Екатерина Северная
144

Как навести порядок в задачах? Обзор 5 систем управления задачами

В больших командах от 20 сотрудников есть такая проблема – беспорядок в задачах. Сроки срываются, работа тормозится. В этом обзоре – 5 систем управления задачами, которые помогают "навести порядок": YouGile, Asana, Pyrus, Wrike, GanttPro.

В закладки

Обзор создавался по следующим критериям:

  • Простота постановки задачи себе и коллегам
  • Удобство личного планировщика
  • Возможность создания структуры компании с отделами
  • Прозрачность рабочих процессов
  • Полнота картины о результатах работы над задачами в отчетах

Обзор 5 систем управления задачами

Удобство постановки задач

Создание задачи в YouGile в 1 клик​

«Волшебная кнопка» для создания задач в 1 клик сильно упрощает работу рядовым сотрудникам.

Управление своими задачами

Личный планировщик: «Задачи на мне», «Порученные мной», «Личные задачи», «Избранные»​

Личный планировщик представлен в виде раздела «Мои задачи». Каждый пользователь видит, что поставил он, а что поставили ему. Хранит свои приватные задачи. Наличие приватности ценно, ведь часто бывает такое: хочется сделать черновую карточку для себя, начать по ней работу – и только потом поделиться с коллегами.

Классификация задач

Доска отдела разработки со стикерами​

Для классификации задач в YouGile используют стикеры – текстовые метки, похожие на теги. С их помощью карточке присваивается определенное значение: статус, приоритет, состояние. Можно создать абсолютно любой текстовый стикер.

Структура компании с отделами

​Структура компании с отделами и сотрудниками в YouGile

Структура нужна, чтобы разделить сотрудников по отделам, указать должности и выбрать правила взаимодействия в рамках отдела. Настроить права управления задачами и доступа к ним. Назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.

Прозрачность работы

Раздел «Чужие задачи» в YouGile

В разделе «Чужие задачи» видно, кто над чем работает, кто кому какую задачу поставил, а какие задачи не были выполнены. Доступ к чужим задачам регулируется в рамках отдела. Можно сделать так, чтобы все видели задачи друг друга, поставленные без структуры досок. А можно дать эту привилегию только руководителям.

Оценка результатов работы

Инструмент для оценки рабочей загрузки по проектам и сотрудникам​

В YouGile есть отчеты и сводки, и готовится к выпуску еще один инструмент. Хочется четко видеть, кто и чем был загружен, и какая загрузка предстоит в ближайшее время каждому сотруднику или отделу.

Удобство постановки задач

Постановка задачи в 1 клик в Asana​

Задачу можно поставить в 1 клик без привязки к доскам. Все задачи отображаются в разделе «My Tasks». В любой момент задачу можно прикрепить к одному из проектов, нажав «Add to projects». В проекте все задачи отображаются уже системно, в виде списка задач, календаря, таймлайна (доступно в платной версии) или классических досок.

Управление своими задачами

Классификация своих задач по приоритету выполнения​

Любая вновь созданная задача будет приватной до тех пор, пока вы не привяжете ее к общедоступному проекту. Также вы можете подписать коллег на задачу. Это очень удобно: можно создать карточку «пойти на обед», пригласить туда товарищей и обсудить.В личном планировщике «My Tasks» задачи сортируются по группам «Today», «Upcoming», «Later». В платной версии также можно вывести отдельно все задачи, которые вы создали и которые поручили коллегам.

Классификация задач

​Теги на задачах в Asana

Каждой задаче можно присвоить любой тег, обозначив его своим цветом. Например: «реклама», «текст», «видео», «онлайн-школа». Если продумать и внедрить общую для всех систему тегов, в задачах будет порядок.

Структура компании с отделами

Отдел маркетинга: сотрудники и проекты​

В Asana есть возможность создать сколько угодно разных отделов, добавить туда сотрудников и начать работу над проектами и задачами. Однако жесткой иерархии нет, система прав очень демократична, и рядовой сотрудник по сути обладает теми же правами, что и руководитель.

Прозрачность работы

​Календарь задач отдела маркетинга в Asana

Рабочие процессы в Asana очень прозрачны, а права доступа – демократичны. В календаре каждый может посмотреть все задачи коллег. Как по конкретному проекту, так и конкретного сотрудника (кроме приватных).

