Тайм-менеджмент. 12 секретов эффективного управления временем

Одной из проблем предпринимателей в повседневной жизни является нехватка времени. Многие из нас постоянно чувствуют, что им нужно больше часов в сутках, чтобы успеть сделать все дела.
Но у всех одинаковое количество времени. Просто люди распоряжаются им по-разному.

Если вы не планируете достаточно времени, ситуация заставит вас выделить его для доделки, переделки и исправления ситуации.

Вообще фраза «нет времени» переводится с бытового языка на управленческий как: «это дело я считаю недостаточно приоритетным, чтобы включить в свой календарь как обязательное для выполнения».

Руководствуясь этой фразой мы понимаем, что только приоритеты дают нам необходимое время.

Поэтому прочь всё то, что НЕ ведёт к желаемым целям. Пусть мелкие срочные задачи решает кто-то другой или пусть они решаются сами, а мы займёмся тем, что приносит реальные результаты.

Хорошо, что эффективное использование времени - это навык, которому можно и нужно научиться.

Для начала надо принять к сведению факт, что временем вы никогда не сможете управлять. В сутках 24 часа и стоит смириться, что вы никак не измените это. Смена временных поясов не в счёт))

Но вы точно можете делать сильно больше результата за те же 24 часа и для этого потребуется дисциплина.

Обычно предприниматели не любят дисциплину и ассоциируют её с рутиной.

Вроде бы нет ничего интересного в повторяющихся ежедневных действиях, которые сковывают нас какими-то рамками и не позволяют творческой натуре раскрыться.

Но я нашёл решение.

Заставил себя пару дней записывать все действия и время потраченное на их выполнение. Да, начать было не просто, но пару дней потерпеть можно.

Записи можно делать в простом блокноте, например:

Это помогло понять какое безумное количество времени в течение дня уходит впустую. А дальше возникает азарт и стремление изменить эту ситуацию.

Записи перестают быть рутиной, они интересны, теперь понятна их необходимость. Теперь можно поменять блокнот на Excel, считать эффективность в неделю и месяц, стремиться улучшать себя каждый день.

Теперь это спорт!!! который постепенно даст вам желаемые дополнительные часы в сутках, просто избавьтесь от всего лишнего.

Я убеждён, что эффективное управление временем может обеспечить успех в бизнесе и повышение производительности.

Здесь я поделюсь ключевыми советами и приёмами, которые использую сам и которые регулярно помогают предпринимателям улучшать процесс управления временем:

1. Заведите ежедневник

Он поможет планировать день и не забывать о важных задачах. Заполняйте его каждый день. В вашем ежедневнике должны быть фиксированы все ваши задачи на день, сроки их исполнения и важные детали.Я так исписываю приличную стопку блокнотов в год. А для записи мыслей или тех моментов, которые могут понадобится в будущем, я использую приложения на телефоне, чтобы ничего важного не потерять.

2. Запишите ближайшие цели

Банально, но сделать надо.

Представьте бегуна, который знает, что финиша не будет, никто его там не ждёт и никаких наград тоже нет.

Смысла бежать нет, поэтому он останется дома. Финиш = Цель.

Прежде чем начать работу установите конкретные цели для каждого дня, недели и месяца. Декомпозируйте свою цель.

3. Определите приоритеты

Определите для себя, какие задачи наиболее важны для вашего бизнеса, и начинайте работать над ними в первую очередь.

Не тратьте время на второстепенные задачи, которые могут быть отложены на более поздний срок.

4. Разбейте задачи на блоки

Разбейте большие задачи на более мелкие и выполнимые блоки. Это поможет вам не отвлекаться на детали и более эффективно использовать своё время.

Я люблю делать всё самое сложное в начале дня, так больше вероятность успеть всё запланированное.

5. Планируйте время

Расписание дел помогает сохранять фокус и избегать временных затрат на несущественные задачи.

Важно также оставить время на неожиданные события или задачи, которые могут возникнуть в течение дня.

Используйте для этого электронный календарь, чтобы сразу фиксировать встречи, мероприятия и события, которые могут быть хоть через пол года.

