Процедура согласования документов в Битрикс24.CRM

Инициатор – ответственный менеджер готовит стандартный пакет документов и отправляет его на проверку и согласование в юридический отдел. Обычно такая процедура осуществляется физической передачей сопроводительного листа с заполнением обязательных полей, отмеченными действиями и комментариями следующему участнику. В случае необходимости сопроводительный лист возвращается на доработку или утверждается, после чего двигается дальше по утвержденному регламентом схеме.

Кроме юридического отдела в процедуре согласования могут принимать сотрудники бухгалтерии или других подразделений.

Завершается процедура согласования принятием положительного или отрицательного решения руководителем компании.

После чего согласованный Договор подписывается обоими сторонами, а лист согласования вместе с оригиналом передается в архив.

Какими преимуществами и недостатками они обладают?

Какое решение в настоящий момент оптимальное и есть ли мобильная версия решения?

Решение №1 согласование с помощью задач и если есть + роботы:

Рекомендуется создать отдельную группу, например, «Лист согласования Договоров» и процедуру согласования проводить в ней.

Работать с задачами группы нужно в режиме «Канбан» предварительно разбив процедуру на стадии по количеству узлов или точек согласования, например, запуск инициатором, юридический отдел, руководитель и бухгалтерия.

Каждая задача согласования содержит основные параметры: крайний срок, описание, ответственного, постановщика задачи…

Первая проблема заключается в том насколько корректна ситуация, когда рядовой сотрудник или стажер будет напрямую ставить задачи провести согласования руководителям отделов и компании?

Вторая проблема уже техническая, распределение и ограничение прав доступа сотрудникам возможно только на высшем тарифе «облака» и в «коробке» Битрикс24.CRM.

Третья проблема заключается в том, что первый сотрудник после выполнения своей задачи (части процесса) должен поменять ее статус и вручную поменять на нового ответственного, и так каждый раз до завершения процедуры согласования. Все участники процедуры по мере движения задачи будут перетекать из соисполнителей в наблюдателей в ответственных и обратно. Каждое изменение статуса задачи или изменение будет сопровождаться многочисленными уведомлениями и комментариями для всех участников процесса.

Четвертая проблема в том, что в случае необходимости возврата на доработку только ответственный или постановщик задачи имеет право и техническую возможность откатить задачу на предыдущую стадию.

При работе с задачами нет возможности создать свой набор полей, который будет виден только для определенных стадий задач согласования, а не для всех задач сразу, да и еще обязательных для заполнения.

В случае если в Вашем тарифе есть роботы, то можно частично автоматизировать смену ответственных и перемещение по статусам задачи, но и в этом случае регулировать очередность исполнения или учитывать нагрузку внутри отдела не получиться.

Частичным решением проблемы может служить постановка подзадач сотрудникам, исполняющим разные роли.

Кроме всего выше указанного процедура согласования на задачах увеличивает число задач, находящихся в работе, вызывает обоснованное сопротивление менеджеров на которых возрастает нагрузка по сопровождению согласования отвлекая их от выполнения своих непосредственных обязанностей по оказанию услуг клиентам и продажам.

Решение №2 согласование с помощью бизнес-задач:

Бизнес-задачи создаются и управляются бизнес-процессами. Не нужно путать бизнес-процессы бизнес-задач с бизнес-процессами шаблонов, которыми управляются сценарии в сущностях лидов, сделок, компаний и контактов. Название и способ создания в бизнес-редактор у них как бы одинаковые, а вот назначение, интерфейс и возможности разные, кроме этого они расположены, настраиваются и стартуют из разных мест портала.

Бизнес-задачи это один из первых и самых старых модулей Битрикс24.CRM, который уже давно не обновлялся и как бы постепенно забывается. Его единственным преимуществом является то, что он позволяет описать и организовать процедуру согласования любой сложности, которая может быть ограничена только фантазией заказчика.

Они работают только на высшем тарифе облака и в коробке.

По умолчанию в портале есть возможность выбора уже готовых академических бизнес-процессов согласования счетов, исходящих документов, заявления на командировку и выдачу наличных, которые легко самостоятельно можно «допилить» под собственные нужды.

