{"id":4711,"title":"\u041f\u043e\u0434\u043a\u0430\u0441\u0442 \u043e\u0442 Mercedes-Benz \u043e \u0442\u0435\u0445\u043d\u043e\u043b\u043e\u0433\u0438\u044f\u0445 \u0441 \u0410\u043d\u0442\u043e\u043d\u043e\u043c \u041a\u043e\u043c\u043e\u043b\u043e\u0432\u044b\u043c","url":"\/redirect?component=advertising&id=4711&url=https:\/\/vc.ru\/promo\/263165-korotko-podkast-o-tehnologiyah-i-innovaciyah-ot-mercedes-benz&hash=c6f93899ff5e0c658ae71a18a81977a3309accf3b2bfd459f77ec74e37ef61d4","isPaidAndBannersEnabled":false}
Умная Логистика

«Я логист и ничего не успеваю»: как автоматизировать электронный документооборот в логистике предприятия

Рассказываем, как логисту транспортного отдела предприятия оптимизировать работу с документами и забыть про бесконечные переписки в мессенджерах и по электронной почте.

Кадр из фильма «Темные воды» Кинопоиск

Логист транспортного отдела каждый день загружен на 200%: времени стабильно мало.

Перечислим лишь 1/3 действий, которые выполняет логист для организации одной перевозки:

  • Собрать от отдела продаж или сбыта информацию по грузу, который нужно перевезти;
  • Сформировать заказ на перевозку;
  • Найти перевозчика и собрать документы на водителя;
  • Получить заявку от перевозчика;
  • Отправить уже подписанную заявку перевозчику;
  • Проверить корректность отправленной водителем ТТН в процессе перевозки;
  • Отследить получение оригиналов ТТН после разгрузки;
  • Получить бухгалтерские документы от перевозчика.

Только для одной.

Слишком много рутинных действий и бумажной волокиты. При этом на больших предприятиях объемы перевозок могут зашкаливать.

Такая нагрузка на работе не оставляет сил у логиста к концу дня.

Как обычно организован электронный документооборот в логистике

Логист тратит на заключение сделки на перевозку больше часа.

  • Сначала он собирает детали заказа от отдела продаж или сбыта — по электронной почте или с помощью телефонных звонков.
  • Затем он фиксирует полученные данные в заказе на перевозку и начинает искать транспортную компанию, которая повезет груз.
  • Когда машина найдена, ждет от перевозчика документы на водителя и транспортное средство — эти данные нужны для проверки надежности перевозчика. Чаще проверкой занимается служба безопасности.
  • Если с документами все в порядке, логист просит перевозчика отправить ему заявку — опять же по электронной почте или через мессенджеры.
  • Теперь заявку нужно: распечатать согласовать (и получить подпись и печать от директора) → сканировать отправить перевозчику.
  • Отлично, мы заключили сделку. Теперь задача — проверить корректность ТТН, которую водитель отправит на разгрузке через почту.

В среднем уходит час на один рейс. Логист потратит на работу с документами 1000 часов, если у предприятия 1000 перевозок в месяц.

И это мы не учли время на ожидание оригиналов ТТН и бухгалтерских документов от перевозчика. От двух недель до 1 месяца занимает выписка и отправка документов курьерской службой.

Половину описанных действий можно автоматизировать, если использовать специальные платформы для управления цепями поставок. Как именно автоматизировать — расскажем ниже.

Как логист транспортного отдела может сократить время на документооборот в 3 раза

Опишем на примере «Умной Логистики Cargo» — платформы для управления цепями поставок и проведения тендеров и аукционов на перевозки.

1. Специалист отдела продаж или отдела сбыта создает внутренний заказ в системе — просто заполняет поля формы. В среднем, это занимает 3 минуты.

Скриншот формы заказа «Умная Логистика Cargo»

Затем подключается логист транспортного отдела.

У него есть 2 варианта:

  • Передать этот заказ напрямую транспортной компании, если уже работал с ней ранее и уверен в надежности;
  • Опубликовать заказ в аукцион или тендер в специальной системе и разыграть заказ среди транспортных компаний — пользователей этой системы.

В «Умной Логистике» есть возможность создавать разные типы тендеров и аукционов и автоматически распределять объем груза между победителями — надежными пользователями системы.

Идем дальше.

Когда логист найдет перевозчика, последний отправляет ему заявку. В «Умной Логистике Cargo» заявку можно отправить с помощью SBT-обмена, уникальной технологии безопасного обмена документами внутри экосистемы.

Затем логист согласовывает документ. В «Умной Логистике» он просто нажимает «Отправить на согласование» в самой форме заказа, и согласующее лицо моментально получает push-уведомление.

Согласованную заявку логист отправляет перевозчику — опять же внутри системы. Никаких электронных почт или мессенджеров. При этом печать и подпись прикрепляются в заявку автоматически.

Кстати, в «Умной Логистике» документы на водителя так же автоматически прикрепляются из карточки водителя, уже созданной ранее.

К этим документам относятся:

  • водительское удостоверение,
  • паспорт,
  • доверенность на водителя,
  • путевой лист на водителя.

