Реальный кейс: как наладить взаимоотношения между отделами

Этот запрос очень популярен ко мне как к фасилитатору командных встреч. Это значит, что я провожу сессии, где члены команды могут высказаться, найти решения своих сложностей и сделать это в мирной обстановке, не превращая разговор в ссору. В рубрике "Кейсориум" в телеграм-канале "Психология бизнеса" рассказываю о случаях из практики и способах решения разных управленческих задач.

Сегодня расскажу о запросе, связанном с конфликтами между подразделениями

Дано: HRD компании обратилась с задачей - "Нужно что-то делать! Мне постоянно жалуются на финансовый департамент, мол, они заставляют другие отделы переделывать документы для мероприятий, часто не в вежливой форме. Я устала их мирить!"⠀

Перед этим мы с этой компанией проводили исследование кроссфункционального взаимодействия 4К, в ситуацию я была погружена, поэтому я сразу предложила провести для самых "конфликтных" отделов командную сессию по методу "Получай/отдавай".
Это отличный метод, позволяющий разных отделам состыковать ожидания и пожелания друг к другу. В нем одновременно может участвовать до 4 отделов.⠀До этого я поговорила со всеми руководителями, собрала с них информацию о ситуации с взаимодействием. Все в один голос сказали: мы не очень верим, что все наладится, хотя очень бы хотелось.⠀

Участники: 4 отдела по 4-5 человек в каждом.⠀Метод состоит из двух частей - Получай/Отдавай и Пожелай/Обещай. У автора метода, Брюса Роулинга, есть только первая часть, вторую я добавила, исходя из собственной инициативы.

Провели в два дня по 2,5 часа (оффлайн). Участники работали в группах по своим отделам и формулировали, какие услуги/консультации они оказывают (отдают) каждому из остальных подразделений (как если бы они были клиентами/партнерами друг друга). Зафиксировали письменно. Далее обсудили в своих группах, что они получают от других подразделений как услуги/консультации. Затем мы сопоставили ожидания и получаемые услуги, обсудили совместно выводы. Выяснили, что есть определенный разрыв между ожидаемым и получаемым. Эта часть проводится в виде игры: командам начисляются очки за совпадение отдаваемого и получаемого.⠀

На следующий день отделы составляли списки:⠀

- своих пожеланий (что предлагают изменить в работе других отделов)

- своих обещаний (что готовы сделать со своей стороны)

Отделы провели переговоры с каждым из других подразделений. Все либо полностью приняли пожелания другой стороны, либо частично, конструктивно это объяснив.

В завершении коллеги поделились, что мероприятие было очень полезным. Они смогли лучше понять ситуацию друг друга, увидели, что все настроены на сотрудничество. Договорились о том, что конкретно каждый будет менять в работе своего отдела. Градус эмоций снизился. Кстати, выяснили, что "виноват" не только финансовый отдел. В любом конфликте всегда есть две стороны, которые вносят свой вклад. Любопытно, что иногда споры происходили из-за непонимания, как работает другой отдел, с какими сложностями они сталкиваются. Здесь мы смогли это открыто обсудить.

Время на решение задачи от обращения до проведения сессии: 3 недели Интервью - 2-3 дня
Сессия - 2 дня по 2,5 часа (вариант - один день с перерывом на обед). Такой формат проводится только очно. Хотя я практикую онлайн-сессии и люблю этот формат за возможность работать с распределенными командами, этот формат лучше проводить лицом к лицу.