Как ассистенту стать правой рукой предпринимателя: системы таск-менеджмента

Быть предпринимателем — это образ жизни, где бизнес тесно переплетается с личными делами. Порой трудно провести чёткую грань между работой и досугом, ведь мысли о проектах не покидают даже в выходные. В такой ситуации легко утонуть в потоке задач и забыть о важных вещах.

Одно из решений проблемы — нанять бизнес-ассистента, который возьмёт на себя часть рутинных обязанностей. Однако чтобы сотрудничество было эффективным, необходимо выстроить чёткую систему взаимодействия. В этой статье мы рассмотрим, как с помощью таск-менеджера наладить работу предпринимателя и его ассистента.

Прежде чем приступить к планированию, важно чётко распределить обязанности между руководителем и помощником. Составьте список задач, которые вы готовы делегировать, и согласуйте его с ассистентом.

Типичные обязанности бизнес-ассистента:

Разумеется, список не является исчерпывающим. В зависимости от специфики бизнеса в него могут входить и другие пункты.

Прежде чем приступить к планированию, важно собрать воедино все текущие дела и идеи. Для этого можно воспользоваться инструментом майнд-мэппинга (mind mapping) — созданием ментальных карт.

Вынесите в майнд-карту все задачи, которые "висят" у руководителя: из головы, блокнотов, стикеров и заметок. Распределите их по направлениям деятельности, например, маркетинг, продажи, работа с командой, клиенты и стратегия.

После первоначальной "выгрузки" важно, чтобы любые новые идеи руководителя сразу же передавались ассистенту. Голосовые сообщения, фотографии записей — всё должно аккумулироваться в едином хранилище.

Теперь вместо множества разрозненных заметок у вас есть структурированная база задач в майнд-карте. А чат с ассистентом становится своего рода "стикерами" для новых поручений.

После того как все дела собраны в одном месте, пришло время разделить их по степени важности и срочности. Для этого потребуется таск-менеджер — специализированный инструмент для управления задачами.

Выделите три категории задач:

Повторяющиеся задачи следует внести в таск-менеджер и закрепить за определёнными днями недели. Например, понедельник — работа над маркетингом, вторник — продажи, среда — взаимодействие с командой и так далее.

Срочные ситуативные задачи также вносятся в таск-менеджер и распределяются по свободным промежуткам в календаре.

Несрочные дела пока остаются в майнд-карте, но по мере высвобождения времени их можно переносить в таск-менеджер.

Теперь, когда все задачи структурированы и распределены по приоритетам, можно приступать к детальному планированию. Для этого потребуется календарь — лучше всего использовать онлайн-сервис, который позволит ассистенту видеть расписание руководителя.

Начните с внесения в календарь повторяющихся событий: плановых совещаний, регулярных отчётов и встреч. Это своего рода "костяк" недели, вокруг которого будет выстраиваться всё остальное.

Затем, следуя распределению задач по дням, заполните оставшееся время в календаре. Рассмотрим, как может выглядеть типичный понедельник, посвящённый маркетингу:

В конце каждого рабочего дня важно проанализировать, что было сделано, а что нет. Незавершённые задачи можно либо удалить как потерявшие актуальность, либо перенести на другой день или делегировать другому ответственному.

Еженедельно следует оценивать эффективность прошедшей недели, отмечая удачные решения и нюансы, которые можно улучшить.

Описанная схема может показаться сложной, особенно если раньше вы не придерживались чёткого расписания. Поэтому внедрять её лучше постепенно:

Для успешного внедрения системы важно следовать двум принципам:

Со временем новая система войдёт в привычку, и вы сможете наслаждаться плодами упорядоченного рабочего процесса.

Для эффективной реализации описанной системы понадобятся следующие инструменты:

Выбирая конкретные сервисы, ориентируйтесь на их функциональность, удобство использования и возможность интеграции друг с другом. Также учитывайте мобильные версии, чтобы иметь доступ к инструментам в любой точке мира.

Чтобы теория стала более понятной, рассмотрим реальный пример организации совместной работы руководителя и ассистента с использованием таск-менеджера.

Виктория Палешко, SEO-специалист WEEEK:

"У меня растёт количество проектов и команд, с которыми нужно взаимодействовать. Чтобы не утонуть в операционных задачах, я наняла бизнес-ассистента Ксению.

Каждый понедельник в 11:00 у нас созвон, где мы обсуждаем текущие вопросы и задачи на неделю. Если требуется, назначаем дополнительные встречи.

По мере появления новых задач я отправляю их Ксении в мессенджер. Она ведёт список в таск-менеджере WEEEK и каждый рабочий день в 12:00 присылает мне актуальный перечень дел.

Вечером я отправляю Ксении тот же список с пометками о выполненных задачах, а также указываю, что нужно перенести на другую дату.

Задачи мы ведём прямо в WEEEK. Ксения организовала для себя отдельную доску, куда я даже не лезу. Единственное, что я сделала на старте — дала критерии, чтобы ей было удобно, ничего не терялось, и в критической ситуации я могла самостоятельно там разобраться."

Внедрение описанной системы принесёт следующие преимущества:

Разумеется, положительный эффект будет достигнут только при условии добросовестного следования выстроенной системе. Но при соблюдении этого требования она значительно упростит жизнь как руководителю, так и его помощнику.

