Notion: Один инструмент, который заменит десятки приложений. С чего начать знакомство

Несмотря на уход Notion из России, он всё еще популярен среди приложений для продуктивности.

Многие начинают использовать эту платформу для создания страниц и управления своими делами, но только у единиц получается создать действительно функциональные рабочие пространства.

Основная сложность, с которой сталкиваются новые пользователи в том, что они начинают создавать большое число страниц, шаблонов и баз данных одновременно. И поскольку это происходит хаотично, вместо единой системы может получиться нагромождение блоков…

И то, что по факту должно было помочь упорядочить информацию, на деле приводит только к большему беспорядку и раздражению 😔.

Подробнее про работу с Notion я рассказываю в своем telegram-канале, внизу оставлю ссылку на него.

Итак, давай познакомимся поближе с Notion.

Notion — это программное обеспечение для организации порядка, которое позволяет легко управлять всеми задачами, списками дел и хранить файлы в одном месте.

Оно может заменить множество инструментов, которыми ты пользуешься сейчас — будь то Trello, Todoist, Asana, Google Docs, Evernote и другие приложения для хранения информации.

Миссия Notion — помочь нам стать более продуктивными, упростить поиск информации и управление задачами.

Notion построен на основе страниц, блоков и баз данных.

Внутри страниц могут располагаться другие страницы. Это похоже как устроены папки на рабочем столе компьютера — как внутри папки есть папки и документы, так и внутри страниц могут быть вложенные страницы до бесконечности.

Все страницы состоят из блоков, которые можно двигать как угодно — по факту это напоминает игру с Лего в детстве.

На страницу ты можешь добавить текст, заголовки, списки (маркированные и нумерованные), изображения и видео. Также можно создавать раскрывающиеся списки, цитаты, блоки для выделения текста. И, конечно, базы данных.

База данных — ключевой элемент Notion. Это набор страниц, который можно просматривать в различных представлениях: в формате таблицы, галереи, доски, таймлайна, графика и календаря. Плюс в том, что одна и та же база данных может быть отображена в разном виде.

Например, список задач можно смотреть в формате списка, канбан-доски и календаря ⤵

В Notion можно настраивать связи между различными базами данных. С помощью этого инструмента можно посмотреть, например, сколько задач в каждом твоем проекте.

Или за одну секунду оценить загрузку команды (сколько задач у каждого сотрудника) ⤵

Я рекомендую всегда начинать создание баз данных с табличного отображения (table view). Это поможет легче перенести данные в систему и настроить для них свойства.

Ещё один важный момент в работе с базами данных — одну и ту же базу данных можно отображать на различных страницах. Например, на одной странице вы храните весь бэклог задач, а на главную страницу выводите только задачи на сегодня. Это помогает дополнительно структурировать всю информацию в своем пространстве.

Каждый, кто использует Notion для индивидуальных целей, может создавать неограниченное количество страниц и использовать столько блоков, сколько требуется для его задач.

Однако стоит учитывать некоторые ограничения. На бесплатном тарифе нельзя загружать файлы больше 5 mb (это касается в том числе видео, и картинок).

Также можно приглашать гостем в свое пространство не более 10 гостей — для небольших команд или индивидуальной работы этого в целом достаточно, но если ты хочешь делиться своими страницами с бОльшим количеством людей, тогда стоит рассмотреть платные тарифы. Самый минимальный тариф — “Plus” за 12 долларов в месяц (*на момент написания статьи). За эту сумму получаем до 100 гостей.

Подробнее про тарифы можно посмотреть на официальном сайте Notion → Сравнение тарифов на сайте notion

Notion предоставляет бесконечные возможности для организации и улучшения как личной эффективности, так и для оптимизации рабочих процессов. С его помощью можно легко управлять задачами, отмечать важные идеи и координировать проекты.

Вот несколько идей использования Notion, которые помогут максимально раскрыть потенциал этой платформы.

Для личного использования

Для работы

Notion представляет собой идеальный инструмент для фрилансеров и малого и среднего бизнеса. Сервис поможет наладить отдельные процессы и создать единое пространство для работы, что особенно актуально для удаленных команд.

Фрилансеры могут с его помощью

Команды могут

Это только малый список того, что можно перенести и настроить в Notion. Всё зависит от твоих потребностей и фантазии) → Ещё идеи организации процессов в Notion

Неоспоримое преимущество Notion — возможность быстрого импорта файлов. Можно легко перенести документы, таблицы и доски из других приложений. Синхронизация Notion возможна с большинством популярных инструментов.

Чтобы перенести файлы нужно открыть настройки в левом меню и выбрать последний пункт “Import”, после этого выбрать конкретное приложение, откуда нужно перенести файлы в Notion.

