«Почему так долго?», или как плохой проджект-менеджмент разрушает строительные компании

Привет! На связи Артем Колисниченко – главред в компании ПланФикс. ПланФикс – это платформа для создания собственной системы управления. Среди наших клиентов много строительных компаний. Сроки и качество работы подрядчиков — острая тема в этой сфере. Стоит одному исполнителю затянуть часть проекта, отставание накапливается как снежный ком, и сдача объекта рискует сорваться.

Как контролировать подрядчиков и сотрудников, ускорить приемку работ и уложиться в бюджет. Разобрали частые проблемы строителей — от этапа проектирования до сдачи объекта.

Неточности в проекте приводят к тому, что документацию приходится по несколько раз исправлять и согласовывать с заказчиком. Старт строительства задерживается, а в будущем сдвигаются сроки сдачи объекта.

Проектировщики могут неверно рассчитать геометрию здания или допустить нестыковки в системах коммуникаций. Например, забыть ниши под вентиляционное оборудование или допустить пересечение водопровода и электрического кабеля. Строительство по такому проекту обернется дополнительными затратами, а то и штрафами для генподрядчика.

Решение. Снизить количество ошибок и устранить недочеты на этапе проектирования помогают BIM-системы. Building Information Model — это 3D-модель строительного объекта. Она визуализирует все инженерные коммуникации: водоснабжение, отопление, освещение, вентиляцию и кондиционирование. Проверить компьютерную модель на несоответствия гораздо легче, чем искать ошибки в проектной документации.

BIM-модель помогает на этапе строительства. Инженерам и монтажникам не нужно копаться в чертежах и сопоставлять отдельные части проекта — всё видно на объемной визуализации. Работа идет быстрее, а отдельные участки не приходится переделывать.

Как внедрить BIM-систему в строительной компании:

Строительные компании часто работают в условиях сжатых сроков, когда буквально каждый день на счету. Промедление с выбором подрядчиков и долгое согласование расходных ведомостей еще больше осложняют ситуацию.

Бизнес-процессы затягиваются, потому что отсутствует среда общих данных. Это значит, что информация между специалистами передается недостаточно оперативно. Конструктор получил уточнения к проекту и изменил параметры, а инженер не узнал об этом вовремя и использовал старые данные. В итоге ведомость работ пришлось переделывать.

Решение. Рабочие пространства в ПланФиксе помогут наладить обмен информацией между специалистами. Команда соберет все актуальные документы по проекту в одном ресурсе. Если кто-то внесет изменения в файлы, коллеги сразу узнают об этом через уведомления.

Доступ к рабочим пространствам можно открыть для сторонних пользователей. Эта функция помогает строительным компаниям оперативно согласовывать документы с подрядчиками. Партнер не увидит ничего лишнего, зато акты, договоры и ведомости не затеряются в мессенджерах или электронной почте.

Подготовительный этап завершился — проект здания готов. Компания приступает к строительству и сталкивается с новыми рисками сорвать сроки.

Первоначальные проектные решения могут измениться: заказчик внесет коррективы в планировку или субподрядчик выяснит, что для монтажа коммуникаций требуется больше материалов. Приходится менять документацию и подписывать дополнительные соглашения. Если вовремя не оповестить всех ответственных специалистов, возникнет несогласованность действий.

Решение. Используйте Задачи в ПланФиксе, чтобы синхронизировать усилия сотрудников и субподрядчиков. Крупные этапы работы можно поделить на подзадачи и собрать в единое дерево. Задачи, которые важно выполнять последовательно, объединяйте в цепочки. Внутри удобно хранить всю актуальную документацию.

Договоры, акты и ведомости пересылают по электронной почте или в мессенджерах. При этом файлы часто теряются в бесконечных лентах переписки. А еще документы задваивают, и в проекте появляются устаревшие копии. Приходится сравнивать разные версии, чтобы найти несогласованные работы.

Решение. Объедините все каналы связи в одну систему — интеграции в ПланФиксе это позволяют. Переадресуйте корпоративную почту на внутренний адрес на платформе. Входящие и исходящие сообщения в мессенджерах также можно связать с аккаунтом в сервисе. ПланФикс сохранит переписку и покажет в хронологическом порядке, чтобы вам было удобно находить последние версии документов.

Многие строительные компании используют Excel для расчета ключевых показателей по проекту: объема, стоимости и длительности работ, норм расценок, трудозатрат. Затем данные из таблиц вручную переносят в ведомости объемов и стоимостей работ (ВОиСР) и системы календарно-сетевого планирования (КСП). Такой способ расчетов отнимает много времени и увеличивает риск ошибок.