Ключевую роль в организации эффективного взаимодействия руководителя и ассистента играют используемые инструменты. Рассмотрим основные из них подробнее.

Таск-менеджер — это специализированный сервис для управления задачами. Он позволяет создавать, структурировать и назначать поручения ответственным исполнителям, а также отслеживать статусы их выполнения. Наиболее популярные таск-менеджеры:

WEEEK - многофункциональная платформа, сочетающая в себе таск-менеджер, базу знаний, CRM-систему и другие полезные инструменты. Позволяет создавать задачи, распределять их по проектам и доскам, назначать исполнителей и сроки. Имеет множество режимов отображения задач: список, доска, диаграмма Ганта, календарь. Интегрируется с популярными сервисами вроде Google Calendar.

Trello - одна из самых известных канбан-досок для визуального представления процессов. Позволяет создавать доски, колонки и карточки задач, назначать исполнителей, устанавливать сроки, прикреплять файлы и вести обсуждения по задачам. Имеет большое количество интеграций с другими сервисами.

Notion - универсальная рабочая среда, которую можно настроить под любые нужды благодаря гибкой системе баз данных. Позволяет создавать задачи, вести календари, хранить документы, строить канбан-доски и многое другое. Имеет множество шаблонов для быстрого старта.

Asana - классический таск-менеджер с развитой системой отслеживания задач, портфелей проектов и рабочих пространств. Позволяет назначать задачи, устанавливать сроки, создавать подзадачи, добавлять вложения и отслеживать прогресс.

Выбирая таск-менеджер, ориентируйтесь на функциональность, удобство интерфейса, возможность интеграций с другими сервисами и, конечно, ценовую политику. Оптимально, когда руководитель и ассистент используют один и тот же инструмент.

Календарь позволяет спланировать рабочее время руководителя, назначив конкретные часы для встреч, совещаний и выполнения тех или иных задач. При выборе календаря отдавайте предпочтение онлайн-сервисам, к которым ассистент сможет получить доступ для внесения событий и напоминаний.

Одни из самых популярных календарей:

При выборе календаря учитывайте его совместимость с используемыми таск-менеджерами и другими инструментами. Идеальный вариант - когда все они интегрированы в единую экосистему.

Для оперативного обмена информацией между руководителем и ассистентом потребуется мессенджер. Он позволит быстро передавать новые задачи и идеи, обсуждать нюансы, делиться файлами и голосовыми сообщениями.

Наиболее распространенные варианты:

Выбирайте тот мессенджер, которым активно пользуетесь вы и ваш ассистент. Ключевыми критериями должны быть удобство, кроссплатформенность и интеграция с другими рабочими инструментами.

Майнд-мэппинг или создание ментальных карт - отличный способ структурировать идеи и задачи на начальном этапе. Карты позволяют наглядно представить общую картину и связи между различными элементами.

Популярные инструменты для майнд-мэппинга:

Выбирая инструмент для майнд-мэппинга, обращайте внимание на его интеграцию с используемыми таск-менеджерами и календарями. Желательно, чтобы ментальные карты можно было легко преобразовывать в задачи.

Для проведения совещаний и встреч в удаленном формате потребуются сервисы видеоконференцсвязи. Они позволят руководителю и ассистенту присутствовать на мероприятиях в любой точке мира.

Наиболее популярные инструменты:

При выборе сервиса видеоконференций ориентируйтесь на его интеграцию с используемыми календарями, мессенджерами и другими рабочими инструментами. Также обратите внимание на лимиты числа участников и длительности конференций.

Применяя описанные выше инструменты в комплексе, вы сможете выстроить эффективную систему взаимодействия руководителя и ассистента. Это позволит упорядочить рабочие процессы, повысить продуктивность и сосредоточиться на стратегических вопросах развития бизнеса.

Для слаженной работы важно не только правильно организовать процессы, но и чётко распределить полномочия между руководителем и ассистентом. Определите, какие задачи будет выполнять каждый, и соответствующим образом настройте доступы в используемых инструментах.

Как правило, руководитель является владельцем или администратором учётных записей в различных сервисах. Он может предоставить ассистенту один из следующих уровней доступа:

Кроме того, в большинстве сервисов можно настроить тонкие разрешения для отдельных разделов, проектов или даже конкретных элементов. Например, открыть ассистенту доступ только к определенным доскам с задачами в таск-менеджере.

Распределяя полномочия, старайтесь соблюдать два основных принципа:

Тщательно продумав схему распределения полномочий, вы создадите надежную систему с оптимальным балансом открытости и безопасности корпоративных данных.

При организации совместной работы важно обеспечить надлежащий уровень защиты конфиденциальных данных. Речь идет не только о финансовой информации и персональных данных клиентов, но и о внутренних регламентах, стратегиях развития бизнеса и других чувствительных сведениях.

Для обеспечения информационной безопасности рекомендуется принять следующие меры:

Соблюдение этих базовых правил информационной безопасности позволит надежно защитить конфиденциальные данные вашей компании от утечек и несанкционированного доступа.

Внедрение системы взаимодействия руководителя и ассистента - это не разовое мероприятие, а непрерывный процесс. Регулярно анализируйте эффективность выстроенных процессов и вносите необходимые корректировки и улучшения.