Как провести стратегическую сессию? Идеи на 2025 год

Несколько лет назад к нам обратилась достаточно крупная (более 1000 чел) компания с запросом на проведение стратегической сессии. «Но только чтобы не получилось, как раньше!» — настойчиво требовал руководитель. У них был крайне негативный опыт — они два раза собирались командой топов и оба раза вынуждены были прерывать страт. сессию на половине пути. Кто-то вставал и говорил «хватит ерундой заниматься, пойдем лучше поработаем». В результате, за термином «страт. сессия» в компании закрепилось четкая ассоциация с чем-то бесполезным.

Мы детально разобрали ситуацию, выяснили, что основными причинами провалов были 3 фактора:

Это достаточно популярные проблемы на стратегических сессиях, хотя и не единственные. Страт. сессия — это мощнейший инструмент развития бизнеса, но в процессе ее проведения многое может пойти не так, как надо.

Меня зовут Максим Поклонский, в этой статье я разберу подробно, как подготовить и провести стратегическую сессию. Опираюсь на опыт нашей команды - а мы провели уже 250+ стратегических сессий в 60+ разных секторах бизнеса (от детских игрушек в СНГ до интерактивных экранов, продаваемых глобально) .

Стратегическая сессия — это формат групповой работы с участием ключевых руководителей и специалистов компании, направленный на разработку среднесрочного (1 год) и/или долгосрочного (раньше на 3-5 лет, а в наше время уже 2 года считается долгосрочным горизонтом) плана развития организации.

Стратегическую сессию делают в начале очередного цикла стратегического планирования (сейчас у большинства компаний он составляет 1 год) . Те, у кого поставлено бюджетирование, стараются провести страт. сессию за пару месяцев до финализации бюджетов. Поэтому, большинство стратегических сессий мы проводим в ноябре-декабре. При этом, сейчас мы наблюдаем рост числа запросов на проведение страт. сессий в течение всего года. Это в большой степени связано с более частым чередованием кризисных циклов.

Стратегическая сессия особенно актуальна, если компании попала в условия неопределенности: резко меняется рынок (целевой покупатель и его поведение), условия ведения бизнеса (санкции, приход сильного конкурента, устаревание бизнес-модели,…) .

Мы подготовили для вас описания и примеры 68 бизнес-моделей. Этот материал позволит вам лучше понять, какие бизнес-модели существуют и какие из них вы сможете применить в своем бизнесе уже сейчас, чтобы повысить доходность своего бизнеса.

Составляющие стратегической сессии:

У стратсессии три плоскости: стратегическая, коммуникационная и обучающая.

Главная цель стратегической сессии: силами управленческой команды выбрать новое направление развития, определить набор стратегических проектов. Мне нравится метафора, что страт. сессия — это как поворот руля на большом корабле — не сразу, но через некоторое время он поменяет курс.

Дополнительные цели: актуализировать понимание рынка и своей позиции на нем, «продать» команде необходимость проведения изменений, объединить команду вокруг Большой цели и согласовать эту цель с сотрудниками, сделать менеджеров причастными к принятым стратегическим решениям (если человек был участником процесса выработки решения, его вовлеченность в реализацию такого решения сильно выше).

Скачайте список 27 целевых результатов стратегической сессии — для принятия решения, надо ли проводить. И если надо, то точно постановить задачу подрядчику.

Нужна ли вашей компании страт. сессия? Здесь собрали основные сомнения.

Перед сессией надо заранее подготовить аналитические данные. Команда не должна терять время на сессии ни на поиск данных, ни на их обработку и проверку. Аналитика, по нашему опыту, — это мощнейший источник новых идей, ресурс для появления энергии, мотивации команды на изменения.

