Как выстроить идеальную учетную систему в торговом предприятии? На базе 1С

Розничная торговля — один из самых распространенных форматов ведения бизнеса в мире. Особенно если говорить о сегменте малых и средних предприятий. Естественно, под торговлю разработано большое количество типовых конфигураций учетных систем. У 1С это конфигурация «Розница». Это удобное и гибкое решение, которое можно адаптировать под особенности конкретного предприятия: объемы продаж, особенности товара и другие детали.

При этом, торговые предприятия достаточно сильно друг от друга отличаются. Даже если взять компании из одной ниши, являющиеся прямыми конкурентами друг друга, принципы ведения учета могут отличаться кардинально.

Коробочные решения без адаптации под компанию хорошо подойдут только для новых предприятий, которые только начинают работу и могут ее подстроить под ту структуру, которая предусмотрена в типовом решении 1С. Также стандартная конфигурация — хороший вариант для небольших компаний, для которых индивидуальная разработка учетной системы 1С — это дорогое и неэффективное решение. В остальных случаях стандартная конфигурация 1С «Розница» может не подойти. Пытаясь подстроить устоявшуюся систему учета на предприятии под программный продукт, можно сделать только хуже. Операторам 1С будет неудобно выполнять свои стандартные рабочий задачи, придется переучиваться, а это приводит к задержкам в работе и ошибкам. От такой автоматизации вреда больше, чем пользы. Поэтому стандартную конфигурацию 1С «Розница» нужно адаптировать под нужды предприятия и конкретные бизнес-процессы в компании.

В этой статье мы хотели бы рассказать о том, какой функционал может быть реализован в учетных системах 1С для торговых предприятий.

Для начала опишем основной набор функций, доступный для пользователей 1С «Розница»:

• Модули управления закупками и складскими запасами.
• Базовый функционал CRM. Внутри учетной системы есть возможность отслеживания истории взаимоотношений с клиентами, историю покупок и документов, статусы текущих сделок.
• Возможность управления оптовыми продажами и крупными поставками клиентам.
• Подключение и управление торговым оборудованием. Кроме стандартных касс и сканеров штрих-кодов, можно подключать и другое торговое и складское оборудование, например, весы и другие измерительные приборы, а также принтеры штрих-кодов.
• Управление задолженностью. Особенно остро проблема дебиторской задолженностью проявляется для компаний в сегменте B2B продаж, когда контрагент рассчитывается не в аванс и не в момент продажи, а немногим позже.
• Анализ финансовых результатов, показателей рентабельности, оборачиваемости и других ключевых показателей управленческого учета.

Это базовый функционал, который одинаково полезен будет для большинства предприятий в сфере торговли. Теперь рассмотрим дополнительные опции, которые могут полезны только определенным категориям компаний.

Сейчас в период бурного развития e-commerce у многих торговых предприятий есть онлайн-магазины, который тоже нужно корректно встраивать в работу компании.

• Во-первых, нужно организовать выгрузку данных о складских запасах из 1С на сайт. Это позволит постоянно отображать в карточке товара актуальную информацию о текущих запасах. Покупатель перед оформлением заказа будет точно видеть, есть ли на складе нужный ему товар. Это разгрузит менеджеров по продажам и снизит количество отказов клиентам из-за недостаточности складских запасов.

Синхронизация складских запасов — это хоть и типичная, но досаточно индивидуальная и сложная задача. Особенно когда речь идет о товарах с выбором размеров или цветов. В таком случае нужна отдельная выгрузка по каждому из возможных сочетаний.

• Во-вторых, при синхронизации между 1С и онлайн-магазином нужно продумать и обратный обмен данными. Из сайта в 1С может выгружаться информация о заказах (особенно если кроме учетной системы 1С в компании также внедрена и CRM-система). Также, если в магазине реализован прием оплаты (а это не всегда так), то информация о статусе платежа может автоматически поступать в 1С. Менеджеры по продажам, видя оплату могут сразу отгрузить товар заказчику.
• В-третьих, можно настроить взаимный обмен информацией о товаре. Если в номенклатуре 1С уже указана базовая информация о товарной позиции, она может быть автоматически перенесена в интернет-магазин. Это существенно экономит время контент-менеджера, и сокращает необходимое время на запуск проекта.

Также между интернет-магазином и продуктами 1С может быть настроен обмен и другими данными. Все зависит от особенностей проекта и индивидуальных целей компании. Видя конкретный проект, мы можем посоветовать и другие возможности интеграции.

Еще одна интересная опция, которая может быть полезна ритейл-компаниям. Торговые предприятия могут реализовать индивидуальные системы скидок как по группам клиентов, так и по отдельным клиентам. Речь идет о:

• Системах кэшбэка.
• Скидках и бонусах.
• Розыгрышах и других стимулирующих программах.

Такие маркетинговые кампании, которая могут быть реализованы в учетных системах 1С, заметно увеличивают лояльность покупателей. Имея бонусы, индивидуальные скидки или кэшбэк баллы в вашем магазине, покупатель вряд ли уйдет к конкуренту. Покупка в вашем магазине будет априори выгодней.

Топ-менеджеры компании могут быстро получать управленческую информацию по ключевым для торгового предприятия показателям:

• Рентабельности, ликвидности и оборачиваемости товаров.
• Данные о складских запасах и скорости продаж. Это помогает точнее планировать закупки и эффективнее оборачивать капитал компании.
• Объему продаж и финансовому результату.

А также по многим другим ключевым показателям, касающимся эффективности работы сотрудников, результативности маркетинга, товарному ассортименту и т.д. Информацию можно просматривать в разных разрезах, с разными группировками и по разным временным отрезкам. Без организованной аналитики и управленческого учета директор руководит компанией буквально вслепую.

Это особенно важно для предприятий с большим потоком покупателей. Продавцу нужно быстро оформить покупку на кассе, принять оплату и выдать чек. Поэтому к компьютеру с установленным рабочим местом продавца должны быть подключены:

• Сканер штрих-кода для оперативного поиска товара по номенклатуре.
• Принтер чеков.
• Касса, или онлайн-касса.
• И другое периферийное оборудование по необходимости, например, весы.

От скорости оформления покупки в том числе зависит и окончательное впечатление покупателя от магазина, поэтому такими «мелочами» пренебрегать нельзя. При этом кассир может впечатление только испортить. Все уже давно привыкли к хорошему сервису и не обратят на него внимания, только на ошибки и медлительность.

Это далеко не все возможности, которые могут быть реализованы в учетной системе торгового предприятия. Как мы уже говорили выше, ритейл-компании сильно друг от друга отличаются, поэтому к проектированию и реализации учетных систем нужно подходить с учетом индивидуальных особенностей предприятий и товаров, которыми они торгуют. Конкретные рекомендации можно давать только после изучения конкретный задачи.

Вы кстати можете получить бесплатную консультацию наших специалистов о том, какие функции можно реализовать в учетной системе конкретно под ваше предприятие. Для получения консультации достаточно оставить заявку в форме обратной связи на нашем сайте.