1:1 WTF? Или как тимлиду грамотно организовать встречу 1:1

Привет! Я Аня, HRBP в Space307. Я эйчарю больше семи лет и с недавнего времени являюсь участником авторитетного HR-сообщества Society for Human Resource Management (SHRM).

Я много работаю с тимлидами и часто сталкиваюсь с непониманием и даже сопротивлением, когда речь заходит о личных встречах тимлидов и сотрудников. Причины и аргументы почти всегда похожи.

Некоторые лиды не видят ценности во встречах 1:1. Зачем нужны индивидуальные встречи, если есть стендапы и другие командные сессии?
Многие лиды уверены, что 1:1 — это просто болталки, бесполезная трата драгоценных минут, которые можно было потратить на важные задачи.
Бывает, что тимлиды сопротивляются проведению личных встреч из-за неуверенности. Что спрашивать, как обсуждать проблемы, какая у встречи должна быть структура?

В статье я расскажу, зачем и как проводить эффективные индивидуальные встречи с сотрудниками.

Встречи one-on-one (англ. «один на один») — это регулярные и последовательные встречи с сотрудниками, на которых можно поговорить о настроении, болях, хотелках, целях и планах, получить обратную связь и обсудить любые рабочие вопросы.

Регулярность. Личные встречи раз в месяц или квартал помогают отслеживать выполнение договорённостей и дают сотруднику знать, что компания о нём не забывает.

Последовательность. Каждая новая встреча 1:1 продолжает предыдущую. Чтобы встречи были последовательными, нужно делать заметки и фиксировать договорённости. 1:1 — мощный инструмент, если лид и сотрудник соблюдают договорённости, к которым вместе приходят на встречах.

Важно! Регулярные встречи не значат, что разговаривать можно только по графику. Всегда есть место срочному или внезапному. Есть проблемы и темы, которые могут потерять актуальность за три недели до следующей встречи.

Какие ценности для сотрудника?

Cотрудник получает внимание лида.
Встречи помогают бороться со стрессом. Сотрудник знает, что у него есть возможность обсудить любые вопросы наедине. Ежедневные или еженедельные встречи с командой нужны для других целей.
Сотрудник получает актуальную обратную связь и видит свой вклад в общее дело.
Личная встреча — возможность узнать об ожиданиях лида и компании.
На 1:1 можно обсудить профессиональный рост и попросить у лида помощи в составлении плана развития.

Какая польза для лида?

Встречи позволяют выстроить доверительные отношения с каждым сотрудником.
Лид узнаёт о мотивации команды и может оценить изменения.
1:1 — это способ узнать о целях и планах каждого участника команды и помочь ребятам в достижении целей.
Так лид работает с вовлечённостью. На встрече можно подробно обсудить цели и миссию компании.
Личные встречи помогают соотнести ожидания сотрудника и компании.
На 1:1 лид получает обратную связь от сотрудника.
На встрече лид оперативно узнаёт о проблемах, которые могут повлиять на качество работы, и при необходимости реагирует.

Важно! 1:1 — это не сеанс психотерапии. А ещё здесь не место жизненным урокам и наставлениям на путь истинный.

Залог эффективной встречи — подготовка.

Личная встреча — это история не про поболтать как-нибудь о чём-нибудь (подробнее в разделе «1:1. Зачем?»). У продуктивной встречи есть адженда. Нужно ли поделиться аджендой с сотрудником? Зависит от цели 1:1.

Представим, что вы проводите фидбек-встречу по оценке перформанса. Заранее отправьте адженду сотруднику, чтобы провести 1:1 максимально эффективно. Хотите встретиться, потому что видите изменения в настроении сотрудника? В таком случае я бы не рекомендовала делиться аджендой. Это помешает доверительной беседе. Сотрудник может не захотеть делиться проблемами.

Перед новой встречей важно пересмотреть заметки и собрать информацию по предыдущим договорённостям (подробнее в разделе «Последовательность встреч»). Если сотрудник поделился проблемой и вы договорились о возможном решении, но конкретных действий не последовало, в будущем сотрудник не будет видеть ценности во встречах и делиться своими переживаниями. Соблюдение договоренностей — основа доверительных отношений. Это правило работает в обе стороны. Сотрудник нарушает обещания? Есть повод задуматься.

Оптимальная длительность встречи — 30–60 минут. Обсудить тему меньше чем за полчаса вряд ли получится, а если 1:1 длится больше часа, тяжело удержать внимание.

Структура. Условно можно разделить 1:1 на три части:

Расположение к доверительному разговору. Здесь пригодится навык вести непринуждённые беседы на отвлечённые темы (small talk). Спросите у сотрудника, как дела, пошутите, поделитесь интересным фактом и плавно перейдите к основной части.