Если не подготовить достаточный объем интересной аналитики, то на стратегической сессии вы получите:

Посмотрите кейсы по проведению стратегических сессий

Пока писал этот раздел, не мог отделаться от мысли, что он похож на брошюру "Как построить дом своими силами")). Архитектуру стратегического проекта (как проекта дома вашей мечты) лучше всего поручить тем, кто занимается этим профессионально. Например, нам). 17 лет опыта в проведении сессий и 250+ стратегических проектов — даром не проходят. Заходите , проконсультируем, как вам решить вашу стратегическую задачу. Но если все же хотите разобраться в алгоритме сами, читайте дальше.

По нашему опыту, на стадии подготовки к страт. сессии надо пройти 5 обязательных этапов.

1. Прежде всего подготовить карту “умной аналитики”. Это такой набор данных о рынке, клиентах, конкурентах, о самой компании. Это, как минимум, 7-10 аналитик, которые:

Все методологии для сбора аналитики мы готовим с учетом специфики бизнеса клиента. Например, при проведении интервью важно задать правильные глубокие вопросы, вскрывающие боли клиента и недооцененные возможности. А при анализе данных продаж надо посмотреть на разные срезы (по клиентским сегментам, каналам, конфигурациям продукт-сервис) , проанализировать, какие факторы влияют на рост и доходность.

Если вы готовите стратегическую сессию самостоятельно, то это не повод остаться без аналитики. Ниже в статье вы найдете ответ на вопрос "Какой минимальный набор аналитики необходим?".

2. Затем, когда карта аналитик и методики готовы, мы собираем аналитические данные. Это может делать команда, если внутри достаточно ресурса и компетенции. Часть данных, требующих узкой экспертизы, могут собирать внешние аналитики и эксперты.

Оптимальная конфигурация: консультанты проводят обучение (например, по технике проведения интервью с Клиентом), а сбор данных (проведение самих интервью) распределяется среди клиенто-контактирующих сотрудников. Наш опыт показывает, что чем больше данных собрала команда, тем лучше она погрузилась в текущую ситуацию на своем рынке. Тем меньше проблем во время страт.сессии — уже нельзя обесценить аналитику: "что вы тут нам подготовили? мы с этими цифрами не согласны". Но при этом, важно, чтобы для большинство участников увидело аналитику впервые только на сессии. Это дает эффект любопытства и новизны, рождает креативную энергию.

3. Следующий этап — верификация данных. Нет ничего хуже, чем споры в достоверности данных. Они уведут участников далеко от цели страт. сессии, создадут неуверенность в принятых решениях. Поэтому мы рекомендуем, чтобы среди участников страт. сессии обязательно были те, кто готовил аналитики. При возникновении сомнений они объяснят, из каких источников взята информация, подтвердят ее достоверность. Поэтому, чем больше данных будет собрано силами команды Клиента, тем лучше. Но, понятно, что в тех областях, где команда Клиента некомпетентна (например, интернет-аудит или глубокий анализ бизнес-процессов), надо подключать внешних экспертов.

4. Вся аналитика, подготовленная к стратегической сессии должна быть хорошо визуализирована (минимум воды, наглядные графики, цветовые триггеры) . Информацию менеджеры должны считывать моментально. Долгое ковыряние в простынях цифр убивает творческую энергию. Да и то, что 15-20 ключевых людей компании оторваны от работы, — делает это время очень дорогим.

5. Когда все данные готовы, мы готовим итоговую архитектуру стратегической сессии (первый набросок архитектуры делается на старте, он диктует состав карты аналитик). Архитектура включает набор блоков, примерный тайминг каждого, разделение стратегических дискуссий по малым группам. Последовательность работы с аналитикой должна учитывать нюансы восприятия и естественные биологические циклы. В начале дня лучше запланировать работу с творческими заданиями, с soft данными. Когда команда раскачалась, можно подбросить цифры и тренды, для глубокого анализа. Перед обедом и конце рабочего дня, когда участники устали, хорошо сработают групповые упражнения, острая дискуссия повышает уровень вовлеченности и энергии. Кофе-паузы и обеды лучше сделать с плавающим временем старта - есть моменты в процессе мозгового штурма, когда людей категорически нельзя прерывать.