Оценка результатов работы

Инструмент «Progress» для просмотра общих результатов работы​

Инструмент «Progress» выводит число завершенных, незавершенных и просроченных задач по проекту. Инструмент «Reports» выводит все ваши задачи и задачи, которые вы поставили коллегам.

Удобство постановки задач

Создание задачи в Pyrus в 1 клик​

В интерфейсах Pyrus создание задач находится в приоритете. Все легко и интуитивно понятно, длительного обучения сотрудников не требуется.

Управление своими задачами

​Личный планировщик в Pyrus: мои задачи и поставленные мной задачи

В Личном планировщике тоже все просто и логично: задачи от меня, задачи для меня. Отдельно выводятся активные, отдельно – завершенные. Беспорядка возникнуть не должно.

Классификация задач

​Классификация задач в Pyrus: «Отложенные», «На контроле», «Последние»

В этой системе много крутых возможностей именно для управления задачами. Можно отложить на потом. Можно поставить «на контроль». Можно сделать повторяющиеся задачи. Сортировка есть по активности задач и по сроку.

Структура компании с отделами

​Структура компании с отделами в Pyrus

«Прорисовать» четкую структуру с отделами и подотделами легко. Правда система прав и доступа к задачам достаточно сложная: есть администратор, руководитель, управляющий и бухгалтер.

Прозрачность работы

​Чужие задачи в Pyrus. Прозрачность работы

Рабочие процессы прозрачны, даже слишком. Можно вывести все задачи любого сотрудника. Приватных задач по сути нет. Приватность может устанавливать только пользователь с правами администратора.

Оценка результатов работы

​Оценка затраченного времени по сотрудникам и задачам

Одна из «фишек» Pyrus – подсчет времени, затраченного каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени.

Удобство постановки задач

​Создание задачи в Wrike в 1 клик

В этой системе тоже есть «волшебная кнопка» для постановки задач в виде зеленого плюсика, не заметить которую сложно. И кроме этого задачи можно поставить еще несколькими способами.

Управление своими задачами

Личный планировщик в Wrike

Wrike предоставляет много возможностей для управления задачами: копировать и повторять карточки, делать приватными или общедоступными, добавлять в «Избранное» и переносить с проектов – в «Мои задачи». Можно следить за выбранной задачей или предлагать коллегам следить. Добавлять зависимости и связи между задачами.

Есть и свои «фишки». Отправка коллеге автоматического вопроса, как продвигаются дела по задаче. Функция массового изменения задач. Вехи – задачи, которые используют как контрольные точки для отметки важного события или момента принятия решения.

Классификация задач

​Сортировка поставленных задач в Wrike

Wrike вообще заточен под сложные многоступенчатые проекты, однако рядовому пользователю вполне хватит понимания, где лежат его задачи и как их сортировать. Сортировка – по дате, приоритету, статусу, важности. Можно отдельно вывести только активные задачи или только просроченные.

Прозрачность работы

Задачи коллег выводятся отдельным списком, только если вы – их автор​

Задачи, которые вы поручили, лежат в разделе «Созданы мной». А вообще прозрачности в работе немного не хватает. Вывести все задачи коллег отдельным списком можно, только создав собственный виджет в премиум-версии.

Оценка рабочей загрузки по проектам

Отчеты в Wrike и оценка рабочей загрузки​

Отчеты, доступные в платной версии, позволяют увидеть общее положение дел по проектам и командам, и они обновляются в реальном времени при каждом новом открытии. Можно узнать, как задачи просрочены, а что тормозит работу команды.

Удобство постановки задач

​Добавление задачи в проект в GanttPro

На первый взгляд эта система управления задачами кажется не очень «общедоступной»: надо разбираться, что такое диаграмма Гантта, где та самая кнопка для постановки задач… А ее и нет – задачи ставятся только в рамках проекта. Но если проект создан, то обучить пользователей добавлять задачи не так сложно.

Управление своими задачами

«Мои задачи» в GanttPro​

Функционал для управления задачами в этой системе очень широк. Есть «Мои задачи» для сотрудников, где все просто и понятно. А есть диаграмма Гантта для менеджеров и ценителей, где удобно менять уровни задач, выставлять приоритет, зависимости и время, отслеживать прогресс и «играть» задачками как угодно, перетягивая их прямо на шкале.