Основная часть зависит от цели встречи. Задавайте вопросы и не забывайте следить за временем, чтобы успеть обсудить все темы. Хочу обратить внимание на мотивацию. Старайтесь «нащупывать» её на каждой встрече. Мотивация меняется в зависимости от обстоятельств.

И ещё раз о заметках: их можно и нужно делать по ходу встречи. Так будет проще подготовиться к новой.

Подведение итогов и фиксация договорённостей. Обязательно записывайте договорённости в конце каждой встречи. Попросите сотрудника прислать короткий постмит или соберите такой сами. Это позволит убедиться, что вы договорились об одном и том же.

Иногда не хочется навязываться и лезть к сотруднику с расспросами. Есть соблазн подумать, что если сотрудника что-то беспокоит, он придёт с проблемой сам. С такими убеждениями нужно бороться. Лид должен знать, чем живут участники команды, чтобы улучшить коммуникацию и вовремя отреагировать на любую проблему. Установка «сотрудник придёт сам» — неэффективный способ управления.

Ещё одна распространенная сложность — «Не знаю, о чем спросить». Здесь поможет подготовка. Заранее подумайте, какие темы важно обсудить, и подготовьте 2–5 вопросов. В интернете можно найти самые разнообразные подборки вопросов (ссылки на полезные ресурсы — в конце статьи).

Есть и другая сложность: как избежать социально-желательных ответов? Универсального метода нет, всё зависит от ситуации и человека. Помогут дополнительные вопросы: попросите сотрудника привести пример, рассказать о конкретной ситуации. Обязательно ведите заметки. Если сомневаетесь в достоверности ответа и чувствуете, что сотрудник не хочет обсуждать тему, перейдите к другой и попробуйте вернуться к первому вопросу позже.

Лид или сотрудник (или оба) не выполняют договорённости.
Лид во время встречи говорит больше, чем сотрудник.
Лид навязывает свою позицию, не пытаясь понять сотрудника.
Лид не делает заметок во время 1:1, из-за чего между встречами нет связи.
Сотрудник не вовлекается в диалог и даёт односложные ответы. Постарайтесь найти причину: задайте дополнительный вопрос, смените тему. Проанализируйте разговор уже после встречи, оцените общее настроение, вспомните, как вёл себя сотрудник раньше.

Ловите чек-лист, который поможет подготовить и провести эффективную встречу 1:1.

Перед встречей

Определите цель встречи.
Пересмотрите свои заметки и проверьте, как выполняются договорённости, достигнутые в рамках предыдущих встреч.
Подготовьте обратную связь для сотрудника.
Подумайте, какими новостями важно поделиться с сотрудником.
Подготовьте вопросы по всем темам, которые нужно обсудить.

Со временем вы освоите навык спрашивать об одном и том же разными способами, а пока приведу несколько примеров (и не забудьте о полезных ссылках в конце статьи).

Вопросы для разогрева

Как прошли выходные?

Вышел новый фильм, успел(-а) посмотреть? Какие впечатления?

Вопросы о текущих задачах

Как у тебя сейчас дела с загрузкой?

Нравятся ли тебе задачи, с которыми ты работаешь?

Какими задачами за прошлый месяц ты особенно гордишься?

Есть ли сложности в выполнении задач? Какие?

Вопросы о развитии

Есть ли у тебя понимание, как развиваться дальше?

Может быть, есть тип задач, с которыми ты хотел(-а) бы поработать?

Мотивация

Получаешь ли ты сейчас от работы то, чего ожидал(-а), когда приходил(-а) в компанию?

Есть ли что-то, что тебе хотелось бы улучшить? Например, процессы или коммуникацию?

Общение

Как настроение в команде?

Хватает ли тебе общения?

Достаточно ли у тебя информации о целях команды и компании?

Во время встречи

Придерживайтесь тайминга и плана.
Выделите 5 минут, чтобы расположить собеседника к разговору.
Обсудите итоги прошлой встречи или сложности при выполнении договорённостей (5–10 минут).
Основная часть. Обсудите запланированные темы (15–30 минут).
Ответьте на вопросы сотрудника (5–10 минут).
Подведите итоги.
Определите время следующей встречи.

После встречи

Попросите сотрудника написать постмит и отразить договорённости (или напишите постмит сами).
Не забывайте интересоваться у сотрудника, как идут дела с выполнением договорённостей.
Рассказывайте, как вы работаете над этим.
Отметьте следующую встречу в календаре.

1:1 — это классный инструмент для выстраивания доверительных отношений, отслеживания изменений, обмена обратной связью и профессионального развития. Как и любой инструмент, его нужно изучить и правильно применять. Надеюсь, мой опыт и рекомендации помогут вам в этом. Всем классных и содержательных 1:1!