Как управлять загрузкой сотрудников в аутсорсинге и заказной разработке

Подсматриваем в монитор со специальной системой управления проектами и ресурсами для ИТ-компаний и подразделений.

Качество планирования приоритетно для компаний, ведущих заказную разработку и выполняющих аутсорсинговые ИТ-проекты. Основа правильного планирования — точная и своевременная оценка загрузки сотрудников. Специализированные инструменты помогают выстроить этот процесс. Один из таких — система «Орион», разработанная компанией iFellow.

«Орион» — это набор практик организации ИТ-процессов, реализованный на базе системы управления проектами. Продукт состоит из нескольких модулей и позволяет прогнозировать ресурсы, считать время сотрудников, оценивать прогресс в реализации проектов и улучшать качество бюджетирования. Мы заглянули в интерфейс «Ориона» и вот что там увидели.

Паспорт проектов

Паспорт проекта отображает базовую информацию — сроки, команду, менеджера и другие параметры, а также позволяет управлять бюджетированием и трудовыми ресурсами.

Кто использует: проектный офис.

Что внутри: в паспорте проекта содержатся ключевые связи с основными потребностями учёта проектов и трудовых ресурсов:

• Заявка на вакансию, если есть необходимость изменения состава команды или компетенций.
• Добавление субподряда — контрагента с любым типом взаимодействия (ИП, сотрудники на ГПХ, самозанятые, внешние компании).
• Отражение прогнозов по платежам.
• Внесение трудозатрат, если табели команд велись во внешней системе.
• Прогноз затрат проекта, исходя из плановой утилизации, позиций команды, их стоимости (по данным 1С) и сроков участия в проекте.

В ходе работ проектный офис своевременно дополняет необходимые данные, производит изменения по команде в одном окне. Причём паспорт имеет прямую связь с самой ИТ-разработкой — есть прямая ссылка, ведущая в пространства команд, организованные по своим правилам (канбан, скрам, релизы, принцип учёта задач в команде и фактические списания).

Отчёт «Паутинка»

Сводный анализ состояния проекта.

Кто использует: проектный офис.

Что внутри: информация о ходе проекта — соблюдение сроков и отклонения от плана. Справа на экране — реестр проектов с целями, бюджетами и командами. Они заполняются автоматически, подтягивая информацию из других пространств, где компания заводит задачи и ведёт бэклог. Часть данных интегрируется в отчёт из паспорта проекта.

По клику на проект разворачивается детализация. В таблице появляются параметры бэклога: аналитика, разработка, тестирование, плановые и фактические значения.

Например, на скриншоте в бэклоге разработки лежит 30 задач. Из них 12 выполнены — они находятся в столбце «Факт», шесть в процессе — это «План». Оставшиеся 12 ещё не взяли в производство — они помечены статусом «Открыты».

Сама «паутинка» выглядит как идеальный шестигранник, где каждый угол — один из важнейших параметров реализации проекта — например, разработка, аналитика, тестирование, доходы, расходы, комплектация команды. На экране этот отчёт расположен слева.

По «паутике» руководитель видит, как движется проект, и может выяснить, с чем связаны отклонения. Например, в идеальных условиях всегда должны быть задачи типа «аналитика», «разработка», «тестирование». Если проект небольшой и у него маленькая команда, то какого-то типа задач может не быть. Об этом знает проектный офис, но для топ-менеджмента будет интересно отслеживать весомые проекты с отклонениями от идеальных условий.

В нашей «паутинке» несколько шестигранников. Фиолетовый показывает идеальные границы «как должно быть», подразумевая, что 100% задач выполнены, доходы и расходы не вышли за плановые значения, команда укомплектована по плановому значению проекта. Зелёные границы — процесс проекта на данный момент: что открыто, какие показатели управляемы. Синий — граница, показывающая результаты от задуманного: сколько бэклога покрыто, сколько израсходовано и получено из плановых значений. Такая визуализация помогает руководству ежедневно держать все проекты в зоне видимости, погружаясь в детали только при необходимости.

По клику на поле «Риск» открывается таблица с его описанием: дата возникновения, ответственный менеджер, вероятные последствия — то есть убытки, которые понесёт компания при воплощении риска. В описании можно оценить, стоит ли тратить силы на устранение риска.

Кто использует: топ-менеджмент, проектный офис, операционный департамент и бэк-офис (кадры).

Что внутри: таблица с данными о текущей занятости сотрудников на проектах компании. Она помогает оперативно управлять загрузкой, чтобы никто не сидел без дела и не был перегружен задачами. Горизонт планирования — 2 месяца.

В отчёте есть фильтры по компетенциям и технологическому стеку сотрудника. Так, в компании iFellow специалисты делятся по компетентностным практикам: аналитика, разработка, тестирование, управление бизнес-процессами (BPM) и т. д.

В «Орионе» таблица называется «скамейкой»: она показывает, кто может оказаться в запасных в ближайшее время. Жёлтые ячейки сигнализируют о небольшой просадке в занятости, красные — о простое сотрудников, фиолетовые — о перегруженности. Зелёные показывают, что всё в пределах нормы.

«Скамейка» позволяет оценить, сколько людей могут подключиться на новый проект и в какое время. Это полезно для пресейла и департамента продаж, тимлида и лидеров практик.

Кто использует: преимущественно коммерческий отдел, топ-менеджмент и проектный офис.

Что внутри: информация о прогрессе отношений с клиентами. Помогает не только формально фиксировать сделки и прогнозировать продажи, но и планировать будущую нагрузку на проектный офис.

