Как улучшить наглядность и понятность объемных документов?

Времени на знакомство с документами или доклад может быть мало, от силы 15 минут.

Визуализация данных поможет донести свою позицию, результативно участвовать в мероприятии и максимально приблизиться к желаемой цели. Вне зависимости от того, где вы ее используете – в бизнесе или других сферах деятельности.

Несложные приемы выделяют из объемной информации самое главное:

• Иерархия.

Сплошной текст читается с трудом, а произвольные интервалы в тексте наводят хаос. Придерживайтесь четкой структуры текста: Заголовок → Подзаголовок → Основной текст. Используйте увеличенные межстрочные интервалы между заголовками, подзаголовками и абзацами.

• Шрифт и размер.

Если нет четких указаний использовать определенный тип и размер шрифта, все равно придерживайтесь единообразия. Внутри одного абзаца не нужно создавать хаос из разных размеров и типов шрифтов. Для текста одного уровня тоже используйте одинаковое оформление. Нежелательно для одного абзаца выбирать черный Arial 10 полужирный, для другого – серый Times New Roman 12 курсивом. К заголовкам и подзаголовкам применяйте аналогичный подход.

• Жирный шрифт.

Акцентируйте важные сведения жирным шрифтом и при этом соблюдайте умеренность. Избыток жирного шрифта замаскирует, а не подчеркнет главное.

• Оформление чисел.

Помните основные правила оформления чисел:

1. Одинаковое количество знаков после запятой. Сравните, где сразу видно большее значение: 9,96288 и 9,97 vs 9,96 и 9,97.
2. Разрядность в числах. Сравните наглядность данных: 10 000 000 vs 10000000.

• Аккуратные таблицы.

Показывайте и сравнивайте данные в небольших таблицах. Используйте понятную логику в таблицах, выстраивайте данные в определенной последовательности и грамотно акцентируйте важное.

• Логические схемы.

Добавляйте схемы, если описываете процесс, иерархию или какую-либо логику. Визуально представить связи легче, чем читать описание в тексте.

• Ничего лишнего.

Соблюдайте это универсальное правило для текстов, таблиц и диаграмм. Не перегружайте текст подчеркиваниями, курсивом, иллюстрациями в разном стиле и не выделяйте цветом без надобности. В таблицах не используйте яркие и толстые границы. В диаграммах удаляйте линии сетки, дублирующую информацию, пестрые расцветки.

• Оформление и лаконичный дизайн.

Не бойтесь добавлять горизонтальные и вертикальные линии, увеличенный межстрочный интервал и неброские рамки, когда нужно выделить выводы, итоги, важную информацию. Можно отделить горизонтальными линиями разные темы и разделы. Главное – не увлекайтесь излишним оформлением в ущерб восприятию.

• Визуализация данных.

Улучшайте с помощью визуализации восприятие документа с большим количеством таблиц и цифровых данных. Избегайте сложных и красочных визуализаций, простые диаграммы и графики упрощают и ускоряют понимание данных. Линейчатая диаграмма, гистограмма, график и круговая диаграмма покрывают подавляющее большинство задач.

Выбрать оптимальную для ваших данных диаграмму поможет «Алгоритм выбора простых диаграмм».

Скачивайте алгоритм и добавляйте наглядности объемным данным.