Не только каналы и чаты: 10 возможностей корпоративных мессенджеров, которых нет в Telegram

Интеграции с календарём, треды, книга контактов и другие функции, которые помогают организовать работу. Делимся списком возможностей корпоративных мессенджеров и рассказываем, кому они могут пригодиться.

Привет, это команда Линк Чаты. Мы знаем, что на рынке много бесплатных решений для командной работы. Например, телеграм: звонки, боты, суперчаты — всё это без оплаты и для неограниченного количества сотрудников.

Однако мы разрабатываем корпоративный мессенджер, возможности которого куда шире в организации рабочего дня. Статья пригодится тем, кто смотрит в сторону корпоративных мессенджеров, но не знает, какие возможности они открывают.

Возможность: поставить мессенджер на свой сервер или облако.

Кому будет полезно: банкам, финансовым организациям, экономическим и государственным учреждениям.

Telegram, WhatsApp, Viber и другие мессенджеры работают по модели on-cloud: вы не можете установить их на свой сервер или облако. Это накладывает ограничения: у вас нет прямого доступа к файлам и данным. Всё, что было отправлено и написано, хранится где-то на чужих серверах. Зачастую — зарубежных.

Многие корпоративные мессенджеры предлагают еще две модели распространения:

Если компания занимается финансовой или научно-технической деятельностью (и всем, что попадает в раздел «Секретно»), то пересылать чертежи изобретений и финансовые документы лучше внутри своей системы. Более того, мессенджер можно развернуть в локальной сети — он будет работать даже без интернет-соединения.

Возможность: создавать рабочие аккаунты без ограничений.

Кому будет полезно: тем, кто хочет разграничить личные и рабочие аккаунты.

Про разделение личного рабочего — говорят часто и это действительно важная фишка корпоративных мессенджеров. В телеграме один аккаунт для всего: деловых переписок, общения с коллегами в рабочих чатах и каналов с мемами. Можно, конечно, создать папки, настроить уведомления, но FOMO (синдром упущенной выгоды) никто не отменял — непрочитанные сообщения часто хочется открыть. Исследования подтверждают: рабочее время часто расходуют неэффективно, а соцсети и листание развлекательных каналов в мессенджерах затягивают.

Корпоративный мессенджер дает возможность вести деловую переписку в одном месте, а личную — в другом. На выходных его можно отключить — так вам не напишут по работе. А в личном мессенджере шанс на на это сохраняется, ведь вы всегда онлайн.

Еще один плюс разграничения в контроле доступа. Компании часто сами создают аккаунт для подчиненных. Если сотрудник увольняется, то достаточно заблокировать аккаунт и доступ пропадет. В Telegram придется удалять человека из всех чатов вручную.

Возможность: использовать несколько рабочих областей и быстро переключаться между ними в одном мессенджере.

Кому будет полезно: фрилансерам и штатным специалистам, которые работают в нескольких компаниях или отделах.

Рабочие области (организации, воркспейсы) — это отдельные пространства с чатами, каналами и аккаунтами, между которыми можно быстро переключаться в мессенджере. Удобная функция для тех, кто работает в нескольких компаниях: вам не нужно выходить и заходить в другой рабочий аккаунт, достаточно переключить вкладку. Уведомления помогут оставаться в курсе всех обновлений, даже если вы вышли.

Возможность: ответить на сообщение в отдельной ветке.

Кому будет полезно: всем, кто устал от хаоса в чатах.

Треды — это ветка обсуждения, которое можно начать под любым сообщением в чате, группе или на канале. Мессенджер с тредами меняет общение в чатах: вместо бесконечной переписки в одном окне участники создают ветки, в которых обсуждают отдельные вопросы. Учитывая, что слишком частые сообщения входят в топ вещей, которые раздражают людей в рабочих чатах, треды помогают точечно общаться по темам, не засоряя общий канал.

Возможность: быстро найти сотрудников по отделам и должностям.

Кому будет полезно: компаниям с сотнями сотрудников, распределенной структурой и кросс-функциональными командами.

В личном мессенджере найти человека из другой команды или отдела может быть не просто — хорошо, если в личном профиле будет указана должность, но часто этим пренебрегают. Корпоративный мессенджер предлагает расширенный профиль, где можно указывать должности в контактной книге — найти ребят из дизайн-отдела и руководителя направления станет проще.