При старте процесса открывается карточка с нужными полями, которые заполняет инициатор и поля, в которые потом заносятся решения и комментарии всех участников процесса согласования. Возврат на доработку, утверждения, сбор комментариев стандартизирован и позволяет реализовать любой сценарий, сопровождаемый запросом дополнительной информации, выбором исполнителя или руководителя на каждой стадии.

Бизнес-задачи расположены в отдельной вкладке интерфейса портала, он имеет старый дизайн, который и сильно отличается от наиболее часто используемого интерфейса задачи и группы, что вызывает раздражение и не понимание.

Отсутствует доступ в мобильной версии Битрикс24.CRM, что ограничивает возможности работы для руководителей компании.

Решение №3 согласование с помощью Смарт-процессов:

Это новый еще полностью не распробованный модуль надстройка появился после обновления Битрикс24.CRM в мае 2021.

С помощью модуля можно разбить процедуру согласование на собственные стадии, добавлять дополнительные поля, выбирать и назначать участников процедуры, ставить задачи…

Однако для полноценной работы и визуального отображения стадий процесса на экране придется одновременно использовать сразу два модуля смарт-процессов и модуль задачи.

Работая с смарт-сущностью, менеджеры при изменении ситуации пока не видят уведомлений.

После завершения процедуры согласования перемещение на следующую стадию осуществляется только вручную ответственным менеджером.

В смарт-сущностях отсутствуют счетчики контроля.

Весь процесс согласования привязан к одному ответственному сотруднику и отсутствует возможность согласования несколькими или одним из списка участников.

Нет возможности одновременно отправлять уведомления всем участникам процесса.

Нет удобной возможности отказа в процессе согласования согласующим сотрудником на конкретной стадии для возврата на доработку предыдущему сотруднику или инициатору процедуры с накоплением комментариев и замечаний в одном месте или поле.

Не работает отображение информационного поля, в котором отображается стадия или статус процесса.

Отсутствует мобильная версия работы смарт-сущностями.

Работа с задачами ограничивается паузой и ее закрытием, отсутствует возможность возврата задачи на доделку исполнителю.

Нет возможности использования дополнительных по запросу полей как в бизнес-заданиях.

В итоге по результатам тестирования у нас сложилось устойчивое впечатление о том, что применение смарт-сущностей для решения задачи процедуры согласования — это сырое и не оправдавшее наши ожидания решение.

Решение №4 RPA роботизация бизнес-процессов:

Этот модуль расположенный в главном левом меню портала появился в начале 2021 года и изначально планировался для решения задач процедур согласования.

Любой новый процесс может быть разбит на собственные стадии и иметь обязательные и не очень дополнительные поля.

В нашем примере после инициации процедура проходит обычный маршрут согласования: в юридическом отделе, у руководителя подразделения и у бухгалтера.

При перемещении инициатором документа на следующую стадию участнику процедуры согласования ставится задание в портале и одновременно доступное в мобильной версии Б24, добавление задания учитывается личным счетчиком.

Слайдер задания для согласующего лица отображается на экране, имеет удобную, информативную, компактную и простую для работы карточку с видимыми только ему полями. После обработки карточки, принятия решения, все элементы карточки принимающего решение лица и история согласования сохраняются в базовом документе.

Каждый этап согласования завершается решением очередного ответственного за стадию лица.

В случае отклонения документа на любом этапе процедура согласования прерывается, а инициатор получает уведомление и мотивированный отказ с указанием причины принятия такого решения.

Пока нет возможности распечатки документов по шаблонам из карточки или с помощью роботов.

Так же нет возможности распечатки истории согласования из карточки кроме как распечатки экрана.

Формировать задание конкретным участникам процесса, отелам, группам сотрудников и формировать очередь.

Выбор отображения списка полей для каждой стадии.

Схемы кто может принять конечное решение: любой из списка, любой из сотрудников отдела или все из списка по очереди, пропускать отсутствующих.

Выбор робота с со сценариями реагирования согласующего: утвердить или отклонить, запросить дополнительную информацию, ознакомиться с информацией или просто передвинуть на следующую стадию.

Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»