Используем корпоративный диск в коробке Битрикс24.CRM на полную катушку!
Какие сегодня существуют возможности при работе с корпоративным диском в Битрикс24.CRM?
- Синхронизация с компьютером с помощью бесплатной десктопной версии.
- Автоматическая генерация папок и файлов.
- Автоматическое распределение доступов для сотрудников с привязкой к структуре компании для коробки.
Практически всем компаниям для нормального функционирования и работы с клиентами требуется удобный, надежный корпоративный диск с возможностью распределения доступа для руководителей, сотрудников бухгалтерии, юристов и сотрудников других отделов для хранения различных электронных документов. Часто при составлении технического задания заказчики настаивают на том, что каждый менеджер должен иметь доступ только к «своим» документам и просят реализовать такую возможность.
Что такое синхронизация диска?
Это возможность, которую предоставляет штатное ПО Битрикс24.Диск.
Синхронизация позволяет синхронизировать ваши файлы и папки в облаке с жестким диском персонального компьютера и работать с ними в любое удобное время. Если вы редактируете файл на компьютере, то вносимые изменения сразу же попадают в Битрикс24.CRM.
Какие типы дисков доступны в Битрикс24.CRM?
- Мой диск.
- Общий диск.
- Диск группы.
Мой диск:
Это выделенное место пространства, предназначенное для хранения папок и файлов доступных только пользователю, которое автоматически выделяется индивидуально каждому при регистрации в портале.
При необходимости пользователь может вручную активировать права и предоставить файлы и папки для общего совместного пользования коллегам.
В случае увольнения сотрудника для сохранения доступа к совместной работе с таким диском администратору портала придется вручную вносить изменения и передавать права другому сотруднику. Вырезать и передать дисковое пространство уволенного сотрудника его приемнику технически невозможно.
Согласитесь, это веская причина чтобы не рекомендовать использовать «мой диск» сотрудника для совместной работы.
Общий диск:
- Это выделенное место пространства, предназначенное для хранения папок и файлов доступных для работы всем сотрудникам компании.
- Общий диск устанавливается при первом запуске портала и по умолчанию доступен всем сотрудникам компании.
- Когда кто-то выкладывает на общем диске файл, то этот файл видят все сотрудники компании. Файл доступен для чтения, копирования, изменений или совместной работы.
- Администратор портала имеет возможность настроить и распределить общие или индивидуальные права доступа к диску, папкам и файлам.
- Важно помнить, что по умолчанию все запреты отключены, а права не настроены.
Диск группы:
- Это выделенное место пространства, предназначенное для хранения папок и файлов доступных для совместной работы всем членам группы в том объеме, которое указывается в настройках прав ее владельцем.
- Диск группы позволяет ограничить доступ к материалам уже на уровне приглашенных. Те сотрудники, которые не являются ее членами не имеют доступа к диску группы.
- Более «тонкие» права внутри группы описываются и настраиваются дополнительно, но их возможности ограничены и включить возможность работать только со своими документами отсутствует. В остальном возможности диска группы близки с «моим диском».
- Прописанный доступ к папке автоматически открывает доступ ко всем подпапкам и файлам этой папки.
- К общим недостаткам работы с диском группы следует отнести то, что распределение доступов, как и для моего диска нужно включать вручную.
Как создаются и добавляются папки и файлы на диски?
- Вручную.
- Автоматически роботами и бизнес-процессами (на профессиональном тарифе облака или любом тарифе коробки).
Какие сценарии типовой автоматизации возможны при создании файлов и папок между сотрудниками компании в соответствии с привязкой к их должности и отделу сотрудника?
- В карточке компании создается специальный раздел «Договор», в который будет заносится информация о Договорах, заключенных с клиентом.
- Типовой набор информационных дополнительных полей раздела (Номер Договора, Дата заключения договора, массив Договоров из 1С, Итоговый Договор с клиентом, статус Договора и прямая ссылка на папку общего диска с Договором.
- Обычно старт генерации папок осуществляется путем ручного старта специального бизнес-процесса или выбора действия из списка в поле статус договора, например, сохранить новую версию договора.
- Возможно автоматическое присвоение очередного номера договора и фиксация даты создания.
- Последняя версия договора вручную вкладывается и сохраняется в карточке компании, а ее копия в соответствующей папке на общем диске.
- Название рабочих папок для хранения документов происходит автоматически по заранее описанному шаблону любой сложности.
- В информационной части карточки компании записывается история всех событий при работе с документами и соответствующие комментарии.
- Права доступа к созданной папке на диске автоматически прописываются бизнес-процессом для ответственного за компанию клиента, таким образом исключается возможность несанкционированного доступа к документам созданным другими сотрудниками.
- В случае увольнения сотрудника достаточно передать ответственность за компанию его приемнику и права на папки с документами системой обновятся автоматически.
На каком тарифе возможна полная автоматизация и реализация такого сценария?
- Увы пока только на любой коробке Битрикс24.CRM.
- Стоимость реализации определяется по запросу.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»