Пресс-конференция с опоздавшими журналистами. Наблюдения бывалого пресс-сека

Всем привет! Меня зовут Нина Воропаева, 13 лет работаю в журналистике и PR. Учила губернатора открывать глазированный сырок, звонила премьеру Большого театра в ночи, задавала неудобные вопросы сирийским чиновникам в Сирии. Сегодня выхожу на тропу предпринимательства и создаю своё Content Up Agency.

В этом материале хочу поделиться наблюдениями и некоторыми правилами, которые выработала для себя при проведении пресс-конференций.

Когда буду искать пресс-секретаря в команду, начну общение с этого вопроса.

Учесть заранее место для опоздавшего журналиста, продумать, как он присоединится к мероприятию, не привлекая к себе внимания — индикатор опыта пресс-сека (или пиарщика, который часто два в одном).

Представьте. Пресс-конференция началась. Спикеры в прекрасном настроении, журналистов полный зал, появляются первые вопросы, начинается интересный разговор, а не зачитывание тезисов от гостей. Прямой эфир без сбоев. Слайды сменяются точно в секунду. Таблички поставлены, скатерти наглажены («свечи заправлены в праздничный пирог»). И даже вода в стекле!

«Ай да я! Ай да *** сын!» — подумал было пиарщик. Как вдруг… (Это ружье висит тут с первого вопроса.) Заявляется опоздун!

Чудесный, в общем, человек. И пишет хорошо. И в теме разбирается...

Как водится, он мощнейше врывается в зал: спешил же, подгоняемый совестью! Понял, что прессуха уже идет и потихоньку начинает пробираться. Ну как потихоньку… Примерно, когда ночью над тобой кто-то ВОТ ТАК ГОВОРИТ ШЁПОТОМ.

Опоздун проходит мимо спикеров. Цепляет микрофон. Ставит микрофон. Просит прощения. Пытается пригнуться, чтобы не попасть в кадр. Пригибается. Попадает в кадр. В неестественно скрюченном положении. Пробирается между рядов с журналистами. Сюда приветственно кивает, здесь просит прощения...

Все. Буквально каждый: спикеры, журналисты, видеооператор, ваш босс, вы (непременно с пунцовым лицом) — наблюдает за этим перформансом и ждет развязки. Наконец журналист нашел свободный стул / встал у стены, пошуршал рюкзаком, извлек блокнот / диктофон, скинул куртку.

И тут спикер вспоминает, что что-то говорил. Вот только — что?

Пять советов, которые помогают мне избежать нелепых историй с опоздавшими журналистами.

1. Прокрутить в голове фильм с опозданием. И написать другой сценарий.

Для этого пошагово проложить маршрут опоздуна. Будет ли закрыта дверь зала на ключ (будет ли об этом предупреждение с другой стороны двери, есть ли запасной вход), будет ли кто-то дежурить на входе, как можно пройти между рядов (учесть при расстановке стульев), где будет стоять камера (предупредить оператора) и пр.

2. Оставить свободные стулья ближе ко входу.

Обычно 10% от предполагаемого количества участников. Самому просить не занимать эти места, поставить волонтеров / помощников, оставить таблички на стульях.

3. Собрать список журналистов-участников.

Список, конечно, сформирован ДО мероприятия. Обязательно с номерами телефонов. Встретил, проделал необходимые манипуляции (вот гардероб, вот руки помыть, вот кофе, вот распечатанные материалы), отметил в списке.

4. Состыковаться за 15 минут до начала.

Позвонить (хуже написать) тем, кто еще не пришел. Отсеять тех, кто не пойдет, но «забыл предупредить». (Потом припомнить при раздаче плюшек. Тут злорадный смех.)

Понять, сколько спешащих и на каком расстоянии они от места события. Умножить это расстояние на 2, лучше на 3. Прикинуть, сколько это в минутах. И тоже плюсануть.

5. Немного сдвинуть начало.

Понятно, что опоздания не миновать. Пройти удобно для всех вряд ли получится. В таком случае заранее объясняю ситуацию спикерам и предлагаю начать на 5-7 минут позже, чтобы не отвлекаться во время пресс-конференции. (Если вопрос именно в пяти минутах.)

К счастью, ни разу не было спикера, которого бы возмутила такая просьба. Чаще задерживаются сами гости — в дороге или в кулуарах.

6. Ваши рабочие штучки.

Буду благодарна, если поделитесь в комментариях и дополните этот список.

P.S. На фото 2019 год. Международный Платоновский фестиваль искусств, Воронеж. Пресс-конференция с Константином Райкиным и Егором Перегудовым по спектаклю «Дон Жуан». И я, руководитель отдела информации и PR дирекции фестиваля. За фото спасибо Андрею Парфенову.

На следующий год будет другая встреча с Райкиным. И в кулуарах задам ему глупый вопрос. Что за вопрос и почему так делать не стоит — расскажу отдельно.