В погоне за удовлетворенностью клиента мы часто сталкиваемся с вопросом - как понять, насколько проектная деятельность влияет на клиента? Как оценить успешность и влияние того или иного проекта на клиента? Как автоматизировать основные процессы на проекте (например, согласования сметы и ТЗ) и улучшить качество проектов, которые проходят через нас? Как найти правильные ответы на эти вопросы и как оценить проект, рассказывает руководитель проектного офиса Kodix Automotive Даниил Ерофалов.
Чтобы измерять качество реализуемых нами проектов и оценивать менеджмент, мы ввели метрику “успешность проекта”. Оценка успешности - завершающий этап, стартующий после сдачи проекта клиенту и выставления счетов. Далее поделюсь нашей методикой.
В общем о методике расчета
Прежде всего, чтобы оценить успешность проекта, необходимо составить чек-лист критериев успешности. В основу нашего чек-листа ложатся 3 блока:
- инициация проекта
- исполнение проекта
- завершение проекта
Блоки содержат 5 этапов оценки по пятибалльной шкале: за каждый блок можно получить 25 баллов, а максимальное количество баллов, которое можно получить за весь проект =75.
Для удобства расчетов у нас есть Калькулятор качества, представляющий собой Exсel-таблицу:
Теперь давайте разберем каждый блок отдельно.
Блок первый. Инициация проекта
В этот блок входят следующие критерии:
Требования - зафиксированные в почте и согласованные с клиентом бизнес-процессы, брифинг клиента по проекту или ТЗ. Также может быть согласован дизайн, набор данных API и прототипы проекта.
Варианты выбора в чек-листе:
1) Получена в почте вся необходимая документация от клиента, зафиксированы в почте бизнес-процессы, зафиксированы в почте пользовательский путь и конечный результат - 5 баллов
2) Получена вся необходимая документация, зафиксированы бизнес-процессы или пользовательский путь, но клиенту непонятен конечный результат - 4 балла
3) Зафиксирован бизнес-процесс или пользовательский путь, нет документации, непонятен конечный результат проекта - 3 балла
4) Согласование брифа проекта, пользовательского пути или документации происходило в устном виде без фиксации в почте - 2 балла
5) Проект выполнялся без фиксации и обсуждения каких-либо требований - 1 балл
Сроки - зафиксированные в почте и согласованные с клиентом дедлайны и этапы проекта.
Варианты выбора в чек-листе:
1) Зафиксированы в почте и согласованы с клиентом дедлайны проекта, его этапы и презентация на тесте, выкат в бой - 5 баллов
2) Зафиксированы в почте и согласованы с клиентом дедлайны проекта, без разъяснения этапов проекта - 4 балла
3) Зафиксированы в почте, но не согласованы дедлайны проекта. Клиенту не нравятся дедлайны - 3 балла
4) Дедлайны проекта не зафиксированы и не согласованы с клиентом в почте - 2 балла
5) Клиент не знает о дедлайнах проекта - 1 балл
Стоимость - зафиксированная в почте смета и переработки SOW. Клиент согласовал смету и этапы оплаты.
Варианты выбора в чек-листе:
1) Клиенту понятна стоимость, смета декомпозирована и согласована с клиентом в почте - 5 баллов
2) Смета предоставлена клиенту в почте, но согласие от клиента не получено, работы по проекту запущены - 3 балла
3) Смета не предоставлена и не согласована с клиентом в почте, а работы по проекту запущены - 2 балла
4) Проект сделан без сметы - 1 балл
Важно! Если проект или задача идёт в SOW, то клиент должен быть оповещен о перерасходе. Если этого не сделано - минус 10 баллов.
Планирование и риски - клиент уведомлен о рисках, проект занесен в роудмэп.
Варианты выбора в чек-листе:
1) Клиенту обозначены риски проекта, и зафиксированы в смете дополнительные расходы во времени или стоимости работ на эти риски. Определен ответственный за проект. Проект занесён в роудмэп и бэклог проектов. Распланированы ресурсы на проект в роудмэпе - 5 баллов
2) Обозначены риски проекта в смете, но нет оценки дополнительных расходов на возможные риски. Проект занесён в роудмэп и бэклог проектов. Ресурсы не спланированы - 4 балла
3) Определен ответственный за проект, проект занесён в бэклог и роудмэп. Риски не заложены в смете и не озвучены клиенту - 3 балла
4) Проект занесён в бэклог, не определено ответственное лицо - 2 балла
5) Проект прошёл вне PLA - 1 балл
Оформление проекта - имеется задача в Jira (менеджерская), а также запрос, тикет или карточка в Trello.
Варианты выбора в чек-листе:
1) Проект имеет свой тикет/карточку в Trello, вся информация находится в указанных инструментах: описание проекта, дедлайны, работа над этой задачей ведётся согласно регламенту. Имеется головная задача(stories) в Jira, содержащая оценку, дедлайны, смету, бизнес-процессы - бриф - пользовательский путь - конечный результат (перенесены из почты) - 5 баллов
2) Проект имеет свой тикет/карточку в Trello, вся информация находится в указанных инструментах: описание проекта, дедлайны, актуальные статусы и работы ведутся по регламенту, но нет головной задачи в Jira(stories) - 4 балла
3) Проект имеет свой тикет/карточку в Trello, вся информация находится в указанных инструментах: описание проекта, дедлайны, актуальный статус. Работы ведутся по регламенту. В Jira может при этом присутствовать задача - 3 балла
4) Проект имеет свой тикет/карточку в Trello, но в них нет описания, дедлайнов и актуальных статусов по проекту. В Jira может при этом присутствовать задача - 2 балла
5) Проект не имеет тикет/карточку в Trello, все обсуждение в Slack - 1 балл
Итого: за раздел Инициация проекта можно получить минимум 5 баллов, что составляет 20% от общего количества баллов.