Возможность: запланировать видеовстречу и собрать всю команду.

Кому будет полезно: тем, кто часто созванивается с коллегами.

В личных мессенджерах часто нет напоминаний и уведомлений о начале звонка, а переписка во время созвона ведется в общем чате. Коллеги могут пропустить созвон, потому что забыли поставить себе напоминание или потеряли старт звонка на канале.

Созвоны — повседневная часть работы. Удаленные команды часто устраивают переговоры как один на один, так и небольшими группами. Корпоративные мессенджеры предлагают больше полезных функций:

Некоторые корпоративные мессенджеры поддерживают интеграцию с SIP-телефонией — это открывает возможность интегрировать видеозвонки в корпоративную связь или колл-центры. Пригодится для проведения гибридных созвонов, когда часть сотрудников находится в офисе, а другие — удалено. Еще один сценарий: можно записать диалог с клиентом по телефону и сразу отправить запись в отдел продаж, маркетингу или команде разработки.

Возможность: гибко устанавливать рабочий статус.

Кому будет полезно: сотрудникам, которые проводят много встреч и часто перемещаются.

Корпоративный мессенджер может отражать не только онлайн-статус, но и такие режимы, как «в отпуске», «выходной», «в дороге», «на встрече». Когда знаешь, что человек на встрече, то не ждешь немедленный ответ — это помогает сохранять общий контекст и планировать коммуникации.

Да, в телеграме можно поставить эмодзи или менять аватарки, но эти решения не нативные — придется договариваться с командой о системе знаков и постоянно следить за обновлениями друг друга. В корпоративном мессенджере статус обновляется автоматически и синхронизируется с календарем

Возможность: быстро создавать аккаунты и устанавливать уровни доступа.

Кому будет полезно: компаниям с большим числом сотрудников и подрядчиков.

Если в личном мессенджере можно настроить только права в одном конкретном чате или группе, то в корпоративном — установить конкретные разрешения: читать и комментировать канал с рабочими новостями, не принимать участие в созвонах других отделов, открывать только файлы из личных переписок.

Администратор может настроить не только уровни доступа на чтение, редактирование или шеринг, но и установить срок жизни аккаунта. Подойдет для приглашенных подрядчиков и тех, кто проходит испытательный срок.

Возможность: связать мессенджер с таблицами, интерактивными досками, видеозвонками, календарями.

Кому будет полезно: командам, которым приходится работать со множеством инструментов и постоянно переключаться между ними.

Комментарии в гугл-документе, вопросы на доске в Figma, новое предложение в Miro, ответ на запрос по электронной почте — на переключение между рабочими инструментами тратится не только время, но и внимание. Исследования показывают, что совместная работа хорошо сказывается на производительности команды. Когда правки и комментарии видно в реальном времени, уведомления приходят быстро и их легче считывать: работа проходит в общем потоке, фокус внимания сохраняется.

В корпоративные мессенджеры можно интегрировать почту, таблицы, календари, канбан-доски и другие инструменты. Разработчики изначально закладывают этот функционал, поэтому вам не придется делать своего бота — достаточно связать аккаунты.

Возможность: создать и настроить ботов для автоматизации рутины.

Кому будет полезно: командам с внутренними процессами, которые поддаются роботизации: документы, отчеты, инструкции.

В телеграме есть инструмент для создания ботов и большой выбор готовых решений. Но одно дело сделать бота для помощи новичкам, а другое — бота для создания отчетов: не очень хочется передавать личные данные клиентов куда-то на сторону, да еще и думать, как это всё защищать. В корпоративном мессенджере всё проще: если он на вашем сервере (или облаке), то бот будет работать внутри частной сети и находиться под контролем.

Корпоративные мессенджеры — это про структурность в коммуникациях. Именно поэтому мы разрабатываем мессенджер Линк Чаты таким, чтобы в нем было удобно работать и не отвлекаться на личные переписки. Внутри будут чаты и треды, рабочие области, открытые и закрытые каналы, а еще звонки — один на один и на всю команду. В будущем мы предоставим разные модели распространения и другие фишки: интеграции, телефонию, совместную работу над одним документом. Следите за нашим проектом в телеграм-канале: пишем не часто и по делу, чтобы не отвлекать вас от работы 😉