В EDI-системе поставщики и заказчики обмениваются EDI-сообщениями. Разбираемся, какими бывают сообщения и что они значат.
Технология EDI (Electronic Data Interchange) помогает упростить работу с заказами. С ней вам не нужно отправлять контрагенту бумажные документы — все нужные данные хранятся в EDI-сообщении.
Сообщения могут содержать информацию о заказе, логистике или оплате. Обмениваться ими проще, чем бумажными документами, потому что данные сразу попадают в учетную систему, а отправка и получение занимает несколько минут.
EDI сообщения — это контрольные точки любой поставки. Они отражают основные этапы: формирование заказа, уведомление об отгрузке, приемке и получение закрывающих документов.
Типы сообщений EDI
Обмен сообщениями между контрагентами в рамках одной поставки называется цепочкой. Цепочки бывают стандартными и расширенными.
Первая закрывает все базовые потребности поставщика и заказчика — с ней работает большинство участников рынка ритейла. Вторая используется реже, например, когда нужно согласовать изменения графика поставок.
Виды EDI сообщений в обычной цепочке поставок
Таких сообщений четыре.
— ORDERS
Его отправляет заказчик в адрес поставщика. В нем есть все, что нужно для оформления заказа: дата и время поставки, состав заказа и его цена, идентификаторы участников и ссылка на договор.
— ORDERSP
В ответ на ORDERS заказчика поставщик отправляет ORDERSP. Это EDI сообщение, которое подтверждает или корректирует заказ. В нем поставщик может изменить позиции, поправить количество товаров.
— DESADV
Когда поставка подтверждена, поставщик отправляет DESADV-сообщение. Это уведомление об отгрузки и аналог транспортной накладной. В нем поставщик передает подробные данные о товаре, получателе и отправителе. Заказчику, получившему эти сведения, проще понять, когда товар будет доставлен и запланировать его приемку.
— RECADV
Заказ доставлен, и получатель формирует RECADV-сообщение, в котором передает сведения о фактически принятом товаре. Сообщение мгновенно отправляется поставщику: он не ждет, когда машина вернется, а сразу формирует корректный счет.
Дополнительные EDI сообщения
Они не входят в стандартную цепочку, но помогают контрагентам взаимодействовать друг с другом.
— PRICAT
Электронный прайс-лист, в котором можно отразить до 40 параметров для каждого товара.
— DELFOR
Содержит информацию о графике заказов. Периодичность поставок может быть любой: квартал, месяц, неделя.
— INVOIC
Счет, который отправляет поставщик. Содержит конечные данные о заказе и его сумме. С ним проще учитывать расходы и рассчитывать НДС.
Как автоматизировать работу с заказами
Подключите EDI-технологию, чтобы сократить время на обработку документов, экономить на документообороте и ускорять товарооборот. Подробнее — на странице Docrobot.EDI.