Кейс: Как внедрить СЭД и сэкономить десятки тысяч гривен: опыт завода «Насосэнергомаш»
Говорят, что на одном предприятии система электронного документооборота была внедрена только после того, как ключевой главный инженер поставил вопрос ребром - или документы в электронном виде, или он увольняется. А истинная проблема была в том, что он, знатный кофеман, проработавший в арабских странах лет 10, устал пить плохой кофе в приемной директора в ожидании подписи документов.
Но не обязательно быть фанатом кофе, чтобы заменить бумагу цифрой.
Справка
Известный завод по производству насосного оборудования - "Насосэнергомаш" в г.Сумы. Успешное предприятие. Реализация продукции на полтора миллиарда гривен в год. Коллектив 2 300 человек. Из года в год завод демонстрирует рост. Продукция экспортируется в страны ближнего и дальнего зарубежья, включая Китай, Индию, Германию, Казахстан, Беларусь и пр.
Проблема
Как любое большое предприятие со сложным техническим оборудованием и производственным циклом, завод имеет обширную переписку, обмен документами, как с внешними контрагентами, так и внутри самого предприятия. Предприятие использовало систему т.н. «росписи» корреспонденции и документов.
Документы поступали в канцелярию, расписывалась по адресатам и исполнителям внутри завода: даже емейлы распечатывались и делались многочисленные копии. Руководитель лично изучал входящие документы и определял: кому из персонала передать для ознакомления или на исполнение. Заводские секретари-курьеры вручную разносили бумажные документы и письма по всем исполнителям, включая копии. Документ до конечного сотрудника мог идти до 3 суток. Сотни человеко-часов тратилось на изготовление копий, доставку, обработку. Особенно жаль было драгоценного времени TOП-менеджеров.
Аналогичная схема применялась и при составлении исходящей документации, например, договоров. Необходимо было получить согласования документа от всех участников производственного цикла, что вынуждало ожидать приема руководителей отделов. Работники носили бумаги и вынуждено пили чай в приемных, но не работали над производством продукции.
Также на предприятии применялась схема контроля исполнения поручений.
По результатам совещаний и принятых решений сотрудникам ставились задачи, которые они должны были выполнить и отчитаться. Это все происходило в бумажном виде: сотруднику выдавался бланк поручения. После выполнения задачи он заполнял этот документ, подписывал у руководителя, поставившего задачу и сдавал бланк в отдел учета.
При среднестатистической официальной стоимости в Украине 1 рабочего часа 75 грн, реальные затраты на документооборот исчислялись сотнями тысяч, если не миллионами, гривен!
Задача
Документооборот дорог, трудоемок, вызывает раздражения сотрудников, утомляет руководителей. Но без документов, согласований, резолюций и разрешений ни одно сложное производственное предприятие работать не сможет. Задача решить дилемму - как заводу работать без колоссальных расходов на документооборот, но и без отказа от документов как таковых?
Среди задач на старте проекта были:
- перевести в электронный вид весь внутренний и внешний документооборот;
- обработка входящей корреспонденции;
- регистрация исходящей;
- согласование договорных документов;
- служебные записки;
- приказы и распоряжения;
- перевести в электронный вид выдачу и контроль исполнения поручений.
Решение
Решение предоставила известная украинская компания LITIKO, специализирующаяся по устранению проблем бизнеса путем автоматизации бизнес-процессов.
Система электронного документооборота «Directum» позволила в короткие сроки решить поставленные задачи при умеренных финансовых затратах.
Понадобившиеся ресурсы:
- Желание ТОП-менеджера ускорить процессы обработки документов, усилить контроль исполнительской дисциплины на предприятии, прекратить выбрасывать деньги и возиться с бумагой;
- 4 месяца на внедрение основной части + 2 месяца для перевода всей системы служебных записок в электронный документооборот;
- Каскадное обучение сотрудников предприятия.
Стоимость решения и сам процесс внедрения были вполне приемлемыми для завода, и все трудности внедрения Directum лежали исключительно в плоскости человеческой психологии:
- инерция мышления. Сотрудники боялись, что им будет не удобно, непривычно, опасались ошибок;
- необходимость обучения работы с системой. Часть сотрудников не умели работать на компьютере.
Итог внедрения
- В системе электронного документооборота активно работает 700 пользователей.
- Каждый сотрудник прошел обучение работы с системой при помощи каскадной системы образования: в LITIKO платно обучилась только первая группа сотрудников, которая далее обучала следующие. Кроме того была обучена группа разработчиков системы Directum из числа работников предприятия, что дало возможность предприятию адаптировать систему под специфику бизнес-процессов компании в тех ситуациях, когда гибкости настройки может быть недостаточно.
- Каждый сотрудник, работающий с документами, был под тотальным контролем системы документооборота.
- Любой руководитель имеет возможность отследить все статистические данные по работе с каждым документом в системе: когда документ был открыт, сколько времени с ним работали, когда был изменен, когда передали дальше по цепочке исполнителей и пр. атрибутов.
Выгоды
- Исключение потерь рабочего времени сотрудников на перемещение по территории завода внутренних и внешних документов для согласования.
- Оптимизация и ускорение процессов обработки всех документов.
- Исключение случаев потери документов. Документ не может затеряться в груде других бумаг или попасть в обработку с опозданием.
- Получение полного контроля над состоянием проработки любого документа: можно четко отследить, на какой стадии он находится сейчас и где были задержки по его обработке.
- Архив всей документации предприятия в электронном виде с возможностями практически моментального поиска нужного документа.
- Электронная система выдачи поручений и контроля за их исполнением позволила существенно повысить уровень исполнительской дисциплины на предприятии.
Особые решения, которые помогли внедрению системы
Генеральный директор предприятия сделал первый важнейший шаг: анонсировал, что обработка всей входящей корреспонденции (начиная с росписи документов на исполнение и заканчивая отчетом о выполнении) будет происходить только в электронном виде, бумага больше не принимается, и сам начал работать по новой методике.
После этого процесс перехода к электронным документам был поддержан всем руководством завода и пошел быстрыми темпами.
Была применена следующая методика обучения:
- Компания LITIKO провела обучение небольшой группы консультантов и программистов завода.
- Далее, на первом этапе консультанты НЭМ провели начальное обучение всех сотрудников, которые работали в системе.
Через некоторое время запустили следующую схему:
2 часа 2 раза в неделю в учебном классе завода был сотрудник ИТ-службы, который давал консультации по всем вопросам работы в Directum. В эти счастливые часы любой сотрудник завода мог прийти и задать вопросы о системе «Directum», получить консультацию, обучение и разъяснение.
Через месяц люди перестали приходить с вопросами.
Не стоит менять кофе в приемных, если можно сменить всю систему документооборота предприятия за считанные месяцы. Купите кофейный завод на сэкономленные средства и радуйте себя и своих сотрудников комфортной работой с доками в кресле с чашечкой ароматной арабики!