Решение. Аналитики — это модуль ПланФикса, который помогает рассчитывать важные числовые показатели по проекту. Вы сможете вести учет рабочего времени, расхода материалов, денежных затрат и оплат от клиентов.

Одна из самых сложных задач в строительных проектах — удержать объект в рамках запланированного бюджета. В расчеты закрадываются ошибки, а поставщики меняют цены на материалы. Рост затрат не всегда виден сразу, потому что на обновление данных и корректировку контрактов требуется время. Есть вероятность уйти в минус, а заметить проблему слишком поздно.

Решение. Формируйте отчеты по проектам в формате «план-факт». Они наглядно отражают сводные данные: в виде числовых показателей, графиков и диаграмм. Инструмент помогает понять, какие проекты приносят прибыль или убыток.

Никто не хочет рисковать репутацией, поэтому на завершающем этапе строительные компании тщательно контролируют субподрядчиков. Если приемка не отлажена, процесс затягивается и влияет на сроки сдачи объекта.

Обычно происходит так: субподрядчик сообщает о выполнении задачи, а генеральный подрядчик проверяет результаты. Но сначала нужно подготовить документы: загрузить данные в 1С, сформировать акты и справки о стоимости работ. Это может занять много времени, особенно если несколько подрядчиков одновременно закрывают задачи.

Решение. Типовые документы в ПланФиксе можно создавать по шаблонам. Это файлы в формате Word или Excel с переменными полями. Если подрядчик выполняет для вас одинаковые работы в несколько этапов, просто подготовьте шаблон и меняйте данные по необходимости.

Откройте для партнера доступ к документу, чтобы согласовать данные и устранить нестыковки сразу в черновике. Отправить готовые файлы на электронную почту или в мессенджер можно прямо из рабочего пространства на платформе.

Когда сроки сдачи объекта срываются, это невыгодно подрядчикам и застройщику. Первые не получают деньги за выполненную работу, а второй вынужден платить штрафы за задержку. Быстро провести приемку не всегда получается. Для этого нужно собрать вместе представителей застройщика, исполнителя и технадзора, которые часто заняты сразу на нескольких объектах.

Решение. Доски-планировщики в ПланФиксе помогут эффективно распределить рабочее время и расставить приоритеты в задачах. Приемка объекта не задержится, потому что ответственный специалист уехал в командировку или ушел в отпуск.

Планировщик объединяет все задачи по проекту или сотруднику. Чтобы удобнее работать с информацией, группируйте карточки по параметрам: исполнитель, срок, статус, приоритет.

Строительные компании отслеживают качество и сроки работ по каждому исполнителю на объекте. Когда подрядчиков много, взаимодействие с ними становится бессистемным.

Устные договоренности часто противоречат документам и переписке. Например, заказчик просит ускорить монтаж дверей, а исполнитель обещает пойти навстречу. Это нигде не фиксируется — и подрядчик забывает о новых сроках. В результате возникают разногласия.

Решение. Назначать и контролировать сроки выполнения работ поможет диаграмма Ганта. Это инструмент в ПланФиксе, который показывает распределение задач во времени и отслеживает взаимосвязи между отдельными этапами проекта.

Гант поможет сравнить фактическую степень готовности работ с календарным планом. Диаграмма подскажет, какие исполнители задерживают сроки и на какие задачи это повлияет в дальнейшем.

Диаграмма Ганта в ПланФиксе мультипроектная: если подрядчик взял несколько ваших заказов, можно отследить накладки по срокам в разных проектах и вовремя проконтролировать ход работы

Собрали в таблице распространенные проблемы строительных компаний на каждом этапе проекта и варианты решений.

1. Внедрить BIM-системы. Программы для объемного моделирования помогают избежать ошибок уже на стадии проектирования. 3D-визуализация подсветит неудачное пересечение инженерных коммуникаций или несоответствие размеров конструктивных элементов здания.

2. Использовать платформу для управления проектами. ПланФикс поможет контролировать сотрудников и подрядчиков, снизить количество ошибок в документации, исключить дублирование работ и удержаться в рамках бюджета.

3. Открыть документацию по проекту для подрядчиков. Это упростит согласование договоров, актов и ведомостей. Настройки доступа в ПланФиксе можно задать так, чтобы контрагенты не увидели ничего лишнего.

А как вы решаете проблемы проджект-менеджмента в своих компаниях? Какими системами для ведения задач уже пользуетесь?