Для синхронизации нужно будет подтвердить твой доступ в этих приложениях (Evernote, Google Docs, Trello и Asana и др).

В Notion, как и любой другой системе, пока не попробуешь — не узнаешь, удобно тебе или нет. Но вот несколько преимуществ, которые я выделяю для себя:

1. Красивое визуально оформление

В отличие от многих приложений в Notion действительно можно создать пространства на любой вкус и цвет. Можно использовать брендовые цвета и стилистику для иконок, картинок, обложек. На Pinterest ты можешь найти для вдохновения миллион вариантов оформления.

2. Гибкость системы

Notion предлагает множество возможностей адаптировать вид твоих страниц, расположение контента. То, как ты сверстаешь свое пространство полностью зависит от тебя, нет никаких ограничений.

3. Помощник в наведении порядка

Помогает структурировать информационное пространство, то есть перенести все процессы, файлы, задачи в одно место и наслаждаться тем, как это всё красиво выглядит, а главное — не теряется.

Итак, если на этом моменте у тебя уже появилось желание попробовать Notion, переходи к следующему пункту — я поделюсь, с чего стоит начать осваивать программу, чтобы через 2 дня ты не забросил всё дело 😀

Как я уже писала выше, в Notion ты можешь создать практически всё, что угодно, от трекера задач до списка фильмов и меню. С одной стороны, это круто, что у него такой обширный функционал, но с другой стороны новичку в нём не всегда легко разобраться.

Поэтому рекомендую тебе начать с этих шагов, которым следовала я, когда только начинала знакомиться с системой (моя любовь кстати с ней случилась только со второго раза 😀).

Зарегистрироваться в Notion и попробовать самостоятельно разобраться немного в функционале. Да, возможно, будет многое непонятно, но пока не нырнешь в воду, не научишься плавать)

1. Зарегистрируйся в Notion → Смотри инструкцию

2. Установи приложение на десктоп и на моб приложение → Где скачать приложение

3. Изучи стартовые страницы

После завершения регистрации ты попадешь на стартовую страницу Notion, где сразу можно будет ознакомиться с основными функциями. Notion по умолчанию создает список страниц для обучения работы в нём, весь список можно посмотреть в боковом меню.

4. Создай свою первую страницу

Как только ты освоишься немного со стартовыми страницами, попробуй создать свою собственную. Чтобы сделать это нажми в боковом меню на «+ New Page». На новой странице ты можешь попробовать добавить различные блоки и посмотреть, как с ними работать.

Важный момент! Хотя в самом приложении можно писать на русском языке, весь интерфейс и официальный сайт Notion — на английском. Поэтому если ты не знаешь его хотя бы на базовом уровне, рекомендую для начала пройти обучающий курс по основным функциям. Ты также можешь установить расширение в гугл-хром, которое будет переводить все настройки.

Выбрать несколько готовых шаблонов и попробовать применить их в своих процессах. Это отличный вариант для новичка, потому что, как правило, создатели шаблонов обычно заранее продумывают все детали организации определенных процессов (например, планер для чтения книг). И тебе останется только забрать его себе, а не придумывать всё с нуля.

Кстати рекомендую брать шаблоны, в которых есть инструкции по настройке, иначе будет сложнее разобраться и адаптировать под себя.

Чтобы начать работу с шаблоном, его нужно скопировать в свое пространство и уже после настроить под себя.

С каких шаблонов я рекомендую начать:

— Цели на год → скачать
— Планер дня → скачать
— Трекер привычек → скачать
— Трекер времени выполнения задач → скачать
— База книг → скачать

→ Инструкция “Как скопировать шаблон в свое пространство”

Начать переносить частично свои процессы в Notion. Рекомендую делать это не одновременно, а по очереди. В любом случае на это нужно время, поэтому проще начать с тех сфер, которые:

Что можно перенести первым делом:

Следующий шаг, который я не буду здесь расписывать, но который точно должен быть — это создать главную страницу с удобной навигацией и структурировать уже созданные страницы, чтобы твоё пространство не превратилось в хаос.

Как это сделать делюсь в своем телеграм-канале 🔥 Подпишись, чтобы не пропустить → Подписаться на телеграм-канал

---------

Полезные ссылки для тебя

→ Где найти и настроить свои иконки

→ Размеры обложек страниц

→ Дополнительные виджеты для работы

→ Веб-клиппер для сохранения информации из браузера

Желаю тебе удачи с освоением Notion! Я точно верю, что этот инструмент поможет тебе навести больше порядка в своих личных и бизнес-процессах 🙏 Если у тебя остались вопросы или возникли сложности с освоением приложения, пиши в Telegram — буду рада помочь тебе)