Например, коммерческий отдел продвинулся в переговорах с клиентом. Это значит, что руководителя пресейл-направления вскоре привлекут к оценке проекта. На это нужно запланировать несколько часов или выделить сотрудника. Система оповещает об изменениях в воронке продаж, рассчитывая плановый выход на этап пресейла, поэтому руководитель соответствующего направления может спрогнозировать занятость отдела.

Проектный офис также следит за сделками: анализирует, каких специалистов не хватает, кого можно перевести с других задач, сколько человек ещё нужно нанять. Для этого в CRM есть страница с прогнозом продаж.

Кто использует: руководители подразделений, их помощники.

Что внутри: реестр поручений руководителям подразделений от топ-менеджмента. С его помощью отслеживается прогресс в достижении стратегических и тактических целей, которые зависят от прямых задач операционного уровня (проектов, ресурсов и др.).

В этом модуле руководитель отслеживает прогресс поручений, не рискуя «провалиться» в микроменеджмент. Так, директор по продажам поручает айтишникам внедрить новую CRM-систему и перенести туда накопленные данные. Ответственный менеджер из ИТ выстраивает иерархию — кто что должен сделать, формирует подзадачи. При этом директору достаточно следить за статусом созданного поручения только на верхнем уровне.

Красным подсвечиваются задачи, к которым ещё не приступили, тёмно-зелёным — выполненные, светло-зелёным — те, что близки к завершению, а жёлтым — задачи, в которых до дедлайна осталась одна неделя.

Кто использует: тимлид, сам сотрудник, проектный отдел и бэк-офис.

Что внутри: базовая информация о сотруднике, перечень текущих проектов, оценка компетенций и план развития, обращения в техподдержку.

Базовая информация о сотруднике — это должность, компетенции, отдел, образование и сертификаты, прямой начальник и контактные данные. Например, на скрине мы видим карточку Анны. Она — младший руководитель проектного офиса, работает в Москве, у неё 30 дней неиспользованного отпуска.

Карточка сотрудника служит инструментом отслеживания текущих проектов, в которых участвует Анна. Мы понимаем её роль и загрузку. Она руководит несколькими проектами и уделяет каждому от 15% до 35% времени. Процент загрузки рассчитывается как доля от 160 рабочих часов в месяц. Все проекты Анны находятся в активной стадии. Из её карточки мы можем перейти в конкретный проект и увидеть его паспорт.

Страница содержит ссылки на отчёты по оценке компетенций (доступные ограниченному кругу сотрудников) и индивидуальный план развития, речь о которых пойдёт ниже.

В этом модуле также отображаются обращения в техподдержку. Сотрудники стучатся туда, если во внутренних системах iFellow возникают баги, ломается техника. В карточке виден статус обращения и имя исполнителя. Отсюда можно попасть непосредственно в задачу, чтобы скорректировать её или изменить статус.

Карточка полезна членам команды как единая точка входа в основные рабочие задачи — как свои, так и коллег. Набор доступной информации отличается от роли: Анна и её руководитель увидят все заполненные данные, а остальные сотрудники — лишь их часть, согласно общекорпоративным настройкам.

Кто использует: HR-специалисты, тимлиды и руководители проектов, сами сотрудники.

Что внутри: результаты оценки компетенций по методологии «360 градусов»: самоопрос, оценка от коллег, руководителя и подчинённых (если есть).

В модуле настраивается частота проведения опроса и параметры, по которым он проводится, редактируются вопросы анкеты. Результаты автоматически подгружаются в карточку сотрудника и доступны самому работнику и его руководителю.

По результатам опроса система выстраивает результаты оценки компетенций. В нём отображается общий результат, разбивка по вопросам, оценка только от руководителя или от команды.

Опрос HR-360 позволяет подбирать людей в проектные команды, исходя не только из их ролей и хард-скиллов, но и из особенностей софт-скиллов. Если у сотрудника есть желание отслеживать свой прогресс, он может зафиксировать индивидуальный план развития с конкретными задачами и сроками. В планах iFellow — формирование карьерной траектории для каждого работника, который замотивирован на рост: он будет учитывать результаты опросов HR-360 и динамику показателей.

Кто использует: сотрудники, их руководители, HR-специалист, ответственный за оценку.

Что внутри: рекомендации, которые помогут специалисту вырасти в грейде или подтянуть отстающие навыки.

Индивидуальный план развития, или ИПР, составляют для специалистов по их же просьбе.

Некоторые задачи подгружаются в план автоматически. Система предлагает их, отталкиваясь от результатов HR-360. Например, последняя оценка показала, что Владимир должен уделять больше времени развитию навыков коммуникации. В его ИПР появляются задачи по прохождению дополнительного обучения и другие рекомендации.

Руководитель вместе с сотрудником дорабатывает план и вносит в него недостающие задачи. HR-специалист выделяет бюджет на обучение, следит за прогрессом и сроками, назначает встречи для обсуждения статусов.

«Орион» разработан для компаний, которые занимаются реализацией ИТ-проектов — аутсорсингом, заказной разработкой ПО, поддержкой и развитием внутренних ИТ-решений. Продукт использует часть фишек систем управления проектами, привычных множеству команд, знакомых для ИТ-бизнеса. «Орион» используют разные по масштабу компании, у которых есть ИТ-подразделения, а также средний бизнес, который стремится оптимизировать бэк-процессы.