Как упростить учёт рабочего времени с помощью портала табельщиков

Рассказываем об инструменте для производственных компаний: долой таблицы Excel, обработку данных вручную и ошибки в расчёте заработной платы.

Табель учёта рабочего времени — документ, который помогает правильно рассчитать зарплату сотрудников, учесть все смены, больничные, переработки или невыходы на работу. Собрать данные об отработанных часах сотен сотрудников — личный квест кадровой службы. Особенно, если табели учёта заполняются по старинке — в таблице Excel или на бумаге.

В статье рассказываем, как автоматизировать процесс и сделать расчёт заработной платы прозрачным с помощью портала табельщиков.

⠀

Самые частые причины:

Нет удобной формы, чтобы вносить рабочие часы

Заполнять тяжеловесные таблицы Excel неудобно. Сложно адаптировать форму под потребности компании, ограничить доступ к отдельным данным, а сверять фактические часы с запланированным графиком нужно вручную. Это отнимает много времени.

Сотрудники забывают вносить данные в срок

Приходится постоянно напоминать — это тормозит расчёты.

Из-за невнимательности появляются ошибки

С табелем работают несколько сотрудников — сами табельщики и кадровые специалисты. Из-за человеческого фактора ошибиться в данных легко. Найти все недочёты, если перепроверять табель вручную, практически невозможно.

Если не успели собрать данные к концу месяца, в следующем нужно пересчитывать зарплату

Все неточности в расчётах, неучтённые больничные или часы, которые не внесли в срок, нужно корректировать в следующем месяце. При таком сценарии ежемесячно подавать точные данные невозможно.

⠀

Портал табельщиков — инструмент в 1С ЗУП, с помощью которого можно создавать табель учёта рабочего времени в автоматическом режиме. На основе рабочего графика сотрудника и информации о больничных, отпусках, командировках из документов в 1С формируются справочный и основной табели.

Табельщики могут вручную вносить корректировки в справочный табель, если сотрудник берёт больничный, меняется сменой, не выходит на работу или любым другим образом отклоняется от запланированного графика. В конце месяца данные о фактически отработанном времени отправляются в кадровую службу.

Программа автоматически сравнивает справочный и основной табели и показывает расхождения — допустим, в основном табеле у сотрудника запланирован рабочий день, а в справочном отмечен отгул. HR-менеджер связывается с табельщиком, уточняет причину расхождений и выбирает, какие данные учитывать при расчёте заработной платы.

⠀

В рабочем пространстве только нужная для работы информация

Табельщик видит в системе список сотрудников, рабочее время которых учитывает, остальное — скрыто. Лишние данные не отвлекают от работы и не путают.

Можно ограничить срок сдачи табеля

Специалист кадровой службы может установить дедлайн, позже которого табельщик не сможет вносить изменения. Такой подход дисциплинирует и приучает предоставлять данные вовремя.

Портал автоматически находит расхождения в графике

Специалистам кадровой службы не нужно сверять данные вручную и искать ошибки. Остается только связаться с табельщиком и уточнить, откуда возникли расхождения.

Возможно синхронизировать портал табельщиков и СКУД

Если на предприятии установлена система контроля и управление доступом, портал можно настроить таким образом, чтобы данные о нахождении сотрудника на рабочем месте учитывались в табеле.

На настройку портала табельщиков понадобится около двух недель. А если компания уже использует 1C ЗУП, освоить создание табелей в программе получится быстро.