Пример архитектуры подготовки и проведения стратегической сессии.

Да, можно, но есть высокий риск получить слабое разнообразие идей. По сути, участники будут работать только с тем, что уже есть в их головах. Такие сессии могут быть продуктивны для клиенто-контактирующих сотрудников (продавцов, сервиса, передней линии) . У них уже есть достаточный объем опыта, можно выгружать и переваривать его прямо во время сессии. Для топ-менеджеров, которые часто отрываются от рынка, от Клиента, проводить страт. сессию без аналитики опасно. Скорее всего, мы будем весь день полоскать одно и то же белье. И, в итоге, получим те же решения, которые уже доминировали в организации до мероприятия.

Категорически не рекомендуем делать сессию без аналитики, если в управленческой команде слабо развито стратегическое и абстрактное мышление, у топов нет helicopter view. Вы получите нудное обсуждение мелких проблем, аналог производственного совещания.

Наш опыт показывает, что стоит подготовить, как минимум, два блока данных:

Как найти правильную проблему для стратегической сессии?

За одну стратегическую сессию не получится решить все. Есть риск распылиться, и тогда ни одна проблема не будет достаточно проработана. Чтобы понять, на чем фокусироваться, нужно сформулировать список стратегических вопросов.

Стратегические вопросы — это самые важные вопросы (области, факторы, ...), влияющие на положение компании на рынке в ближайшие годы. Мы ищем крупные, верхнеуровневые вопросы, на которые у нас сейчас нет четких, хорошо работающих ответов. Часто стратегические вопросы связаны со стратегическим управлением и вызовами, которые несет конкуренция, изменения потребительских трендов, внешняя среда.

Как может быть сформулирован стратегический вопрос?

Есть три направления стратегических сессий — развитие компании, решение существующей проблемы и обсуждение отраслевых тенденций и роли компании на меняющемся рынке:

При подготовке страт. сессий мы чаще других встречаем такие стратегические вопросы.

Хотим предостеречь вас от попыток найти свой стратегический вопрос среди чужих шаблонов! Ваш вопрос надо искать там, где именно вы бьетесь словно муха о стекло, не понимая чего-то важного. Лично мы ищем их на старте каждого стратегического проекта, в рамках серии интервью с управленческой командой.

Мы проанализировали карты аналитик, которые мы использовали при подготовке последних страт. сессий 2021-2022 года. Вот ТОП-5 самых популярных аналитик, которые повторялись из одной страт сессии в другую:

Посмотрите фрагмент тренинга команде Клиента по проведению интервью с B2B клиентами.

Больше примеров умной аналитики можно найти в описании нашей самой популярной услуги: «Разработка бизнес-стратегии»

Кстати, у нас есть Telegram-канал. Мы там пишем о ключевых факторах успеха (КФУ), проявлениях правила Парето (20 на 80), на базе своих наблюдений и проектов развития бизнеса. Вот несколько статей для иллюстрации:

- Как провести исследование рынка за час?

- Нужна ли компании миссия?

- Когда надо менять бизнес-модель?

- Есть ли универсальные факторы успеха в бизнесе?

- 5 областей для поиска прорывной стратегии

Безусловно, структуру каждой сессии надо планировать индивидуально, исходя из ее целей и задач, состава участников, уровня их готовности,.. Ниже приводим типовую структуру, она подойдет для большинства случаев. Кофе-паузы и другие орг. вопросы опускаем, здесь только смысловые блоки работы с командой на страт. сессии:

Если хотите обсудить структуру вашей стратегической сессии — свяжитесь с нами!

Нужен ли собственник(и) на стратегической сессии? Мы считаем, присутствие собственников необходимо. Исключение может быть одно — когда основатель уже не участвует в операционной работе компании. Но присутствие на страт. сессии активного собственника всегда повышает статус мероприятия, добавляет ответственности у команды. Вот что необязательно, так это включать собственника в какую-то мини-группу на этапе мозгового штурма. Это может помешать людям высказаться и проявить себя.