Та же история с документами на транспорт (ПТС, СТС, договор аренды машины). Они добавляются в заявку из карточки транспортного средства.

Полностью автоматизированный документооборот в перевозках: о возможностях «Совместных документов»

«Совместные документы» — специальный раздел в заявке на перевозку, реализованной в системе «Умная Логистика Cargo».

Эти документы видите вы и ваш перевозчик. Поэтому они «совместные».

Объясним, как это работает.

1. Когда перевозчик прикрепляет ТТН к заявке, у логиста транспортного отдела появляется этот документ в той же заявке — в разделе «Совместные документы».

2. Логист транспортного отдела предприятия может принять ТТН или отклонить, например, если в ней отсутствует печать грузополучателя.

Просто пропишите причину отклонения документа — перевозчик увидит ее и затем прикрепит актуальный файл.

Не нужно искать документ в электронной почте, чтобы соотносить информацию в ТТН с данными в заявке — все находится в одном месте. Вы исключаете лишние коммуникации.

3. Затем перевозчик выписывает одним нажатием счет, акт, счет-фактуру или УПД и эти документы автоматически добавляются в «Совместные документы».

Находите нужные документы за пару секунд

Ситуация: вам нужно найти документы по грузоперевозке, которая совершилась пару лет назад. Например, представитель налоговой проверяет перевозчика — представителю нужны документы по конкретной перевозке.

Что будете делать?

Вы идете в бухгалтерию — приходится отвлекать от срочных дел сразу несколько специалистов. Они лезут в архив и начинают проверять десятки коробок. Видят нужную — и начинают перебирать бумаги, чтобы найти документы по конкретной перевозке.

Драгоценное рабочее время сразу нескольких сотрудников потрачено.

А как можно поступить по-другому?

В «Умной Логистике Cargo» все документы хранятся в электронном виде и систематизированы: они всегда под рукой и не потеряются.

При возникновении спорных вопросов по документации вы быстро сможете найти нужную информацию по конкретной сделке — в «Журнале заявок». Просто укажите дату перевозки или фамилию водителя — и вы с помощью фильтров найдете нужную заявку, в которой сохранены документы.

Не нужно искать их среди писем на вашем почтовом ящике.

Кстати, это актуально и для службы безопасности вашей компании. Им не надо в одном месте искать данные по грузу, а в другом — искать документы по перевозке.

Получайте фотографии с погрузки автоматически

Другая ситуация: водитель приехал к грузополучателю.

Грузополучатель расписался в ТТН. Теперь водителю нужно сфотографировать ТТН и отправить логисту, чтобы он мог проверить документ на ошибки — например, в том ли месте стоит печать и подпись грузополучателя.

Это удобно сделать с помощью мобильного приложения «Умный Водитель»: скан-копии моментально передаются в карточку заявки, так как между приложением и «Умной Логистикой» есть интеграция.

Логист получает скан-копии ТТН прямо в заявке и может оперативно проверить их, чтобы исключить ошибки в документах.

Резюмируем: какими документами можно обмениваться с перевозчиками в экосистеме «Умная Логистика»

Если кратко: всеми документами, которые связаны с перевозкой груза.

Для заключения сделки

  • Заявка или договор-заявка;
  • Данные на водителя (водительское удостоверение, паспорт, путевой лист на водителя, доверенность на водителя);
  • Данные на транспортное средство (ПТС, СТС, договор аренды машины).

Во время перевозки

  • Претензия;
  • Благодарность перевозчику.

После перевозки

  • ТТН;
  • Путевые листы;
  • Экспедиторские расписки;
  • CMR;
  • Бухгалтерские документы (счет, акт, счет-фактура, УПД).

Скан-копии всех документов, которыми обмениваются пользователи «Умной Логистики», юридически значимы: их можно использовать в случае решения споров в суде или проверок налоговой.

Как логисты и директор по управлению цепями поставок Lesaffre — российского подразделения «Саф-Нева» — экономят время на обмен документами с перевозчиками

Процесс заключения договоров с транспортными компаниями стал быстрее и удобнее в компании «Саф-Нева», российском подразделении Lesaffre.

Директор по управлению цепями поставок «САФ-НЕВА» создает договоры в «Умной Логистике Cargo» и отправляет их контрагентам прямо из системы. К тому же, он всегда знает, на каком этапе согласования находится договор: он перемещается между специальными статусами.

Специальный «Отчет по возврату ТН» позволяет контролировать сроки возврата ТН: он показывает весь путь ТН по заявке — с момента разгрузки до оплаты за перевозку транспортной компании.

О том, как изменилась работа всех логистов компании «САФ-НЕВА» читайте здесь.

Время — ценный ресурс.

Уже сегодня вы можете автоматизировать документооборот для транспортной логистики вашего предприятия и освободиться от бумажной волокиты.

{ "author_name": "Умная Логистика", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 9, "likes": 6, "favorites": 12, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 152515, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Mon, 24 Aug 2020 16:17:18 +0300", "is_special": false }
0
9 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
3

Полезно? Уверен, да. Но интересно дождаться эксперимента с электронной ТТН))

Ответить
3

Полезно. В релиз попадают только те фичи, которые решают реальные задачи пользователей. Проверяем, фиксим при малейшей необходимости. 

