Фишки Excel для интернет-маркетолога

Содержание:

Прошли времена, когда Excel был королем бухгалтерии. Сегодня он с успехом применяется интернет-маркетологами и другими digital-специалистами: специалистами по интернет-рекламе, SEO, SMM, редакторами и другими. Excel – это универсальный инструмент, который большинство небольших компаний применяет до того, как перейти на CRM (а иногда и вместо), причем чаще всего некоторыми функциями продолжают пользоваться даже после внедрения, параллельно. В статье мы рассмотрим, какие формулы и хоткеи используются чаще всего, расскажем о полезных для маркетолога шаблонах и о том, где их найти.

Думаем, Ctrl+A, Ctrl+C и Ctrl+V не требуют того, чтобы на них подробно останавливаться, поэтому опишем менее популярные сочетания:

Хоткей - Действие

Ctrl+S - Сохраняет изменения в таблице

F12 - Сохраняет таблицу как отдельный файл, используется, когда надо создать копию документа

Ctrl - Удаляет строку полностью

Ctrl + Вставляет строку

Ctrl+←↑→↓ Перемещает в начало или конец строки/столбца. Функция особенно удобна в масштабных таблицах

Ctrl+Shift+←↑→↓ Перемещает в начало или конец строки/столбца с выделением

Ctrl+K - Вставляет гиперссылки

TAB - Переходит к ячейке слева

Shift+TAB - Переходит к ячейке справа

F2 - Начало редактирования текста в ячейке

F7 - Проверяет орфографию в выделенной части таблицы

Ctrl+F - Вызывает строку поиска

F4 - Повторяет последнее действие

Shift+перетаскивание - Чтобы перетащить фрагмент таблицы, необходимо его выделить, зажать Shift и переместить в нужное место

Эти сочетания используются чаще всего, но список далеко не полный. Ознакомиться со всеми можно, вызвав справку Excel.

Работать в Excel без применения функций – это все равно, что забивать гвоздь ботинком: реально, но долго и бессмысленно. Но их количество практически бесконечно, какие пригодятся интернет-маркетологу и как их использовать? Мы решили рассказать, для каких задач какие формулы можно использовать. Кроме того, возможности Excel не ограничены одними функциями, в нем находится еще целый кладезь крутых полезностей, которые помогут маркетологу сэкономить собственное время и время клиента.

Чтобы найти необходимые значения в одной таблице и подставить их в другую, используют функцию ВПР. Ее можно использовать при анализе ключевых запросов, если среди большого числа ключей надо быстро найти наиболее популярный с заданным словом.

Функция имеет вид:

=ВПР(значение;диапазон_ячеек;номер_строки;интервальный_просмотр)

Вот что значит каждый аргумент:

Логическая функция ЕСЛИ используется для сопоставления и записи заданных условий. Что именно сопоставляется – неважно, это могут быть текст, числа, формулы и т. д. Когда значение отвечает условиям, система выводит одну запись, когда не отвечает – другую. Синтаксис функции ЕСЛИ может иметь разные условия:

Синтаксис функции: логическое выражение – значение, которое проверяет система; значение если истина – запись, которая появится, если значение соответствует; значение если ложь – запись, которая появится, если значение не соответствует логическому выражению.

Далеко не всегда двух условий достаточно. Если их больше, используют вложенные функции ЕСЛИ, которые помогают получить формулу с несколькими условиями (от 3 до 64).

Эта функция на основе функции ЕСЛИ поможет сложить числа, соответствующие заданному условию. Формула функции:

=СУММЕСЛИ(диапазон_поиска;”условие_суммирования”;диапазон_суммирования). Значения аргументов:

Если условий суммирования больше одного, используется функция СУММЕСЛИМН, формула которой составляется по аналогии с формулой функции ЕСЛИ с несколькими условиями.

Функция СЧЁТЕСЛИ считает количество заполненных ячеек в указанном диапазоне, соответствующих заданному условию. Формула функции: =СЧЁТЕСЛИ(диапазон_поиска;условие). Значение аргументов:

Как и в случае с СУММЕСЛИ, если нужно указать более 1 условия, применяется формула СЧЁТЕСЛИМН.

