дней должен передать в бухгалтерию документы, которые подтверждают перелёт/проезд на поезде и проживание в отеле. Они нужны для обоснования трат на поездку при сдаче авансового отчёта.

Если командировка оформлена через «OneTwoTrip для бизнеса», все эти документы будут автоматически сформированы в личном кабинете после окончания поездки. Даже справка о перелёте, заменяющая посадочный талон. Писать дополнительные запросы не требуется: документы загрузятся автоматически.

Скачать нужные файлы можно в разделе «Документы», просто указав интересующий период. Загрузить их можно по отдельности за каждый день или целым архивом. Документы для скачивания доступны в двух форматах: в .pdf (с факсимильной печатью и подписью) и в .xls (для удобства вашего бухгалтера).

А для ещё большего удобства можно настроить интеграцию с «1С:Бухгалтерия», и информация сразу появится в системе у бухгалтера.

Давайте кратко резюмируем: