Недавно мы столкнулись с необычным запросом — выгружать данные из сделок «Битрикс24» архивом на рабочий стол компьютера. Но в чем, собственно, запрос и почему он необычный, ведь из CRM-системы и так можно выгрузить необходимые данные?

Конечно, можно! Данные и выгружаются корректно в формате EXCEL, и можно выбрать, какие именно данные нужны, но есть одна проблема — нельзя массово выгрузить файлы, которые когда-то были загружены в сделку. Этими файлы могут быть: фотографии, договоры, коммерческие предложения, документы и многое другое.

В принципе, выгрузить файлы из 2-30 сделок вручную можно, из 50-100 можно попробовать, но больше 100 — сотрудник начнёт сходить с ума и он вовсе перестанет заниматься текущими рабочими задачами, а будет сидеть всё рабочее время выгружать файлы.

Для чего вообще необходимо выгружать файлы и как появился данный запрос?

НR-компания ведет в Битрикс24 всю работу по трудоустройству кандидатов в различные крупные компании. За несколько лет работы в Битрикс24 у них накопилась огромная база кандидатов, на портале сделок более 95 тысяч. Каждая сделка — это кандидат и в ней находятся все необходимые данные о нём: документы, фотографии, разрешения на работу, медицинские книжки и так далее.

CRM-система, конечно, как Москва:), резиновая и выдержит все, но хранить столько данных нет необходимости. Нужна актуальная база кандидатов и архив, к которому можно всегда вернуться и посмотреть нужные данные. Поэтому мы решили написать приложение “Архиватор”, которое поможет выгрузить из Битрикс24 все данные по кандидату (контакту или компании) , включая документы и другие файлы.

Как работает данное приложение?

Данное приложение открывается по специальной ссылке и выглядит как таблица, где отображаются:

ID сделки;
Сделка, на которую можно кликнуть и откроется карточка данной сделки;
Контакт, который привязан к сделке;
Стадия (направление), где находится сделка.

Для удобства есть фильтр, в котором можно выбрать дату создания сделки, стадии и воронки.

При выборе необходимых фильтров нажимаем кнопку “найти” и отображается нужный список сделок. Для удобства просмотра можно выбрать количество сделок, которые могут отображать на одной странице: 20, 50, 100, 500 и 1000. Также можно массового выбрать все сделки и точечно только те, которые нужны.

Далее остается только задать имя архиву, нажать на кнопку “Архивировать” в нижнем левом углу и начнет происходить волшебство: )

После загрузки на экране появится сформированный архив, который можно скачать:

Необходимо его разархивировать для просмотра данных. Посмотрим, в каком виде у нас скачались данные:

Открываются папки с данными кандидатов, которым автоматически присваивается название: ФИО и ID сделки на портале:

В данной папке находятся все файлы, которые были прикреплены в сделку. Также файл со всеми данными, которые были заполнены вручную в карточку сделки. Файл в формате EXCEL.

Сотрудник в любой момент может заглянуть в архив, найти необходимого кандидата, посмотреть его документы и связаться с ними, так как в таблице EXCEL есть все данные.

Итог:

Данное приложение поможет не загружать и не захламлять портал старыми данными, которые могут еще пригодиться.

Кому подойдет данное приложение? Всем, кто хочет сэкономить и оптимизировать гигабайты данных, снизить нагрузку на сервер, всем, кто работает с большим массивом данных. Пользуйтесь!

Если для Вас актуально такая автоматизация или у Вас есть какая-то другая задача, пишите нам на hello@strateg.bz или в наш Телеграм-бот https://t. me/StrategBot

А ещё подписывайтесь на наш Телеграм-канал https://t.me/strateg24, рассказываем про новинки и кейсы.

Всем нашим читателям дарим скидку 5% на все наши работы 💜

Архиватор для «Битрикс24»