5 способов быстро сократить расходы на ИТ и не тормозить цифровизацию бизнеса

Как не остаться за бортом цифровой эволюции, если компания реализует стратегию оптимизации ?

Оператор-интегратор «ОБИТ» выполняет комплексные проекты в сфере телекоммуникаций и ИТ, в том числе в рамках ИТ-аутсорсинга для компаний различного масштаба и направлений деятельности. И задачи, которые ставят перед нами клиенты, наглядно демонстрируют: бизнес выбирает курс на оптимизацию как превентивную стратегию на случай очередного витка кризиса.

Как правило, одним из первых пунктов в списке на сокращение затрат традиционно идут ИТ-проекты – как наиболее дорогостоящие. Такой подход понятен, однако его вряд ли можно назвать дальновидным, ведь цифровизация приобрела в 2020 году критическое значение: большинство бизнес-процессов перешло в онлайн. Клиенты, как в В2В, так и в В2С сегментах привыкли к комфорту и оперативности, которые им предоставляют виртуальные сервисы, а бизнес-процессы, поставленные на «диджитал-рельсы», протекают гораздо эффективнее. Чтобы сохранить темпы цифровой трансформации или хотя бы не приостанавливать ее и не выходить за рамки, заданные антикризисными мерами, готовьтесь принимать непопулярные решения, мыслить за пределами привычных схем и проявить максимальную дисциплинированность и решимость.

Оптимизация не должна превращаться в слепую экономию. Прежде чем урезать расходы, проанализируйте критические риски, ориентируясь на специфику бизнеса, основные инструменты и каналы продаж. Например, если ваш основной источник клиентов – это контакт-центр, очевидно, что это не то подразделение, на котором стоит экономить. Аналогично, лучше не снижать расходы за счет инструментов защиты информации, если ваша компания по роду своей деятельности обязана гарантировать сохранность персональных данных своих клиентов.

Еще одна ошибка: откладывать решение ИТ-задач до «лучших времен» и экономить на обслуживании ИТ-инфраструктуры. Если вам не хватает ваших кадровых ресурсов на стратегические проекты: например, запуск и обеспечение бесперебойной работы приложений, создание новых продуктов и сервисов и т.п. – не пренебрегайте рутинными ИТ-процессами, лучше передайте их на аутсорсинг. Это обойдется дороже, чем услуги начинающего специалиста или студента, но в конечном итоге разница окажется несравнима с теми потерями, которыми грозит бизнесу промахи непрофессионала.

Другой способ использовать ИТ-аутсорсинг в целях оптимизации – для решения сложных, специфических разовых задач, отказавшись от неоправданных расходов на сохранение в штате незагруженных сотрудников. Это не самая популярная, но в некоторых ситуациях неизбежная мера. В силу объективных причин компания может быть неспособна обеспечить узкопрофильному специалисту не только заработную плату, но и загрузку, соответствующую его уровню. В этом случае лучше проявить честность по отношению к себе и к сотруднику и дать ему возможность развивать свой потенциал и амбиции вне периметра компании – естественно, с соблюдением всех требований ТК.

Важная деталь: многие аутсорсинговые компании работают по схеме абонентского обслуживания – а это означает, что одним договором можно закрыть сразу целый блок задач и сэкономить не только деньги, но и время.

Такие понятия как оценка инвестиций, рентабельность и окупаемость в условиях экономической рецессии сегодня выходит на первый план. Топ-менеджерам компаний, как и руководителям ИТ-подразделений необходимо сосредоточиться на проектах и технологиях в портфеле, которые уже доказали свою прибыльность. А продукты/активы с низкой окупаемостью - пересмотреть и приостановить. Возможно, это будет непросто – даже низкодоходные проекты зачастую обусловлены стратегическими или политическими соображениями.

Технологиям, обеспечивающим высокую рентабельность, необходимо, наоборот, добавить финансирования. В зависимости от адаптируемости и гибкости решения, возможно, удастся применить его более широко - к другим бизнес-функциям или отделам - заменив неэффективные системы.

Для того, чтобы определить, от чего следует отказаться, а что продолжать развивать, а также выявить наиболее перспективные варианты применения, лучше привлечь независимый аудит с прозрачными критериями, который позволит не только получить объективную картину по состоянию ИТ в компании, но и избежать внутренних столкновений интересов с коллегами, лоббирующими те или иные проекты.

