Защита бизнес-ивента: как сделать так, чтобы клиент в тебя влюбился 🔥

Знаете, что меня больше всего удивляет в публичных защитах проектов? Когда крутые ребятки с огромным опытом вдруг начинают мямлить и извиняться за свою смету. А потом рассказывают про "вау-эффект" людям, которых интересует только ROI 🤦‍♀

Окей, давайте по-честному

Что происходит на защите? Вы стоите перед людьми, которые:

- Каждый день подписывают контракты на миллионы

- Устали от красивых слов про "уникальный опыт"

- Хотят понимать, как ваш проект решит их бизнес-задачи

- Боятся облажаться перед своим руководством

И знаете что? Это ваш шанс! Потому что большинство агентств до сих пор приходят с презентациями в стиле "посмотрите какие мы креативные".

История из жизни №1

Недавно наблюдала защиту одного агентства. Ребята подготовили космический проект: VR, голограммы, роботы-бармены. Презентация — огонь. А в жюри сидит финдир и спрашивает: "Окей, классно. А как это поможет снизить текучку кадров на 15%?"

И все. Тишина. Звенящая.

История из жизни №2

А вот другой кейс. Агентство среднего сегмента, без особых регалий. Но ребята начали презентацию с фразы: "По нашим исследованиям, 43% ваших сотрудников не понимают стратегию компании. Наше мероприятие исправит это за один день". И дальше - четкий план с цифрами, метриками и планом внедрения. Угадайте, кто получил контракт? 😉

1. Первые 30 секунд — решающие

Забудьте про "здравствуйте, наше агентство". Начните с их боли:

"Знаете, почему 70% корпоративных мероприятий не влияют на бизнес-показатели? Потому что..."

2. Говорите их языком

Не "участники будут в восторге", а:

- "Увеличим NPS на 23%"

- "Снизим стоимость лида на 30%"

- "Повысим retention rate на 15%"

- "Сократим время на адаптацию новых сотрудников на 40%"

- "Увеличим средний чек клиента на 25%"

3. Фишка, которая работает всегда

Покажите расчет ROI на конкретных цифрах. У меня есть любимый слайд: слева — затраты, справа — измеримые результаты. Когда финдир видит такую табличку, его глаза начинают блестеть 😎

История из жизни №3

Недавно готовили защиту для стоматологической компании. Все конкуренты упирали на креатив и "нестандартные решения". А мы посвятили 15 минут разбору их внутренних требований и показали, как наше мероприятие учитывает каждый пункт. В итоге даже креативный директор проголосовал за нас, хотя наша концепция была самой консервативной.

▪ План А, Б и С

Поверьте, первый вопрос будет "а что если...". Покажите, что вы продумали все сценарии:

- Что если спикер заболеет?

- Что если накроет DDoS-атака?

- Что если конкуренты попытаются скопировать?

- Что если погода подведет?

- Что если случится форс-мажор с площадкой?

- Что если ключевые участники не смогут приехать?

▪ Система безопасности

Нет, серьезно. Это не просто пункт в ТЗ. Расскажите про:

- Защиту персональных данных

- Бэкапы всех систем

- Физическую безопасность

- Репутационные риски

- Страхование ответственности

- Политику конфиденциальности

- Работу с медиа

- Антикризисные коммуникации

▪ Операционка

Вот здесь можно блеснуть:

- Автоматизация всех процессов

- Интеграция с их CRM

- Система контроля качества

- Масштабируемость решения

- Real-time аналитика

- Система отчетности

- Контроль подрядчиков

- Управление рисками

1. Сделайте домашку

Погуглите членов жюри. Посмотрите их соц.сети. Найдите их боли и встройте решение этих болей в презентацию.

Я однажды нашла статью одного из членов жюри пятилетней давности, где он рассуждал о проблемах индустрии. Угадайте, что было в нашей презентации?

2. Подготовьте убойный one-pager

Это не просто красивая картинка. Это документ, где на одной странице:

- Все ключевые метрики

- Сроки и бюджет

- Главные фишки проекта

- Измеримые результаты

- План внедрения

- Команда проекта

- Контакты ответственных

- Гарантии и страховки

3. Фишка для продвинутых

Подготовьте "карманные" слайды — дополнительные материалы под основные возможные вопросы. Когда вас спросят "а как вы собираетесь...", у вас уже будет готов развернутый ответ с цифрами и графиками.

Здесь начинается самое интересное. Часто реальные переговоры начинаются в неформальной обстановке после защиты. Будьте готовы к вопросам типа:

- "А вот у нас была ситуация..."

- "Как вы относитесь к..."

- "А можно было бы..."

- "А что вы думаете о..."

- "А как бы вы поступили, если..."

Бонусные фишки для продвинутых:

1. Предзащитная подготовка:

- Приезжайте за час до начала

- Проверьте всю технику дважды

- Имейте запасной ноутбук

- Принесите распечатки презентации

- Подготовьте раздаточные материалы

- Возьмите воду и леденцы для горла

2. Во время защиты:

- Следите за языком тела

- Используйте паузы

- Обращайтесь к разным членам жюри

- Фиксируйте вопросы

- Признавайте, если чего-то не знаете

3. После защиты:*

- Отправьте follow-up письмо

- Поделитесь дополнительными материалами

- Будьте на связи для вопросов

- Начните готовить документы заранее

- Проработайте детальный план запуска

И самое главное

Помните: вы не просто защищаете проект. Вы проходите собеседование на роль доверенного партнера. Каждый член команды клиента думает: "А можно ли этим ребятам доверить наш бюджет и репутацию?"

А чтобы вам не наступать на те же грабли при организации событий, что и я в свое время – забирайте мой чек-лист. В нем собраны все пункты по созданию своего проекта. Даже если вы новичок в ивентах – с ним справится каждый.

Переходите в мой телеграм канал https://t.me/trukhacheva_event и забирайте чек-лист в закрепленном сообщении.

1. Пройдитесь по презентации и уберите все слова "уникальный", "инновационный" и "креативный". Замените их цифрами

2. Запишите прогон на видео. Посмотрите. Помучайтесь. Переделайте

3. Подготовьте короткую версию питча на 3 минуты. Мало ли что случится со временем

4. Распечатайте все документы. Да, в 2025 году это все еще важно

5. Составьте список всех возможных вопросов и подготовьте ответы

6. Проведите тестовую защиту перед коллегами

А у вас какие есть секретные приемы для защиты проектов? Делитесь в комментариях! 👇