6. Используйте технологии

Современные технологии могут помочь улучшить ваш тайм-менеджмент.

Существует множество инструментов и программ для управления временем. Если вы работаете с командой, используйте проектные таск-менеджеры (например, YouGile,Trello, Asana, Jira) и системы для обмена документами (Google Drive, Dropbox, Яндекс диск).Также многие из этих инструментов позволяют настроить напоминания и уведомления, чтобы ничего не забыть.

7. Устанавливайте сроки

Сроки для задач помогают сосредоточиться на работе и определить приоритетность выполнения.

Самое сложно - это сроки выдерживать, но это к вопросу про дисциплину о которой ещё скажем пару слов ниже.

А пока небольшой лайфхак!

Раздавая задачи предприниматели часто рассчитываю на их выполнение и сталкиваются с критичными проблемами если вдруг вовремя ничего не готово.

Чтобы задачи выполнялись, их надо фиксировать с указанием дедлайна, а чтобы дедлайн не проспать, можно привлекать ассистента для отслеживания задач и регулярного "пушинга" исполнителей. Очень эффективный способ добиваться исполнения, если у вас много ежедневных задач.

8. Делегируйте задачи

Делегирование — это отличный способ улучшить свой тайм-менеджмент.

Отдавайте задачи, которые могут выполнять другие люди, освобождая своё время для решения более важных вопросов. В предыдущем пункте был пример, как можно делегировать контроль задач.

9. Не отвлекайтесь на посторонние задачи

Не тратьте время на посторонние задачи, которые могут отвлечь вас от главного.

Если возникли срочные вопросы, либо игнорируйте их, либо дайте себе время на их решение и продолжайте работать над важными задачами.

Кстати, при работе над важными задачами лучше на время отключить свой телефон, уведомления на почте и социальных сетях, чтобы сосредоточиться.

Я обычно так делаю и могу быть недоступен какое-то время.

Если вы работаете в команде, предупредите всех о своих временных интервалах и настройте свой календарь для того, чтобы не пропустить важные события.

Помните важное! Если вы отвлеклись от дела на 1 минуту, то вам потребуется от 5 до 10 минут, чтобы просто вернуться к тому месту на котором вы прервались. Так работает наш мозг, ему нужно время для переключений, но мы редко обращаем на это внимание и в итоге теряем уйму времени.

10. Отдыхайте и занимайтесь спортом

Включайте перерывы в график работы.

Отдых, перерывы и спорт помогают восстановить энергию, улучшить концентрацию и повысить производительность.

Попробуйте настроить свой график работы с перерывами на растяжку, прогулку или медитацию, чтобы вернуться к работе с новыми силами.

Иногда длительная мозговая активность вызывала у меня резкую головную боль, но я решил эту проблему когда научился быстрому сну.

Я умудрялся даже на обеде, полностью восстановить силы глубоким сном за 10 минут, просто облокотившись на локоть сидя за столом. Затем я продолжал продуктивную работу.

Кстати, в этом нет ничего особенного, ведь каждый умеет спать)))

Сейчас правда этот метод мне заменила медитация.

11. Повышайте собственную эффективность

Тренируйте навыки концентрации. Для этого есть полезные приложения на телефон и одним из самых известных является метод «Помодоро» (блокнот, таймер на 25-30 минут).

Методика «Помодоро» помогает повысить производительность и сосредоточиться на одной задаче за короткий промежуток времени. Интересная игрушка для вырабатывания навыка.

12. Дисциплинируйте себя

Чтобы всё вышеперечисленное работало, потребуется приложить усилия и превратить всё в привычку.

Когда вы будете видеть, что за один день вы делаете больше, чем другие за неделю, тогда вы получите всё то, ради чего задумались о тайм-менеджменте.

Тайм-менеджмент - это навык, который можно развивать и улучшать на протяжении всей жизни. Следуя рекомендациям выше, вы достигнете больших результатов, улучшите свою продуктивность и эффективность в работе. Короче, оно того стоит!