7 советов, как организовать переезд в новый офис

Когда компания масштабируется, меняет формат работы или текущий договор аренды на прежнем месте заканчивается, назревает необходимость переезда в новый офис. Эта задача не такая простая, как кажется — у переезда много подводных камней и нюансов. Рассказываем, на что нужно обратить внимание.

Совет № 1: Воспользуйтесь помощью профессионалов

Часто организация переезда ложится на плечи сотрудника компании, который не обладает нужными компетенциями. Первым делом он просматривает предложения на Авито, ЦИАН и других сайтах, которые появляются в выдаче. В лучшем случае поиск по таким объявлениям не дает релевантных результатов, а в худшем — попадаются мошенники. Даже если сотруднику и удается найти офис, он не может учесть всех нюансов во время его просмотра.

Выход — сразу обратиться к профессиональным консультантам по недвижимости, и с их помощью составить техзадание. Это бесплатно, потому что на рынке коммерческой недвижимости комиссию консультанту платит собственник объекта недвижимости.

Консультанты помогают рассчитать минимальную площадь офиса, исходя из санитарных норм на одного сотрудника и требуемого количества парковочных мест. Далее они подбирают варианты офиса по запросам клиента, договариваются с владельцами и показывают сразу несколько помещений с максимально подходящей локацией, инфраструктурой и планировкой.

Совет № 2: Заранее обсуждайте с арендодателем свои планы

До заключения договора уточните, сможете ли вы:

— зарегистрировать юридический адрес;

— сделать перепланировку или ремонт;

— расторгнуть договор.

Продумайте и другие нюансы и зафиксируйте их документально. Например, многие не знают, но в договор можно внести пункт о компенсации за ремонт — вы имеете право вернуть часть денег по Гражданскому кодексу.

Совет № 3: При выполнении ремонта надежнее воспользоваться услугами fit-out бюро.

Самостоятельно искать строителей, архитекторов, дизайнеров и сводить их друг с другом сложно и долго. Проще пригласить fit-out бюро — оно выполнит ремонт под ключ:

— специалисты разработают проект перепланировки и дизайн;

— проведут все инженерные сети и проведут ремонтно-строительные работы;

— закупят и установят мебель.

Совет № 4: Сортируйте вещи

Каждому сотруднику выдайте коробку и уведомите, к какому сроку следует упаковать свои канцтовары, документы и личные вещи. Лучше нанять специализированную организацию по доставке — ее сотрудники помогут расставить коробки в новом офисе в соответствии с планом размещения.

Совет № 5: Начинайте переезд в пятницу

Бизнес-центры, сдающие помещения под офисы, обычно разрешают ввозить крупногабаритные вещи в выходные дни и ночью, чтобы не мешать другим арендаторам. Лучше доставить мебель и коробки из старого офиса в пятницу. Впереди будут выходные, которых хватит, чтобы распаковать и собрать технику, столы и стулья, подключить оргтехнику. В понедельник сотрудникам останется лишь извлечь содержимое своих именных коробок, складированных рядом с определенными столами, и приступить к работе. Если начать переезд в рабочие дни, то будет потрачено впустую много времени, так как проверять подключения слаботочных систем в бизнес-центрах придется ночью.

Крупной компании лучше выбрать период долгих выходных (например, когда вслед за ними следуют праздники или наоборот), потому что субботы и воскресенья может банально не хватить.

Совет № 6: Назначайте как минимум двух координаторов

Одному человеку сложно проконтролировать ход переезда. Упаковку и перевозку вещей, расстановку их в новом офисе, разъяснительную работу с сотрудниками следует поручить менеджеру, который может выяснить и учесть пожелания руководителей департаментов, топ- и мидл-менеджмента. Координацию субподрядчиков лучше доверить административному или HR-директору.

Совет № 7: Сделайте чат-бот для сотрудников

В первое время у сотрудников будет возникать много однотипных повторяющихся вопросов:

— Где находится склад?

— Почему не работает телефония?

— Когда подключат интернет?

Пусть они задают их в чат-боте — так адаптация пройдет проще и быстрее.

О том, как не ошибиться в договоре аренды при переезде в новый офис, расскажем в следующей статье.