Так, наши клиенты часто привлекают специалистов подразделения ИТ-аутсорсинга в качестве независимых экспертов и консультантов для оценки действующей инфраструктуры и выявления возможных путей оптимизации. Большинство в дальнейшем реализуют эти возможности также силами “ОБИТ” - например, для внедрения и поддержания бесперебойной работы ИТ-сервисов, их регулярного обновления и взаимодействия с разработчиком (т.е. “поддержки вендора”). Это позволяет избежать простоев из-за сбоев в системе, и даже при наличии каких-то дефектов самого ПО избежать долгих разбирательств, неизбежных без владения спецификой.

Немалая часть ИТ-бюджета компаний, как правило, расходуется на ключевые корпоративные системы, такие как ERP и CRM. Поскольку это существенная статья расходов, подойдите к их анализу особенно критически.

Вопросы, которые вам в этом помогут: насколько эффективны продукты, которые мы закупаем? Не раздуты ли контракты с поставщиками? Есть ли коробочные решения, которые так и не были реализованы? Уточните у своего подрядчика – возможно, он готов предоставить вам необходимые решения на более комфортных условиях. Плюс бонусом можно договориться об обслуживании и обновлении приобретенных инструментов.

Опять же, используйте принцип рентабельности инвестиций: можете ли вы повысить окупаемость, переместив определенные функции за пределы вашей ERP или CRM-системы на другую технологическую платформу, которая может обеспечить такие же или лучшие бизнес-результаты за меньшие деньги?

Используйте пакетные инструменты и приложения во взаимозаменяемых блоках ИТ-архитектуры. Это позволит обеспечить более высокую скорость, гибкость и управляемость системы.

Чтобы нарастить клиентскую базу, компании ориентируются на онлайн-сервисы и мобильные технологии. Трендом этого года в мобильной разработке стала кросс-платформенность. Такие решения с открытым кодом могут быть отличным инструментом под целый ряд задач в рамках цифровизации: модернизации устаревших систем, сокращения расходов на профессиональные услуги для создания или поддержки приложений и переноса определенных бизнес-функций с дорогостоящей системы ERP или CRM на более экономичный технологический стек.

Что немаловажно: высокопроизводительные платформы быстрой разработки обойдутся значительно дешевле, чем создание собственного технологического стека с нуля для пользовательских приложений.

Обновление серверной инфраструктуры – дорогостоящий процесс. Инвестиции в оборудование, которые окупятся не ранее чем через 2-3 года – рискованный шаг в период нестабильности. Гораздо безопаснее – как с точки зрения финансов, так и для корпоративной ИТ-инфраструктуры – арендовать виртуальный сервер. Помимо серьезных капитальных вложений, это позволит избежать зависимости от колебаний валютных курсов, а в случае необходимости масштабирования корпоративных ИТ-систем – затянувшегося ожидания поставки.

Другой существенный плюс аренды виртуальных мощностей – сокращение затрат на обслуживание серверной инфраструктуры. Так, “ОБИТ” берет на себя все работы по техобслуживанию, обеспечению безопасности и бесперебойности доступа к данным своих клиентов.

Целесообразность виртуализации доказал прошлый год - когда благодаря удаленным рабочим местам сотрудники сохранили доступ к документам и сервисам, оставаясь на связи с компанией из любого места. А гипермасштабируемость виртуальных решений делают их незаменимыми для бизнеса с перспективами роста и развития.

Столкнувшись с необходимостью срочной оптимизации, топ-менеджерам, и в том числе ИТ-директорам, необходимо придерживаться структурированного и программного подхода, чтобы не допустить ущерба для развития бизнеса в средне- и долгосрочной перспективе. Исследования показывают, что организации, не приостанавливающие стратегические инвестиции в трудные времена, чаще выходят на лидерские позиции. Действительно, кризис глубинно изменил подходы к привычным методам работы и даже стратегические планы, однако это не значит, что он остановил цифровую эволюцию или запустил обратные процессы - он просто заставил бизнес стать восприимчивее к новым решениям. Он научил нас разумнее и эффективнее использовать ресурсы и возможности, получая максимальную пользу.