Как внедрить CRM на 100% для инжиниринговой компании

1. Краткая информация о клиенте

«CS GROUP» — российская инжиниринговая компания, поставляющая своим Заказчикам высокотехнологичные комплексные решения – от проекта до выхода на проектную мощность.

На данный момент в Битрикс24 работают следующие департаменты: «Департамент наладки ЭА», «Департамент сервисного обслуживания», «Производственный департамент», «Бухгалтерия», «Департамент закупок», «Департамент продаж». В Битрикс24 работают 28 пользователь.

Филиалы и офисы компании «CS GROUP» расположены в Москва и Санкт-Петербурге.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Компания «CS GROUP» обратилась со следующими проблемами:

Отсутствие прозрачности в работе сотрудников департаментов продаж и закупок. Не было возможности проконтролировать и отследить ход продаж и движение клиента от получения заявки до подписания закрывающих документов.

Работа сотрудника не была оцифрована. Не было возможности провести аналитику, как повлиял данный сотрудник на продажи по клиентам, с которыми работает сотрудник.

Отсутствие истории взаимодействия и работы с конкретной компанией, как поставщиком, так и покупателем.

Руководители тратили большое количество времени на формирование отчетов и сводной аналитики по итогам месяца, данная работа выполнялась вручную.

3. Почему был выбран Битрикс24:

1. Битрикс24 – готовый набор инструментов для совместной работы компании и CRM №1 в России.

2. Продуктами компании пользуются федеральные розничные сети, банки, страховые и производственные компании, госорганизации, малый и средний бизнес.

3. Битрикс24 автоматизирует компанию, а не отдельные процессы бизнеса.

4. Функционал Битрикс24 хорошо дорабатывается под потребности компании.

5. Большое количество сервисов, доступных в Битрикс24, для выстраивания взаимодействия и коммуникации как между сотрудниками, так и с клиентами: почта, телефония, чаты (групповые и личные), видеозвонки, календарь, рабочие графики, собрания и планерки и многое другое.

6. Большой выбор готовых решений, необходимых для реализации проекта и закрытия потребностей клиента

4. Почему клиент выбрал компанию Bazhal Group?

Команда профессионалов, имеющая многолетний опыт адаптации CRM системы под конкретные требования клиента

Высокая оперативность работы

Интуитивное понимание потребностей клиента

Гибкая настройка интерфейса Битрикс24 под потребности клиента вплоть до смены названий активностей

5. Процесс внедрения, особенности проекта

В первую очередь решались проблемы департамента продаж закупок. В ходе анализа и составления технического задания были выявлены основные критерии, которые должны быть реализованы в CRM Битрикс24:

1. Работа со входящими заявками:

· Ведение клиентов по воронке лидов

· Автоматическая постановка и контроль задач на каждом этапе

· Подключение департамента закупок к заявкам, где необходима закупка у поставщиков – реализовано с помощью бизнес-процесса на этапе воронки продаж

· Формирование и согласование коммерческого предложения как с руководством, так и с заказчиком. Шаблоны коммерческого предложения можно вывести из Битрикс24

· Аналитика по успешным и проваленным входящим заявкам

2. Продажи:

· Ведение клиентов по воронке продаж

· Автоматическая постановка и контроль задач на каждом этапе как менеджерам по продажам, логистам, так и сотрудникам бухгалтерского отдела.

· Автоматическое формирование шаблонов спецификации и договора через Битрикс24

· Аналитика по заказам и менеджерам

3. Система должна помогать вести клиента по воронке продаж. Напоминать логистам и менеджерам о том, что необходимо выполнить конкретные задачи на каждом этапе, вносится и заполняться информация автоматически, в зависимости от условий.

4. В системе должны быть реализованы различные отчеты по менеджерам, сделкам, лидам и товарам. Необходимо это для того, чтоб контролировать большое количество заказ и работу менеджеров.

5. В системе должно быть удобное мобильное приложение, чтобы менеджеры могли оперативно вносить информацию по своим клиентам, находясь в офисе или на складе.

6. В системе должны быть интегрированы все каналы коммуникации с клиентами: рабочие и мобильные телефоны, записи разговоров, переписке по почте. Это позволит хранить и отслеживать истории взаимодействия с клиентами.

6. Работа с решением. Достигнутые результаты

Была реализована система «с нуля» на базе Битрикс24, которая закрывает потребности данного отдела и направления компании «CS GROUP».

1. Был проведен аудит и собраны потребности клиентов, Excel-файлы, в которых велись клиенты, отчеты, которые формировались вручную, клиентская база, сформированые задачи, которые необходимо выполнить. На основании ТЗ был сформирован предварительный график и этапы работ по внедрению проекта.

2. Было развернуто облачное решение Битрикс24. Были сделаны необходимые настройки системы в соответствии с ТЗ, заведены тестовые клиенты. Было проведено тестирование системы по каждому сценарию работ и модулю.

3. Были настроены интеграции с телефонией, почтовыми ящиками сотрудников компании для хранения и отображения истории работы с клиентами и поставщиками.

4. Была собрана база контрагентов, импортирована из Excel в Битрикс24.

5. Было подготовлено и проведено обучение. На обучение были разобраны основной функционал Битрикс24, регламенты работ, сценарии работ по каждому функциональному блоку. После обучения была проведена аттестация сотрудников в виде тестирования и практических заданий по каждому функциональному блоку и сценариям работ в Битрикс24. После обучение система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию.

6. Далее проект перешел на этап масштабирования. В систему были подключены сотрудники других департаментов и включены в процесс работы с клиентами и поставщиками.

7. Преимущества от внедрения

1. Все взаимодействия с контрагентами стали фиксироваться в системе, появилась прозрачность в работе сотрудников различных департаментов.

2. Все заявки от новых и действующих клиентов ведутся в одном месте, у руководителей есть чёткое понимание, какие клиенты на каком этапе взаимодействия находятся. Отчеты по деятельности компании формируются в два клика

3. При уходе сотрудника на больничный или в отпуск есть возможность передать своих клиентов другому менеджеру, что позволяет добиться поставленных результатов.

4. Работа всех сотрудников компании оцифрована и систематизирована. Новые сотрудники легко обучаются и есть четкое понимание каких результатов от них ожидают.

8. Отзыв заказчика о проделанной работе

Минимальные сроки внедрения

Возможность оцифровать базу клиентов

Понимание результатов реально проделанной работы менеджеров

Гибкая настройка интерфейса

Техподдержка 24/7