Блок второй. Исполнение проекта
В этот блок входят следующие критерии:
Делегирование задач на производителей
Варианты выбора в чек-листе:
1) Оформлена подзадача в Jira согласно регламентам. Вся коммуникация ведётся в задаче. Время отмечается вовремя. Все вложения находятся в задаче - 5 баллов
2) Подзадача в Jira оформлена согласно регламентам. Вся коммуникация ведётся в Slack и на митингах - 3 балла
3) Подзадача не оформлена согласно регламентам. Коммуникация вне задачи - 2 балла
4) Задачи нет, поставлена через Slack- 1 балл
Организация работы над проектом
Варианты выбора в чек-листе:
1) Разработаны тест-кейсы, согласованы прототипы, команде понятен проект и его цели, конечный результат - 5 баллов
2) Команде непонятны цели, конечный результат. Согласованы прототипы и тест-кейсы - 3 балла
3) Ничего вышеперечисленного нет - 0 баллов
Контроль и мониторинг процессов
Варианты выбора в чек-листе:
1) Контролируется распределение ресурсов. Происходит мониторинг и управление изменениями как в ТЗ, так и в работе команды. Проект идёт согласно заключенным планам - 5 баллов
2) Возникли непредвиденные риски, привлечены дополнительные ресурсы, чтобы сдать проект вовремя - 4 балла
3) Контролируется распределение ресурсов. Проект не идёт согласно планам, и их приходится переделывать - 3 балла
4) Не контролируется распределение ресурсов, ресурсы не привлекаются, проект идёт не по первоначальному плану - 2 балла
5) Менеджер не контролирует и не мониторит проект вообще - 0 баллов
Соблюдение внутренних дедлайнов
Варианты выбора в чек-листе:
1) Проект/задача сданы/сдаются раньше установленных дедлайнов - 5 баллов
2) Проект/задача сданы в день, указанный в задаче - 4 балла
3) Проект/задача сданы в спринт, в которые входит дедлайн - 3 балла
4) Проект/задача сделаны, но не приняты в день сдачи (возникли доработки) - 2 балла
5) Проект/задача не сделаны в указанные дедлайны -1 балл
Прозрачность
Варианты выбора в чек-листе:
1) Все статусы по задаче, факапы и риски сообщаются клиенту в почте, клиент знает, что происходит с проектом - 5 баллов
2) Нет - 0 баллов
Итого: за этот раздел можно получить 2 из 25 баллов.
Блок третий. Завершение проекта
В этот блок входят следующие критерии:
Соблюдение внешних дедлайнов
Варианты выбора в чек-листе:
1) Проект сдан и принят клиентом раньше установленного срока, счёт и акт выставлены в FLEET до согласованной даты сдачи с клиентом в почте - 5 баллов
2) Проект сдан и принят клиентом раньше установленного срока, счёт и акт выставлены в FLEET с опозданием по дедлайнам - 4 балла
3) Проект сдан и принят в день сдачи, который согласовали с клиентом - 3 балла
4) Проект сдан, но не принят в день сдачи (возникли доработки) - 2 балла
5) Проект не сдан в указанные дедлайны -1 балл
Соблюдение брифа и всех договорённостей
Варианты выбора в чек-листе:
1) Все, что было зафиксировано с клиентом в почте (включая изменения ТЗ/брифа/структуры/процесса/результата), было презентовано клиенту на встрече и зафиксировано письменно в почте - 5 баллов
2) Передали информацию клиенту о завершении проекта и соблюдении всех обязательств ТЗ, предоставили ссылку на тестовый сайт для личной проверки - 4 балла
3) Сделали то, что просил клиент в ТЗ, но не провели презентацию, не показали на тесте, не дождались согласования от клиента и отправили в бой - 3 балла
4) Сделана часть согласованных работ - 2 балла
5) Мы не сделали того, что было в ТЗ/брифе/структуре - 1 балл
Количество итераций после первичной презентации
Варианты выбора в чек-листе:
1) Сделали и сдали с первого раза - 5 баллов
2) Сдали, но остался технический долг - 4 балла
3) Сдали со 2 попытки либо в течение недели - 3 балла
4) Сдали с 3 попытки либо в течение месяца - 2 балла
5) Сдали с 4 попытки либо через 2 месяца и более - 1 балл
Документация проекта
Варианты выбора в чек-листе:
1) Проект занесён в паспорт клиента в Confluence, имеет описание работы (техническая документация) и инструкцию по настройке и подключению, работе в админке - 5 баллов
2) Проект имеет техническую документацию в Confluence - 4 балла
3) Проект имеет техническую документацию не в Confluence -3 балла
4) Проект не имеет какой-либо документации - 1 балл
Рентабельность проекта
Варианты выбора в чек-листе:
1) От 60% и выше - 5 баллов
2) 40-60% - 4 балла
3) От 0-40% - 3 балла
4) Ровно 0 - 2 балла
5) Меньше 0 - 1 балл
Итого: за этот раздел можно получить 5 из 25 баллов.
***
Итак, мы рассказали о своем подходе к оценке успешности проектов, а если читать внимательно, то можно еще понять, какие сервисы мы используем ;) Главным требованием нашей методики является однозначное и ясное определение критериев - для каждого проекта и каждого заказчика они должны быть четко определены, оценены и проанализированы.
Коллеги часто делятся опытом и наработками Kodix Automotive на вебинарах, конференциях и ютубе. Чтобы не пропустить полезное, заходите в наш Tg-канал Автобизнес новой реальности.