Классификация задач

​Отсортированные «Мои задачи»

Сортировать задачи можно аж по 17 параметрам: дата создания, исполнитель, приоритет, статус, затраченное время, прогресс, стоимость…

Структура компании с отделами

​Сотрудники и права в системе

Сложную и четкую структуру компании не выстроить, зато легко настроить систему прав. Участники могут работать только над задачами, которые на них назначили. Администраторы могут создавать проекты и просматривать их стоимость.

Оценка рабочей загрузки по проектам

​Отчеты в GanttPro и оценка рабочей загрузки

Крутая функция GanttPro – можно рассчитывать стоимость выполнения задачи и проекта в целом в зависимости от затраченных ресурсов. Можно создавать отчеты со временем, которые сотрудники тратят на задачи.

Выводы по обзору систем управления задачами:

  • В YouGile – акцент делается именно на управлении задачами для команд от 20 человек.
  • В Asana – широчайший функционал работы с задачами, которые можно ставить как в структуре досок в проектах, так и в Личном планировщике. Однако есть сложности с излишней демократичностью прав пользователей.
  • В Pyrus – большое количество уникальных «фишек», от подсчета времени и отложенных задач до создания чат-ботов для рутинных задач и интеграции с внутренними системами компании. Не хватает возможности для всех сотрудников создавать приватные задачи.
  • В Wrike – множество функций: повторять задачи, переносить из проектов в планировщик, создавать задачи-вехи (контрольные точки), массово редактировать задачи. Однако в целом система ориентирована на работу со сложными многоступенчатыми проектами, а не с задачами как таковыми.
  • В GanttPro – много крутых «фишек» для руководителей и менеджеров: подсчет стоимости задач и проектов, подсчет затраченных ресурсов, подсчет времени, сортировка задач по 17 параметрам. Правда, требует чуть более длительного обучения рядовых сотрудников.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Екатерина Северная", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 9, "likes": 1, "favorites": 3, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 108158, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Thu, 20 Feb 2020 15:07:32 +0300", "is_special": false }
0
9 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
3

Yougile и Pyrus вижу впервые. По ходу, новые продукты.
Остальные знаю. GanttPRO - супервещь для личных и командных проектов. Красивый понятный интерфейс. Вполне доступен для большинства команд.
Asana дорогая. Богатая. Должна закрыть большинство ваших нужд в управлении.
Wrike сложный. Дорогой. Долго будете изучать. Но результат себя должен оправдать

Ответить
1

Pyrus кажется уже больше 5 лет. 
Yougile появился около 3 лет назад, причем первоначально его написали "для себя" ребята из RedHelper, но потом его вывели на рынок и уже 2 года система активно растет.
Wrike сложный, согласна, но очень удобный и функциональный, мне нравится, как и многим моим знакомым командам. Разбираться конечно надо, но это того стоит.
Asana - ну да, дорогая, там все вкусняшки именно на платных тарифах. 

Ответить
1

У нас небольшая команда, до 10 человек. Посмотрел все эти сервисы, приглянулся Yougile пока. С него и начну тест. До этого пробовали разные CRM и ни одна не прижилась нормально. 

Ответить
1

Да, так часто бывает, что система вроде удобная, но в итоге все на нее забивают) По YouGile посоветую активнее использовать главную фишку - чат в каждой задаче. Если там задавать больше вопросов и всячески стимулировать общение по проекту - команда втягивается, и больше шансов, что система-таки приживется.

Ответить
1

Да, чем меня вообще порадовал и похож на телегу с виду, а мы как раз там в основном общаемся. Посмотрел пару вводных видео, пока все нравится. И главное, что с виду все просто и понятно. 

P.S. Наша ветка похожа на нативную рекламу yougile )))

Ответить
1

Точно)))

Ответить
0

Битрикс24? Лучше всего обозначенного и бесплатно.

Ответить
2

Честно, пробовал и ни мне, ни коллективу не зашло. Мнение всех коллег было: слишком перегруженная функциями система, которая еще и подлагивает из-за этого, про дизайн говорить не буду - тут у всех разные вкусы. Но знаю очень много знакомых компаний, которые на ней сидят и им вроде все нравится. В общем, лично мне не понравилось вообще.

Ответить
1

Вот, как раз хотела примерно то же самое написать)) Я несколько лет работала в команде на Битриксе, в итоге из всего многообразия функций мы использовали только Живую ленту и личные чатики. С остальным так и не разобрались)

Ответить

Прямой эфир