Удаленный офис как инсайт непростой весны 2020-го

Во время первой волны пандемии COVID-19 многие руководители бизнесов и сотрудники компаний, с одной стороны, были шокированы новой действительностью, а с другой, не до конца осознавали серьезность изменений. Во-первых, многим тогда еще казалось, что скоро все вернется на круги своя и станет, «как было» (теперь мы уже знаем, что реальность изменилась раз и навсегда). Во-вторых, часть людей недооценивали трудности, которые поджидают простых смертных при совмещении работы и дома. Со временем выяснилось, что работать дистанционно — не такое уж простое дело и связано с рядом трудностей.

Но были весной 2020 года и совершенно новые, ранее не изведанные проблемы, связанные с режимом самоизоляции и дистанционной работой. Как команда веб-сервиса для бизнес-фасилитации, проведения вебинаров и конференций мы выделили для себя следующие ключевые ощущения от рабочего процесса на гребне первой волны пандемии:

Для оперативного решения актуальных проблем и постоянной связи друг с другом поначалу мы наплодили чудовищное количество чатов в разных мессенджерах. Это оказалось неэффективным: найти постфактум что-то важное в многочасовой переписке — часто непростая задача.

К лету в вашем сервисе был готов долгожданный видеочат. Пока тестировали его работу, вдруг осознали, насколько нам самим удобно использовать функционал сервиса для организации удаленной работы. Технически в TELLSY можно создать несколько переговорных или личный кабинет со множеством отдельных задач и переговорных для каждой из них. Можно в любой момент возвращаться к нужной задаче, собирать все предложения в одном месте, а также проводить голосования, опросы и устраивать мозговые штурмы.

А так как видеочат не ограничен по времени, то, однажды собравшись в нем в начале карантина, мы просто решили больше не расходиться. И это оказалось достойной в текущих условиях имитацией офисной работы в одном помещении: с одной стороны, можно отключить камеру и микрофон, чтобы никому не мешать, а с другой, если твой микрофон оказывается включен, то все прекрасно слышат именно тебя, а не некий посторонний шум (что было бы идеальным для реального офиса, но увы).

Когда выпадаешь из единого инфопространства, сразу начинаешь представлять себе ужасы: ты один-единственный трудишься, пока остальные дома бьют баклуши. Особенно этот страх периодически одолевает, разумеется, руководителей, которым для поддержания адекватной связи с сотрудниками можно порекомендовать созваниваться со своей командой хотя бы раз в неделю. Во время весеннего карантина tellsy неплохо справился с организацией индивидуальных и коллективных видеовстреч — особенно если веб-приложение уже использовалось, как в нашем случае, в качестве удаленного офиса, и конференции не требовали установки дополнительных программ и приложений.

Планирование — наше все во время удаленной работы. Благо сегодня есть много сервисов (вроде Trello, Basecamp и т. д.), позволяющих организовать рабочий процесс, разбить задачи на подзадачи, раздать всем задания и обозначить дедлайны. Составить план можно и непосредственно в приложении tellsy.

Организация рабочего места на удаленке — не роскошь, а насущная необходимость. Не всегда домочадцы понимают, что работа из дома — тоже самая настоящая работа, а если удается создать отдельное пространство, то это становится как минимум более очевидным. Идеально, если можно не сидеть с ноутбуком на кухне, а есть комната, которую можно переоборудовать под домашний офис. Ну, и удобное кресло еще никому не навредило.

На удаленке возможны перегибы. Кто-то начинает работу в пижаме, растянувшись на диване, а потом судорожно пытается привести себя в порядок перед видеоконференцией. А кто-то из-за отсутствия «смены декораций» никак не может остановиться и перестать думать о рабочих делах даже вечером или ночью.

Поэтому на удаленке жизненно важно не только вовремя начинать работу, но и заканчивать ее по своему обычному графику. Это лучшая профилактика выгорания — наряду с правилом не переписываться по рабочим вопросам по вечерам и в выходные.

И обязательно нужно устраивать себе перерывы. Дома нет того самого коллеги, который позовет на обед или принесет кофе. Здесь нужно брать ситуацию в собственные руки.

Удаленный офис — тренд года

Все проблемы, которые мы обозначили (впрочем, наверняка вам есть, что добавить), вполне решаемы. И, как всегда, нет худа без добра: если бы не коронавирус с его ограничениями, возможно, мы никогда не узнали бы, что наш собственный сервис можно использовать в качестве удаленного офиса.

И вряд ли тенденция к созданию гибридных офисов так быстро развилась бы, если бы не COVID-19. Это смежное понятие, комбинирующее подходы традиционной организации рабочего процесса с работой части сотрудников на удаленке. Об этом тренде много говорили на конференции «Гибридный офис: формат работы будущего», организованной основателем Ольгой Филатовой (People Innovations) и Олегом Замышляевым (Mozlab и tellsy). Несмотря на то, что пандемия когда нибудь-закончится, гибридный и удаленный офисы останутся с нами навсегда. Желаем вам отыскать свой способ организации рабочего процесса в это непростое время!