Требования к выбору CRM системы для образовательных центров

CRM - это инструмент, который должен помогать вам достигать поставленных целей, принося больше пользы, чем затраты. Вы должны экономить время и ресурсы, получая больше выгоды, чем тратите на использование этого инструмента.
В данной статье мы изучим выбор CRM с учетом его функционала.
Хотя иногда бывает проще использовать ежедневник или Excel, без компьютеризации и автоматизации становится все сложнее. Даже если у вас небольшой центр развития или вы частный организатор обучения. Поэтому при выборе CRM нужно быть особенно внимательным, особенно на первых этапах.

Базовые функции CRM.

Перед тем как заниматься контролем посещаемости и формированием расписания для преподавателей, стоит обеспечить корректный учет клиентов. Конфигурация этой основы в CRM для вашего учебного заведения является огромным шагом, на котором можно строить дополнительные функции. Никогда не поздно начать это делать. При внедрении новых инструментов важно помнить принцип «получать больше, чем тратить». Начинайте с фундамента.

Основные данные о клиентах.

Исходная информация о клиентах включает в себя такие данные, как ФИО, номер телефона, адрес электронной почты (если имеется), направление обучения (курс, мастер-класс, тренинг) и группа обучения. Для школ и образовательных центров, включая детские центры, центры развития, школы визажа, кондитерские школы, бизнес-школы, центры творчества и другие, информация об указанных направлениях и группах обучения вместе с назначенной датой начала нередко является важным аспектом. Без учета этих данных автоматизация учёта клиентов будет менее эффективной. Мы рекомендуем выбирать систему учета клиентов с учетом специфики вашей деятельности, включающую группы и направления обучения.

Создание новых направлений обучения и открытие групп на различные даты являются основными требованиями к CRM для образовательных учреждений. Программы обучения обычно изменяются не так часто (новые программы добавляются по мере развития учебного заведения), а открытие групп происходит регулярно - меняется только дата начала, и появляется новая группа учащихся. Процесс открытия таких групп должен быть удобным и понятным, а информация о них в системе учета клиентов должна быть наглядной - при открытии группы сразу видно, какие ученики в неё включены, когда начнется обучение, кто будет преподавать и т.д.

Формы сбора заявок на обучение.

Если у вас имеется веб-сайт, то вам необходима система, которая автоматически принимает и обрабатывает заявки, поступающие через сайт. В противном случае вам потребуется ручное внесение данных каждый раз. Ваш веб-сайт задумывается как инструмент для автоматизации приема заявок. Поэтому важно, чтобы эта функция была полностью настроена, так что в CRM можно будет создать специальную форму для приема заявок с сайта или настроить интеграцию с уже имеющимися на вашем сайте формами

Статус клиентов

Для эффективной работы с заявками и клиентами необходимо присваивать клиентам определенный статус. Минимум три статуса - в работе, отказался, подтвердил - должны быть доступны для быстрого изменения одним кликом. Это позволит вам быстро оценить текущее положение дел: кто подтвердил участие, а с кем еще нужно связаться. В противном случае вам придется каждый раз проверять все заявки, чтобы определить, на каком этапе находится каждый клиент.

Комментарии к клиентам

Дополнительным полезным аспектом к статусам клиентов является возможность добавления комментариев к каждому клиенту, чтобы знать, как прошла ваша предыдущая коммуникация с ним. Без этой функции вам придется вести отдельный журнал или ежедневник, что приведет к потере времени и снизит эффективность работы.

Итог

Набор основных функций значительно упрощает работу с клиентами и является фундаментом для улучшения взаимодействия с ними в будущем. Эти функции сделают переход к использованию CRM оправданным, так как без них компьютеризация вашего учебного заведения может быть бессмысленной. Важно, чтобы система учета клиентов была простой в использовании, с быстрыми операциями и без лишней информации, не относящейся к вашему образовательному процессу. CRM должна быть органичной и незаметной, чтобы вы могли сфокусироваться на бизнесе и учениках.

Отметим, что все эти функции реализованы в CRM Olla Berkana. Она создавалась непосредственно под школы и центры развития .