Работа на удалёнке: как организовывать и мотивировать команду

С развитием цифровых технологий людям необязательно ежедневно пересекаться в офисе для решения совместных задач. Онлайн общение позволяет обмениваться информацией, делиться лайфхаками или просто подбадривать друг друга. Компании всё чаще применяют опыт виртуального общения — закрывают часть офисов и переводят сотрудников на удалённую работу.

По данным исследования учёных из Стэнфордского университета на 500 испытуемых, сотрудники на удалённой работе трудятся на 13% продуктивнее, чем в офисах. По информации Google, Buffer, FlexJobs и IWG люди, которые ценят автономию и креативность, достигают высокого уровня производительности в виртуальной среде. Снижается общая усталость и уровень стресса от ежедневных поездок на работу и от постоянного нахождения в окружении большого количества людей. А возможность устанавливать гибкий график работы даёт силы на восстановление и высвобождает время на увлечения и общение с семьёй.

Компании-работодатели снижают затраты на аренду и содержание офисов. Например, одна компания, принимавшая участие в эксперименте Стэнфордского университета, сэкономила в среднем $2000 на каждом сотруднике за счёт сокращения количества офисных пространств.

А главное — компании могут нанимать сотрудников независимо от места жительства. И не тратить средства на перенаселение сотрудников поближе к офисам компании. В результате качество выполняемой работы повышается, а стоимость услуг снижается.

Лидерам необходимо выбрать эффективные методы виртуального сотрудничества с удалёнными сотрудниками. Полезные советы помогут находить нужных людей, подбирать способы взаимодействия и развивать вовлечённость сотрудников.

Подбор людей — важное условие для создания виртуальной команды. Такая работа может подойти не всем. Удалённое взаимодействие предполагает, чтобы люди были самодостаточными и мотивированными при поддержке лидеров виртуальных команд. Создавая свои команды убедитесь, что вы нанимаете людей, которые могут работать и преуспевать в удалённой работе. Несколько советов помогут вам избежать ошибок в будущем.

Поскольку в ближайшее временя сотрудники смогут вернуться к работе в общем пространстве — коворкингах или кафе, важно защитить соединение их портативных устройств с удалённым рабочим местом, например с помощью:

Работа в виртуальной команде предполагает, что не все сотрудники смогут работать в одно и то же время. Поэтому нужно более гибко подходить к их рабочим часам: как для учёта разных часовых поясов в городах присутствия сотрудников, так и для помощи команде достигать баланс между работой и личной жизнью. Тогда люди будут чувствовать себя более свободными и счастливыми, и как следствие — более продуктивными в своей работе.

Отслеживайте время на задачи и проекты, над которыми они работают. Таким образом вы сможете понять:

В результате вы сможете точно определить, когда ваши расписания пересекаются, и организовывать групповые мероприятия в реальном времени, когда вашей команде необходимо поработать вместе.

Отслеживая гибкий рабочий график сотрудников, вы измерите уровни продуктивности и определите узкие места. И поймёте, как не допускать подобные ошибки в будущем.

Понятные командные цели и задачи дают людям ясное представление о том, как их работа влияет на выполнение планов команды и на развитие компании в целом. Сотрудники, которые разделяют видение своей организации, становятся более эмоционально вовлечёнными и добиваются лучших результатов работы.

Создавайте корпоративные каналы связи, которые будут информировать людей о стратегии и планировании мероприятий на месяц, квартал, год и о всех изменениях в компании. Делайте информацию доступной — транслируйте её онлайн или размещайте на внутрикорпоративном ресурсе. Чтобы каждый сотрудник имел доступ к информации и получал ответы на все вопросы у своего руководителя или коллеги-наставника.

Доверие имеет решающее значение для выстраивания позитивных рабочих отношений.

Эмоциональное доверие, когда люди знают, что коллеги и менеджеры готовы их выслушать и помочь, помогает членам команды открываться и делиться навыками и знаниями. А компетентные и надёжные источники информации укрепляют профессиональное доверие и улучшают сотрудничество.

Важно распространять доверие в двух направлениях:

Будьте доступными для общения с командой и подбирайте каналы коммуникаций индивидуально с каждым сотрудником.

Стоит придерживаться общего правила похвалы и наказания:

Помните: когда вы хвалите своих сотрудников — вы их мотивируете отплатить вам добром и своей хорошей работой.

Чтобы понимать, как сотрудники выполняют свои задачи и укладываются в установленные сроки, вы можете использовать несколько технологических инструментов. Вот примеры некоторых из них:

Выбор правильных инструментов упростит управление вашими проектами, задачами и командами, а также позволит сэкономить время, работая над одной задачей одновременно.

Организуйте общение с сотрудниками из разных часовых поясов с помощью разнообразных инструментов коммуникаций:

🗨 Чат — для быстрого решения и пояснения рабочих вопросов.

💻 MS Teams, Zoom или Google Hangouts — для проведения видеовстреч и видеоконференций с членами вашей команды.

📱 Телефонные звонки — для длительных обсуждений, которые неудобно проводить онлайн.

📧 Электронная почта — для более официальной переписки, например, для организации времени для групповых отчётов и индивидуальных встреч.

У людей на удалёнке нет возможности общаться с коллегами в неформальной обстановке за обедом или чашечкой кофе. Им не хватает личного общения, поэтому многие люди чувствуют себя одинокими в изоляции.

Чтобы мотивировать людей, вам полезно становиться инициаторами виртуальных сообществ, в которых люди смогут обсуждать рабочие моменты и просить совета опытных коллег. Важно, чтобы такие сообщества функционировали круглосуточно без выходных, чтобы сотрудники из разных часовых поясов не чувствовали себя обделёнными и изолированными.

Не стоит ограничивать виртуальные сообщества только профессиональными обсуждениями. Сообщества могут решать различные задачи: стимулировать участие в командных мероприятиях и награждать участников и победителей призами, например продукцией с корпоративной символикой: фирменными футболками, спортивным снаряжением или другими сувенирами. Вот несколько примеров командных мероприятий:

Становитесь инициаторам общения людей в соцсетях и развивайте сообщества членов своей команды в Linkedin, Instagram или Facebook. Или организуйте сообщества внутри компании и общайтесь в них с сотрудниками.