Digital-специалисты часто ограничены в тексте определенным количеством символов (например, в тайтле или в заголовке письма). Отдельно стоит сказать про ограничения по символам в рекламе Яндекс.Директ:

Подсчитать количество символов можно с помощью команды =ДЛСТР(диапазон_подсчета). С такой формулой считаются все символы, включая пробелы. В обоих заголовках и самом тексте объявления можно использовать до 15 символов (кавычки, точек, запятых, восклицательных знаков, точек с запятой и двоеточий) сверх допустимого числа символов. Чтобы Excel тоже их не учитывал, формулу придется немного усложнить: =ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ((ПОДСТАВИТЬ((ПОДСТАВИТЬ((ПОДСТАВИТЬ((ПОДСТАВИТЬ((ПОДСТАВИТЬ(номер_ячейки;»:»;»»));»;»;»»));»,»;»»));».»;»»));»!»;»»));»»»»;»»)).

Для наглядности можно сделать следующее. К столбцу с длиной символов примените фильтр Меньше или равно, а в качестве значения укажите максимально допустимую длину и задайте выделение цветом. Все строки, отвечающие условиям, будут сразу видны.

Кстати, сэкономить количество символов при указании стоимость поможет функция =РУБЛЬ(диапазон), которая подставит во все заданные ячейки знак «₽» вместо руб. или рублей.

Чтобы посмотреть, как фраза, например, заголовок письма, будет выглядеть на экране пользователя, используйте функцию:

=ЛЕВСИМВ(номер_строки;количество_знаков)

Значение аргументов:

Данные функции делают все буквы, соответственно, прописными или строчными. Синтаксис у них элементарный:

=ПРОПИСН(номер_ячейки)

=СТРОЧН(номер_ячейки)

Где номер ячейки – это то поле, с которым работает функция.

Если нужно перевести в верхний регистр первую букву в строчке, воспользуйтесь формулой =ЗАМЕНИТЬ(A1;1;1;ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(A1;1))). Нужно изменить регистр начальной буквы в нескольких строках? Не проблема, просто растяните формулу на нужный диапазон.

Функцию ПРОПНАЧ применяют, когда необходимо сделать первую букву каждого слова заглавной, а все остальные – строчными. Синтаксис тоже простой:

В заданном поле все первые буквы будут переведены в верхний регистр, а все остальные – в нижний. Это удобно при работе со списком ФИО клиентов и партнеров.

Можно создать и собственный стиль, для этого во вкладке Форматировать как таблицу выберите Создать стиль таблицы.

Еще один инструмент маркетолога, нужный для обобщения и анализа значительного объема информации – сводные таблицы. Они помогут группировать и фильтровать данные, распределять их между колонками и столбцами, анализировать различные параметры. Создать таблицу можно во вкладке Вставка:

Небольшие графики-спарклайны добавят наглядности. Чтобы создать такой элемент в ячейке таблицы, выберите вкладку Вставка, в панели быстрого доступа откройте нужный вид: график, гистограмму или выигрыш/проигрыш и задайте диапазон, в соответствии с которым спарклайн будет строиться.

Еще один инструмент, которым часто пользуются интернет-маркетологи, – диаграммы. Гораздо проще разбираться в цифрах, когда перед глазами находится наглядный график. Excel предлагает большое количество разновидностей:

Инструмент будет полезен при отчете – сразу понятен результат работы, без разбирательств в цифрах, а значит маркетолог сэкономит время и себе, и руководителю.

Конечно, сейчас речь пойдет не про Excel, а про таблицы Google, но эта функция маркетологу необходима для согласования с клиентами контента с изображениями: постов в соцсети, рекламных баннеров, товаров в каталоге и т. д.. Чтобы не согласовывать отдельно картинки и тексты, в которых клиент может запутаться, и не высылать отдельно по одному варианту, в Google Таблицах можно использовать функцию =IMAGE(ссылка;режим;высота;ширина). Последние три аргумента не обязательны.

Она сделает процесс согласования гораздо проще и понятнее – клиент сразу видит, к каким услугам, целевой аудитории относится баннер, а маркетологу не нужно его скачивать и занимать память компьютера.

Достаточно вставить ссылку на картинку, которую таблица воспринимает как текст. При необходимости размер можно изменить, просто увеличив или уменьшив ячейку; изображение уменьшится или увеличится пропорционально.

Изучайте возможности Excel и используйте их, чтобы расходовать время с умом. Программа поможет создавать отчеты, готовить объявления и выполнять другую рутинную работу. Конечно, статья не является полноценным разбором Excel, мы выбрали лишь самые интересные и нужные для интернет-маркетологов функции и фишки для подсчета символов, работы с текстами, поиска нужных элементов в диапазонах таблицы. Но от этого они не становятся менее полезными.