В большинстве случаев стратегическую сессию надо проводить с участием ключевых сотрудников — тех 20% людей, которые по правилу Парето отвечают за 80% результатов в компании. Оптимальное количество — от 7 до 20 человек. В нашем опыте были стратегические сессии и на 30, и на 60 человек. В таких случаях тщательная подготовка сессии становится ключевым фактором успеха. Надо заранее оценить риски, хорошо подготовить модераторов мини-групп из числа авторитетных участников, сделать детальные инструкции для команд.

Модератора вашей сессии можно найти среди сотрудников — им может быть HR (у них, как правило есть опыт публичных выступлений и проведения тренингов) или кто-то из топов. Но наша рекомендация - использовать внутреннего модератора, только если вы сильно ограничены в бюджете. Как правило, это снижает эффективность сессии.

Если модератор не гендир или собственник, ему не хватит авторитета. А если он лидер, то ему будет полезнее принять участие в мозговых штурмах, генерировать и отбирать идеи вместе с командой. Или поработать свободным со-модератором (в случае, если есть риск излишнего влияния на работу мини-групп). Поэтому мы рекомендуем вам брать внешнего неангажированного модератора (фасилитатора). Кроме всего прочего, вы получите привнесенный извне опыт, и это увеличивает шанс найти прорывные стратегические решения.

В любом случае, какой бы вы ни выбрали вариант - внешний или внутренний, ведущий стратегической сессии обязан быть профессионалом в своем деле. Эта работа требует большого объема накопленного опыта в фасилитации групп.

Чем отличается модератор от фасилитатора?

Ведущего стратегической сессии называют модератором или фасилитатором, между этими ролями есть важные отличия.

Посмотрите кейсы по разработке стратегии

Ведущий страт. сессии должен умело управлять групповой работой и гибко переключаться между разными ролями: модератор, фасилитатор, тренер, консультант, эксперт, медиатор - две первые роли - ключевые.

Модератор — это специалист, который проводит управленческую команду через этапы стратегической сессии, решая поставленные перед сессией цели. Это своего рода проводник группы управленцев в темному лесу, его цель — вывести команду к свету, к выработке новых идей развития, к коллегиальному принятию важных решений.

Фасилитатор — это очень похожая роль, но с более мягкими формами работы. Фасилитатор дает команде гораздо больше свободы на выбор пути. Архитектура сессии (этапы их результаты) прописываются только рамочно. Чем профессиональнее ваша команда в стратегировании, тем больше в работе ведущего будет фасилитации, а не модерации.

Более подробно разница между этими двумя ролями описана в таблице выше.

Ряд наших клиентов (те, что пришли не по рекомендации, а из Интернет) проводят тендер по выбору подрядчика. Мы подготовили для вас Excel-табличку для помощи в выборе подрядчика для проведения страт. сессии. Скачивайте по ссылке.

Мы рекомендуем придерживаться ряда правил — это позволит провести вашу стратегическую сессию максимально эффективно:

Эта статья на 100% основана на опыте проектов, сделанных для наших уважаемых Клиентов. Именно их (порой очень непростые) задачи помогли нам сформировать стройную методологию проведения стратегических сессий. И она вышла хорошо адаптируемой для компаний, работающих в разных нишах и бизнес-моделях.

Читайте дальше! Это еще не все 🙂

Один из немногих случаев работы с консалтинговыми структурами, когда результат полностью соответствовал ожиданиям! Консультанту удалось сплотить и увлечь коллектив компании, выделить из коллектива компетентную рабочую группу, которая смогла генерировать практические идеи для разработки стратегии развития компании.

Разобрались в бизнес-модели и выбрали по какой идём, сформировали портфель продуктов, начали активно работать по маркетингу и продажам, запустили пилотный проект на новом рынке. Спасибо за очень полезный для нас интернет-аудит, пользуемся активно сейчас. Динамичная и полезная страт. сессия, в предвкушении реализации 🙂 Нравится, что у вашей команды разный опыт, вы с разных сторон смотрите на ситуацию. Понятные сопроводительные документы — шаблоны для сбора аналитик и т. д.

