Возможности интеграции CRM c учетными системами 1С. Что нужно знать?

В бизнесе любое действие, которое делается больше двух раз нужно автоматизировать. Сокращение количества рутинной работы, автоматизация стандартных бизнес-процессов, оптимизация действий связанных с клиентским сервисом — все это дает компании целый ряд конкурентных преимуществ.

• Во-первых,автоматизация рутинных задач позволяет разгрузить сотрудников. Они могут заняться более сложными и интеллектуальными задачами, вместо бесконечного ручного ввода данных и выполнения сотни однотипных действий.
• Во-вторых, автоматизация позволяет улучшать клиентский сервис. От того, как быстро будет обработана заявка, как быстро перезвонит менеджер, не будет ли проблем с доставкой, не потеряется ли заказ — и других важных моментов, зависит мнение клиента о компании. Зависит то, вернется ли он за новой покупкой, или уйдет к конкуренту. Оптимизировать и частично автоматизировать взаимодействие с клиентом помогают CRM-системы.
• В-третьих автоматизированные бизнес процессы сводят к минимуму человеческий фактор. Людям свойственно ошибаться, особенно когда весь их рабочий день состоит их одинаковых монотонных задач по вводу данных (часто дублируя их в разных местах). Когда задача автоматизирована, проблема опечаток и ошибок по невнимательности решается сама собой.

Современные предприятия имеют достаточно много возможностей для автоматизации рабочих процессов. В частности, бухгалтерский и управленческий учет большинство компаний ведут в продуктах 1С, а для автоматизации продаж и взаимодействия с клиентами, как мы уже сказали, используются CRM-системы.

Но автономная автоматизация работы отделов может не дать желаемых результатов. Можно автоматизировать учет в компании через продукты 1С, и даже настроить отдельно модули управленческого учета, можно автоматизировать процесс продаж в CRM, но это все равно не решит поставленных целей без взаимного обмена данными между этими системами.

Менеджерам по продажам все равно придется бегать в бухгалтерию и узнавать «Пришел ли платеж?», счета на оплату все еще нужно будет делать в бухгалтерии, и отправлять отдельно. Не получится полноценно отслеживать статусы сделки и т.д.

Поэтому очень важно из внедренных в компании программных продуктов составлять целостную информационную систему. В этой статье мы расскажем о преимуществах и возможностях взаимной интеграции между CRM и учетными системами 1С.

Это особенно полезная опция для B2B сегмента. Отсутствие данных о платежах контрагентов сильно тормозит процесс продаж.

Представьте, что вы продаете что-то оптом, например, топливо. Вы договорились с покупателем об объеме и цене, но не можете отправить товар без подтверждения оплаты. В итоге, логист, водитель бензовоза и оператор склада ГСМ будут просто ждать, пока придет подтверждение оплаты. А если такая информация автоматически не появляется в CRM, менеджеру приходится звонить в бухгалтерию и проверять, поступили деньги или нет. Это очень сильно замедляет процесс отгрузки, снижает эффективность всех сотрудников, которые просто вынуждены ждать сигнала, а также портит впечатление клиента от сотрудничества.

Казалось бы, мелочь, но она сильно замедляет работу, и в следующий раз клиент уже закажет у конкурента, который привезет быстрее.

На самом деле, даже абстрагируясь от скорости обработки заявок и отношений с клиентом, постоянная неопределенность с состоянием оплаты — это большая головная боль для большинств менеджеров по продажам. Это очень удобно, когда статус оплаты сразу отражается в CRM. Решить эту задачу поможет обмен данными между CRM и 1С. Учетная система может автоматически отправлять информацию о поступившей оплате.

Взаимный обмен данными между CRM-системами и 1С помогают избежать ненужной двойной работы. Не нужно отдельно вводить информацию о поставщике и покупателе отдельно в систему для менеджеров по продажам, и отдельно для бухгалтеров.

Вся информация, введенная в одном программном обеспечении автоматически переносится в связанную систему.

Более того, если для какого-то контрагента нужно изменить какую-то информацию (например, контактные данные или реквизиты), достаточно сделать это в одном программном обеспечении. Синхронизация обеспечит обновление данных во всех системах.

Если менеджер по продажам договорился с покупателем, он может создать счет на оплату прямо в своем рабочем месте в CRM. После генерации счета на оплату, его можно отправить покупателю.

Более того, все документы по сделке сохраняются в карточке сделки. Если продажа состоит из нескольких сделок, то все счета будут сохранены в CRM-системе, и будут в любой момент доступны для менеджера. Эта опция позволяет решить сразу несколько задач:

• Во-первых, разгружает операторов 1С, ответственных за генерацию счетов на оплату. Часто это те же менеджеры по продажам, имеющие доступ к 1С. При взаимной интеграции между программными продуктами, они могут сгенерировать счет прямо в CRM. Информация автоматически передается в учетную систему 1С.
• Во-вторых, систематизирует документы по конкретному клиенту и конкретной сделке. Менеджер по продажам может быстро найти нужный счет и нужный документ.

Это удобный инструмент для специалистов отдела продаж. Особенно если приходится работать одновременно с большим количеством контрагентов.

Благодаря обмену данными между CRM-системой и 1С, менеджеры отдела продаж в рабочей панели получают уведомления о статусе сделки. Он будет видеть завершение каждого этапа продажи: подтверждение заказа, отправку счета, погрузку и другие этапы, в зависимости от особенностей работы компании.

В том числе «частичная оплата» и «частичная отгрузка». Без получения данных о платежах, менеджеры отрезаны от части информации.

Это далеко не все возможности, которые открываются при настройке обмена данными между учетной и CRM системой в компании. Некоторые CRM-системы отражают складские запасы по продуктам, а также автоматически загружают данные о задолженностях, лимитов продаж в долг, а также другую информацию, которая может быть получена из 1С.

Обмен двусторонний, поэтому информация, введенная через CRM систему, например с оформлением продажи, автоматически передается в 1С. При помощи такой синхронизации можно оптимизировать взаимодействие между отделами. Бухгалтеры, операторы склада могут продолжать работать в 1С, а менеджеры в CRM, при этом все работники компании будут пользоваться одинаково актуальной информацией.

На самом деле, окончательный перечень преимуществ обмена данными — это индивидуальный вопрос. Предприятия очень непохожи друг на друга. Автоматизация и внедрение программных продуктов могут решать разные задачи и служить для разных целей. Конкретные рекомендации можно давать только после изучения конкретного проекта. Возможно, в вашей компании можно будет применить и другие функции. Если какая-то информация из 1С может быть использована в работе CRM, можно рассмотреть возможность индивидуальной настройки интеграции.

Получите бесплатную консультацию наших специалистов о том, как настроить синхронизацию между 1С и CRM в вашей компании. Для этого нужно только оставить заявку в форме обратной связи на нашем сайте.