Как устроены основные инструменты для управления задачами проекта и почему их недостаточно?

Давайте немного поговорим об управлении задачами внутри проекта. Мы отобрали три инструмента, которые помогают это делать. У каждого из них есть своя сфера применения и ограничения. Рассказываем, как их эффективно использовать и комбинировать друг с другом.

В управлении проектам существует как бы два уровня задач — назовем их условно стратегическим и оперативным. Например, та же разработка софта.

• На стратегическом уровне проходит планирование сроков и бюджетов проекта.
• На оперативном уровне проходит взаимодействие внутри команды проекта.

При этом связь между этими двумя уровнями крайне желательна, но на деле встречается крайне редко. Есть еще совершенно отдельная история под названием управление задачами в рамках бизнес-процесса.

Чем же принципиально отличаются инструменты для управления задачами, проектами и процессами?

Чем же принципиально отличаются инструменты для управления задачами, проектами и процессами?

• Таск-трекеры — управляют жизненным циклом задачи без учета контекста ее возникновения. Такой инструмент подойдет небольшой команде из 8–10 человек, у которой есть один руководитель, при этом большинство задач внутри коллектива можно выполнить параллельно.
• Диаграмма Ганта — управляет жизненным циклом группы взаимосвязанных задач. Одни из них идут параллельно друг-другу, другие связаны в рамках линейной последовательности, но в целом это именно группа. Выкинув хотя бы одну группу задач из проекта, его нельзя будет довести до конца.
• Воркфлоу — управляют жестко связанной последовательностью задач. Процессы существуют там, где важно передать «эстафетную палочку» от одного человека к другому на пути к общей цели. Последовательность задач внутри процесса не линейна, а скорее напоминает детскую игру в змеи и лестницы. Самый простой пример — согласование договора.

Отметим, что воркфлоу часто входят в состав BPMS или являются частью модуля ERP. Многие таск-трекеры предлагают нечто похожее на диаграммы Ганта. Просто всех этих часто половинчатых решений недостаточно для полноценной автоматизации проектной деятельности. Давайте посмотрим более предметно, почему это именно так?

Таск-трекеры нужны руководителям, чтобы распределять задачи внутри небольшой команды. Не случайно большинство таск-трекеров используют канбан-доски, которые были разработаны компанией Toyota для повышения личной эффективности мастеров участка. Принципиальная особенность таск-трекеров заключается в том, что пользователь может по желанию назначать задачи на другого пользователя.

Однако таск-трекеры плохо подходят для управления проектами. Если попытаться в таск-трекере спланировать проект, например, строительства стадиона, то задач будет слишком много. В таком виде проект будет неуправляемым с точки зрения контроля сроков, бюджетов, зон ответственности и т.д. Нужны более высокоуровневые инструменты планирования.

Задача проекта — это, по-существу, транзакция, то есть линейное превращение ресурсов (денег, времени, навыков, знаний, технологий) в результат.

Задачи проекта имеют логические связи, которые хорошо отражает диаграмма Ганта. Не зря она стала одним из самых популярных инструментов проектного управления. На ней хорошо видно, как соотносятся во времени друг с другом задачи, вехи и этапы. Кстати говоря, в проектном управлении задачи принято называть работами.

Допустим у нас есть работа внутри проекта «закупка оборудования».

• Закупку оборудования можно представить в виде линейной последовательности задач: поиск поставщика, оценка поставщика, проведение конкурса, заключение контракта и т.д.
• Где-то в середине этого процесса уже можно искать персонал и заключать контракты с кадровым агентствами.

Эти работы можно разложить на задачи, которыми можно управлять в том же таск-трекере. С точки зрения ресурсного планирования, такая декомпозиция абсолютно ничего не дает, но вот с операционной точки зрения — полезна уже тем, что делает структуру проекта более прозрачной для исполнителей. Кроме того, декомпозиция на отдельные задачи позволяет объективно отслеживать процент выполнения работ.

Проекты не существуют в вакууме. Вокруг них выстроены «специальные» и «неспециальные» процессы.

• Неспецифические процессы — это процессы инициации проекта, планирования, закрытия, согласования договоров и т.д. То есть те процессы, которые есть в любой компании.
• Специальные процессы — это процессы, которые делают компанию особенной: составляют основу ее отраслевой специфики, создают конкурентные преимущества и т.д.

Например, с какими специальными процессами работает Timetta? Это учет рабочего времени и планирование ресурсов. То есть это те процессы, которые критически важны для оценки рентабельности проектов внутри сектора профессиональных услуг.

У процессов также есть собственная структура задач, которая предполагает ветвление, основанное на бизнес-правилах. Например, бизнес-правила определяют, по какому пути должен пойти процесс, если документ не был согласован. За сам маршрут движения от задачи к задаче отвечает воркфлоу, или, как этот элемент называется в BPM-системах, диаграммы бизнес-процессов.

Задачами внутри проекта тоже нужно управлять, для этого созданы отдельные инструменты: уведомления, формы, таблицы, статусы, бизнес-правила, тот же воркфлоу и т.д.

Для комфортного управления задачами проекта желательно иметь все три инструмента: таск-трекер, средства управления работами и процессами. Тут можно пойти тремя путями:

• Создать свое решение. Самый трудоемкий путь, и не сказать, что результат того стоит. Позволить себе собственную разработку может не так уж много компаний. Любая разработка ПО — это годы затраченных усилий, и тут дело даже не в том, что нужны навыки программирования, в конечном счете язык программирования — это просто язык, который может выучить каждый. Нет, нужна еще экспертиза и методология — без них разработка будет идти очень долго даже при значительных вложениях.
• Интеграция. Режим средней сложности. Специализированные решения для управления задачами, проектами и процессами по отдельности обладают отличной функциональностью, а если их еще и объединить на базе ERP, то будет просто замечательно. Беда только в том, что чем больше интеграций, тем сложнее их реализовать и поддерживать. Например, при обновлении той же ERP возможна ситуация, когда все интеграции придется настраивать заново. Кроме того, придется содержать на балансе весь этот знаменитый «зоопарк систем».
• Взять готовое решение. Самый оптимальный вариант с точки зрения вложения, поскольку на рынке есть огромное количество решений по управлению проектами, в которых есть и таск-трекер, и воркфлоу, и диаграмма Ганта, и все остальное. Только здесь важно учитывать специфику самого решения. Одни из них заточены под продажи, другие — под разработку ПО, третьи, как Timetta, отлично подходят компаниям в сфере аудита и консалтинга. Одним словом, важна именно целостность, а не наличие разных функций в одной коробке.

По какому из этих путей пойти — тема для отдельной статьи. Наша же цель была рассказать о том, как устроено управления задачами проекта в современных ИТ-решениях и как их комбинировать.