Больше отзывов

Что может пойти не так? Многое!) Вот перечень самых важных рисков, реакцию на которые вам необходимо продумать заранее.

Все эти риски не должны стать серьезной помехой для проведения страт. сессии, если вы правильно выберите модератора и хорошо подготовитесь.

Оффлайн формат всегда предпочтительнее. Эффективность мозговых штурмов и дискуссий в онлайне снижается, иногда в разы. Возникает сильная зависимость от качества интернет связи и технических устройств (камеры, микрофоны). Сильно страдают soft элементы коммуникации: эмпатия, чувство локтя, мимика, интонация — все это тяжелее считывать, не находясь рядом с человеком. В онлайне гораздо проще «выключиться», заняться посторонними делами. А нам нужна максимально возможная вовлеченность всех участников.

Но, если есть такая возможность, стратегическую сессию всегда лучше проводить в оффлайн формате.

Кейс. В самый разгар эпидемии Сovid мы организовывали страт. сессию для крупной дистрибьюторской компании в онлайн формате. В Zoom собрались 27 участников, каждый подключался из дома. Чтобы снять риски, мы детально прописали инструкции по работе мини-групп, осознанно выбрали модераторов групп, заранее сделали им тренинг.

В каждой группе одним из участников была наша команда, с подключением на отдельном ноутбуке. Это позволило нам незримо нон-стоп контролировать дискуссию в каждой группе, оперативно подключаться при появлении затруднений. По результатам сессии было сгенерировано 300+ сильных идей роста, достигнуты все поставленные перед сессией цели.

Больше кейсов по разработке стратегии

Наш опыт говорит, есть целый ряд неочевидных ошибок. Не надо их повторять, если хотите достичь максимального эффекта от сессии:

Чек-лист по проведению стратегической сессии

Мы подготовили для вас инструкцию для постановки и достижения целей по методологии OKR. Она позволит вам сделать процесс достижения поставленной цели быстрым, контролируемым и управляемым и достигать прорывных результатов.

В конце стратегической сессии мы должны получить целевой результат, ради которого собрались. Чаще всего, по нашему опыту, Клиенты хотят получить по итогам сессии:

Дорожная карта (Action-план) по реализации стратегии

Самое важное после окончания сессии — быстро перейти к реализации ее решений. Типичная ошибка — команда была очень вдохновлена на мероприятии, но с понедельника все снова погружаются в операционку, руководство не выделяет достаточно внимания и ресурсов для реализации стратегических проектов. Все эффекты сессии уходят в песок, а термин «стратегическая сессия» становится в команде синонимом пустой болтовни, потери времени.

Для повышения качества реализации стратегии почитайте статью «Как реализовать стратегию развития бизнеса: подводные камни»

Execution (исполнение) — это ключевой фактор успеха в реализации стратегии. Плохую идею можно улучшить в рамках настойчивой реализации. А самую лучшую стратегию можно слить в бездействии и забалтывании, в формальном выполнении.

Чтобы понять, нужна ли вам внешняя помощь в реализации стратегии, пройдитесь по этому чек-листу.

Если по нескольким пунктам из этого списка ваш ответ «Нет», то лучше поискать консультанта или внешнего проект-менеджера для помощи в реализации вашей стратегии. С ним вы повысите качество реализации проектов развития. Но, главное, будете двигаться быстрее! А скорость при проведении изменений критически важна. Медленный темп расхолаживает, снижает мотивацию команды. Возникает риск того, что стратегия потеряет актуальность, рынок поменяется, конкуренты реализуют свои стратегии быстрее.

Мы уточним целевые результаты, подготовим предложение. Наш опыт разработки стратегий в 60+ различных секторах и отраслях позволит разработать оптимальное решение под ваши цели и задачи.