Ждем новостей: https://vc.ru/transport/151831-mintrans-zapustit-cifrovuyu-platformu-dlya-avtoperevozok-ee-partnerami-mogut-stat-yandeks-sberbank-megafon

Ответить
1

Круто, если так! 👍

Ответить
3

А что в итоге с ЭЦП? Какого интегратора выберете?

Ответить
1

Решим ближе к делу. Благо есть из кого выбирать!

Ответить
2

Как передаете данные? С компа на комп? Приложения? Интеграции? Что есть внутри?

Ответить
0

Благодарим за интересные вопросы!

По порядку:

1. Пользователи экосистемы обмениваются заявками и бухгалтерскими документами с помощью SBT-обмена (Secure Bid Transfer — безопасный обмен заявками). Это наша уникальная разработка. Если интересно, почитайте: https://b2b-logist.com/support/trans/sbt-obmen

2. Внутри — сотни инструментов, которые позволяют управлять транспортной логистикой: аукционы, тендеры, таймслоты, бюджетирование, прогноз ставок и т.д. Здесь подробнее: https://b2b-logist.com/cargo

 

Ответить
0

Уже интегрированная система scargos.com имеет представителей в многих странах и представляет данные услуги. Она и является Smart Cargo System scargos.com.
Обе стороны мониторят грузоперевозки, чат двух участников, поделиться с грузом и прочие возможности 

Ответить
1

А расскажите-ка подробнее про другие страны и про партнеров их Кембриджского Университета:)

Ответить
Читать все 9 комментариев
31 июля завершается приём заявок в 1-й этап отбора программы B2C Future Solutions
Как успешно пройти испытательный срок?

Свершилось – вы получили работу мечты! Но впереди еще три месяца испытательного срока. Это время дается вам и работодателю, чтобы определиться, насколько вы друг другу подходите. Как использовать это время с максимальной для себя пользой? Рассказывает главный специалист отдела подбора персонала Ольга Шабалина. Как всегда, упаковали полезные…

Что общего между сплавом по горной реке и инвестициями в акции компаний?

Для безопасного сплава по горной реке нужно обладать навыком видеть небольшой камень впереди таким, какой он есть на самом деле — вершиной огромного валуна под поверхностью воды. Инвесторы также должны замечать потенциальные опасности на жизненном пути принадлежащих им компаний.

Как малому бизнесу понять свою «зону смерти»

Риск-менеджмент традиционно считается уделом крупных компаний. Кроме них просчитывают риски разве что стартапы, и те по требованию инвесторов. Малый и средний бизнес (МСБ) работает без подобной аналитики — ему не до этого. Предпринимателей можно понять, когда ты поднимаешься с нуля или масштабируешь проект, мысль идет в векторе достижения…

Как подготовиться к жизни без cookies: рекомендации маркетологам

О технологии Federated Learning of Cohorts (FLoC), которая заменит cookies, Google объявил еще в начале года. Недавно компания анонсировала перенос запуска технологии на 2023 год, и теперь у рынка интернет-маркетинга есть 2 года, чтобы найти альтернативу работе с данными. Как выглядит ситуация сейчас и что делать маркетологам — в обзоре от AiData.

Как превратить юристов из бюрократов в опору компании

Бывает, что корпоративные юристы — люди, которые не показываются из кабинета и иногда вставляют палки в колёса другим отделам. Но в «Фоксфорде» они сами ходят к бизнес-заказчикам и предлагают идеи. Юрист онлайн-школы «Фоксфорд» Катя Кулакова рассказывает, как работает юридический отдел, который живёт интересами компании.

Катя Кулакова, юрист онлайн-школы "Фоксфорд"
Придумал ТВ на спинках кресел и электронные системы бронирования: это «главный новатор авиарынка» Дэвид Нилеман Статьи редакции

За 30 лет он успел основать пять авиакомпаний, одну из которых запустил в пандемию, несколько раз прогорел и даже был уволен из собственной фирмы. В 2021 году он развивает Breeze, лоукостера с высококлассным обслуживанием, а как он это делает — в пересказе Inc.

Дэвид Нилеман Business Insider
Мошенники развели 22-летнюю девушку на 700 тысяч рублей. Чем мы можем помочь и чему научиться?

Многие, я думаю, видели, не так давно выпущенную статью о том, как мошенники под видом сотрудников банков и прокуратуры обманули сестру автора на 700 тысяч рублей. Вот, если что, ссылка на неё:

Я задолбался искать один и тот же запрос в Яндекс и Google и создал Мультипоиск

Теперь можно искать в разных поисковиках в 1 клик

«Участвовали банки из топ-30»: The Bell рассказал о финансовой системе нелегальных онлайн-казино и букмекеров в России Статьи редакции

Кто участвовал в финансовой цепочке, какими способами выводили деньги и как власти планируют регулировать рынок — в материале.

null