Как вести деловую переписку с заказчиком

Правила универсальные, подходят не только копирайтеру, но и СММщику, контентщику и даже дизайнеру.

1. Будьте четкими и лаконичными

Один из главных аспектов деловой переписки — это ясность. Избегайте чрезмерных подробностей, длинных предложений и ненужной информации.

Важно доносить суть быстро и без путаницы, так заказчик сразу поймет, что вы профессионально подходите к решению его вопросов. Излагайте мысли по существу. Используйте короткие абзацы для удобства чтения. Указывайте все важные детали, но не перегружайте письмо.

Пример: ❌ "Я бы хотел бы уточнить по поводу вашего запроса. В случае, если вам нужно больше информации по проекту, пожалуйста, не стесняйтесь писать мне, и я вам обязательно отвечу. Если что-то не так, дайте знать, я готов исправить любые ошибки."

✅ "Проект будет завершен в срок. Все задачи, указанные в ТЗ, выполнены. Ожидаю подтверждения с вашей стороны для начала следующего этапа."

2. Используйте профессиональный тон

Даже если вы и общаетесь с заказчиком в неформальной обстановке, важно соблюдать профессионализм в языке и тоне общения. Отклонение от норм может поставить под сомнение вашу компетентность.

Что важно: Избегайте жаргона и слишком простого языка. Уважительно относитесь к заказчику, даже если вы не согласны с его мнением.

Пример: ❌ "Не совсем понял, что вам нужно, но могу попробовать." ✅ "Я понимаю вашу просьбу, давайте уточним детали, чтобы результат полностью соответствовал вашим ожиданиям."

3. Не забывайте о грамматике и орфографии

Ошибки в переписке могут создать впечатление, что вы недостаточно внимательны к деталям, и это сказывается на вашем профессионализме.

Всегда проверяйте тексты перед отправкой. Что важно: Используйте правильную пунктуацию и грамматику. Избегайте опечаток, особенно в важных моментах.

Пример: ❌ "Задачи по проекту я не смогу выполнит в срок." ✅ "Задачи по проекту будут выполнены в срок."

4. Соблюдайте структуру письма

Правильная структура письма помогает воспринимать его легче и упрощает восприятие ключевых моментов. Важно, чтобы в письме была четкая логика, и заказчик мог быстро найти нужную информацию.

Что важно: Начинайте с приветствия и краткого вступления. Изложите основные моменты в пунктах. Завершайте письмо четким запросом или предложением.

Пример: Тема: Отчет по проекту №32 Выполнено: — Тексты готовы на 90%. — Ожидаю утверждения по последним правкам. Необходима ваша помощь: — Уточните, какой вариант заголовка вам подходит. Сроки: — Проект будет завершен через 3 дня.

5. Соблюдайте сроки ответа

Деловая переписка — это не только ваши сообщения, но и быстрота реакции. Ответы в течение 24 часов — это знак вашей организованности и уважения к времени заказчика. Задержки могут привести к недовольству и даже потере клиента.

Что важно: Ответьте на письмо как можно быстрее. Если не можете сразу ответить, напишите, что рассмотрите запрос в ближайшее время.

Пример: ❌ "Не могу ответить сразу, у меня нет времени, напишу позже." ✅ "Спасибо за письмо, я ознакомлюсь с ним и дам ответ в течение рабочего дня."

6. Вежливо уточняйте детали

Иногда заказчик не дает достаточно информации, и в таких случаях нужно вежливо уточнять, что вам необходимо для выполнения задачи. Правильное уточнение позволяет избежать ошибок и недоразумений.

Что важно: Формулируйте вопросы так, чтобы они не казались агрессивными. Уточняйте только важные моменты.

Пример:❌ "Ты мне не объяснил, что тебе нужно, давай быстрее!"✅ "Можете, пожалуйста, уточнить, какой именно стиль текста вы предпочитаете для этого проекта?"

В следующем посте разберу еще несколько ошибок.
А пока можете зайти в мой Телеграм-канал, почитать, как искать и находить работу даже без большого опыта.