Как приручить хаос: просто о неуправляемом

Всем привет, меня зовут Алёна Паршута. Я являюсь администратором проектов в компании «БАРС Груп». Хочу пофилософствовать с Вами на тему рабочего хаоса.

Каждому из нас знакомы бессонные ночи, красные от усталости глаза... И все это - не результат хорошо проведенных выходных. Это наши дедлайны, приемки, конец года и прочие интересности, с которыми мы сталкиваемся более, чем часто.

Чтобы от всего этого не словить эмоциональное выгорание, необходимо стабилизировать ситуацию как можно быстрее, в противном случае нам придется бороться с собой, чтобы выполнить ту или иную задачу и это в лучшем случае.

Так что же такое рабочий хаос, который бесконечно выбивает нас из колеи? Давайте разбираться вместе.

Немного поразмыслив можно сказать, что хаос - отсутствие порядка, а все остальное - лишь производные от него, а именно: неразбериха, неупорядоченность процессов, невозможность предсказать развитие событий, а также частичное, либо полное отсутствие контроля.

Хаос возникает по совершенно разным причинам, а также в разные периоды времени. Да, есть моменты, когда мы можем предсказать и подготовиться к его появлению, к примеру, в последние недели года. Но есть и другие причины, рассмотрим основные из них:

1. Нет систематизации

Допустим, что у нас на день имеется определенный пул задач. Что нам с ним делать?

Исходя из этого, при планировании задач на день следует обращать внимание буквально на все, чтобы к концу рабочего дня прийти с результатом, а не с пустыми руками.

2. Проблема «завтрашнего дня»

Думаю, каждый сталкивался с такими задачами, которые можно отложить на завтра. После ознакомления с такой задачей мы предварительно накидываем варианты решения, а дальше что? Правильно. Переносим ее из раза в раз. И так до бесконечности. Почему так происходит?

Таким образом, мы живем в иллюзии, что у нас все готово для решения, но мы ничего не делая откладываем и откладываем ее снова.

Исходя из данного пункта вытекает следующий.

3. Бессмысленность задачи

Задачи могут быть переноситься и по причине их бессмысленности, к примеру, заказчик отказался от новой фичи. А может задача стала бессмысленной из-за того, что изначально была недостижима.

4. Прочие причины

Способствовать хаосу могут и другие факторы. К слову, рабочая атмосфера не всегда способствует качественному выполнению поставленных задач, из-за бурных обсуждений коллег. Эмоциональное состояние сотрудника – также весьма важный фактор. Если человек чем-то обеспокоен, то качество его работы может значительно снизиться.

Таким образом, по крупице мы собираем неуправляемые процессы вокруг себя и при постановке задачи мы слышим одно, делаем другое, а по факту получаем очень интересные результаты, которым и сами удивляемся. И не всегда они плохие:)

Рабочий хаос чаще всего возникает из взаимодействия руководителя и сотрудника, поэтому предлагаю рассмотреть данный симбиоз.

Принято считать, что основными функциями руководителя являются: организация, планирование, контроль и мотивация.

Представим ситуацию: сотрудник обеспечен на рабочем месте всем необходимым. Дальше ставятся задачи. Как понять, что сотрудник понял задачу верно, чтобы такая задача не вошла в число вечно переносимых? Кажется, что проще всего переспросить верно ли задача понята. В случае, если она объемная, то стоит попросить сотрудника расписать данную задачу по шагам. Тогда для сотрудника она станет более прозрачной и понятной. В свою очередь, руководителю будет ясно, что сотрудник движется в верном направлении к поставленной цели.

Качественно поставленная задача - это половина успеха выполнения. Но этого зачастую недостаточно. Как правило, нужен контроль. Давайте разберемся, какие типы контроля имеются и чем отличаются.

Таким образом, имеются различные типы контроля, но какой из них применять, зависит от компетенций сотрудника, доверия между руководителем и сотрудником, а также от того, насколько результат задачи важен и ценен.

Кроме того, стоит обратить внимание, насколько сотрудник мотивирован на достижение поставленной цели.

Чаще всего мы сталкиваемся с тем, что сотрудник не понимает, не может, не умеет, а порой и вовсе не хочет ничего делать.

Как с этим бороться?

Есть прекрасная модель Герчикова (доцент социологических наук), который выделяет пять основных типов мотивации:

Важно ставить сотруднику задачи максимально прозрачные и понятные, а также доносить их СМЫСЛ. Тогда они будут выполняться в срок и более качественно. Но это больше про идеальную картину мира. Чаще всего мы сталкиваемся со смесью хаоса и порядка. И проблема больше не в наличии неуправляемых процессов, а в отношении к ним.

Порядок хорош тем, что дает стабильность и не требует прилагать значительные усилия для постепенного роста. Хаос, в свою очередь - всегда большой риск, седые волосы и куча нервов. Но без риска редко бывают существенные прорывы и сдвиги. Однако нельзя жить только в условиях хаоса - он снесет все вокруг словно неуправляемый пожар. Кроме того, это приведет к эмоциональному выгоранию сотрудника. Поэтому лучше придерживаться баланса.

Мы поговорили о хаосе, о причинах его возникновения, пофилософствовали на тему того, как его стабилизировать и управлять.

Напоследок хотелось бы сказать, что хаос - не зло и не добро. Порой хаос - это необходимость.