ключевые термины и понятия в управлении проектами, ч 2
Всем привет! В прошлый раз расписала понятия проекта, жизненного цикла проекта и ролей. Более комплексные понятия, наверное, начинаются с методологий управления проектами, управления рисками внутри этих методологий. Чтобы разгрузить, рассмотрю еще простое понятие бюджета проекта.
Методологии управления проектами
Тут я, наверное, открою портал в ад, когда произнесу, что на мой взгляд (подчеркну, на мой взгляд, как и все в этом блоге) есть две основные методологии, это Agile и Линейные методологии (Waterfall, V-Model, др. подходы внутри).
Сейчас поясню. В философии познания, то есть, в разделе науки, отвечающей за изучение методов, методик и методологий, с помощью которых человек познает что-либо, методология — это учение о принципах исследования, формах и способах его применения относительно объекта исследования. Объект у нас — проекты, предмет — управление, а принципы, формы и способы — философия управления. И с этой точки зрения, у нас есть глобально два пути: гибкое управление и линейное, последовательное (предиктивное) управление проектами.
И есть методики — то есть процедуры применения определенных методов (методов познания, таких как анализ, синтез, интерпретация и так далее). В моем понимании это известные Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma и прочие. Почему? Потому что они регламентированы порядком применения методов, набором методов и лежат внутри либо гибкого управления (Scrum, Kanban), либо предиктивного (PRINCE2).
Но если задать вопрос поисковику, то нам предложат рассматривать Agile, Waterfall, Scrum, Kanban и другие подходы как разные методологии управления проектами. Поэтому, наверное, не буду сильно спорить, а буду называть методологией то, что в интернете называют методологией.
Давайте тут я прямо коротко пройдусь по названиям, описанию и принципам, а детальному разбору посвящу одну из следующих статей.
- Agile — гибкий метод управления, ориентированный на частые итерации и вовлечение клиента. Основные принципы: гибкость, сотрудничество, отзывчивость к изменениям.
- Waterfall — линейная или каскадная модель, где каждая фаза проходит после завершения предыдущей. Структурированный подход, четкие этапы, строгий контроль завершения этапов до начала следующего.
- Scrum — гибкий метод управления, включающий итеративные циклы и особые роли, продукт менеджера и скрам-мастера. Ключевое в методологии: итерации (спринты) от 2 до 4 недель, обратная связь от заказчика по продукту, работа в малых командах.
- Kanban — метод управления потоком работы, основанный на визуальном представлении задач на доске по статусам этих задач (от бэклога до готовности). Ключевое: визуальное управление потоком работы, пошаговое улучшение.
- PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) — методология, разработанная в Великобритании, дословно: проекты в контролируемой среде. Основные принципы: управление по стадиям, организация вокруг бизнес-выгоды, определение ролей и обязанностей, последовательность выполнения. Основные артефакты методологии это Business Case, Product Breakdown Structure и Risk Management Approach.
- Lean — метод управления, цель которой максимум ценности с минимумом затрат. Ключевое в этом подходе это устранение избыточных операций, сокращение времени цикла разработки, непрерывное совершенствование. Инструменты включают Value Stream Mapping, 5S, Kaizen и Kanban-доски, потому что объектом контроля является цикл разработки.
- Six Sigma — метод, нацеленный на улучшение качества продукции или услуг путем снижения дефектов до уровня, соответствующего стандарту 6 сигм. (Сигма здесь это уровень качества процесса, самый высокий и близкий к совершенству - 6 сигм). Основные принципы: фокус на статистическом анализе и фактических данных, методология DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), использование инструментов, таких как гистограммы, диаграммы рассеяния и диаграммы Парето. (Честно говоря, про него я только читала и ни разу не сталкивалась на практике, поэтому если кто работал — поделитесь опытом).
Нужно ли разбирать подробно Lean, Agile, Waterfall, Scrum, Kanban, PRINCE2? Напишите, пожалуйста, в комментариях.
Бюджет проекта
Мне, как бывшему бухгалтеру (в театре воображения солидный мужчина многозначительно поднимает палец вверх, говоря, что бывших бухгалтеров не бывает), бюджет всегда был понятнее всех остальных артефактов проекта. Бюджет проекта — это документ, в котором ресурсы распределяются по задачам, или же, другой вариант, это консолидация затрат на ресурсы, необходимые для завершения проекта. Бюджет это всегда труд, материалы, оборудование и другие ресурсы, выраженные в деньгах.
Бюджет может быть привязан к календарю — и быть распределенным по времени (первый, второй, третий месяцы проекта), а может быть привязан к этапам или фазам проекта (инициация и согласование, планирование, реализация и так далее), может быть привязан к видам работ (встречи, кейтеринг, установка тентов, гонорары спикеров). Иногда бюджет — это просто сумма «до» определенной цифры, и ее можно потратить на достижение результата, а потом уже эту сумму менеджер старательно пилит по нужным разделам и ресурсам.
Бюджетирование предполагает контроль. Это выражается в том, что есть плановый бюджет, фактический, сравнение плана и факта, обоснование отклонений, обоснование рисков и оценку потенциальных изменений в расходах и подготовку плана действий, если риск наступает. Иногда дело не в рисках, а в гибкости проекта — и в оценке возможных изменений, вариативности этих изменений.
Управление рисками
Риск в проекте — это потенциальное событие или условие, которое может повлиять на результат проекта. Исходя из этого определения, риск может быть как возможностью (случится что-то хорошее), так и угрозой (случится что-то плохое). Я себя к параноикам-оптимистам не отношу и редко думаю, что мир против меня задумал радость, поэтому когда продумываю риски проектов, больше концентрируюсь на плохом.
Поспрашивайте себя, на чем чаще акцентируете внимание вы, и постарайтесь либо прямо развить это как навык, либо проработать и другую сторону. Я всегда прошу поговорить со мной кого-то из команды, кто замечен в оптимизме, и накидать мне примеров хороших событий, которые могут случиться с нашим проектом. Помогает ли вам так кто-то?
Задача оценки рисков и управления ими — получить реальную картинку, со всеми плюсами и минусами, а также готовые шаги по тому, как быть, если что-то все-таки случилось.
Это документ, где каждое событие, которое мы понимаем как риск, фиксируется через причину, следствие, стратегию реагирования и ответственного. А еще есть обязанность хранить этот реестр в базе знаний компании, то есть если я новый менеджер проекта - я могу посмотреть, а с какими рисками в этой компании сталкивались до меня и как решали, и как решают сейчас. Это не уникальный подход, во всех подходах к риск-менеджменту нам предлагают фиксировать и отслеживать риски, их влияние и стратегию реагирования. Но этот подход для меня самый удобный оказался.
Шаги в управления рисками:
- Оценка риска: Идентификация и анализ потенциальных рисков. Здесь вот как раз нужно выписывать и положительные, и отрицательные сценарии, фиксировать их в отдельном документе и передавать по наследству вместе с проектом.
- Мониторинг риска: Постоянное отслеживание изменений риска: наступил или нет, повысилась или понизилась вероятность его наступления. Здесь важно не путать причины и следствия. Если на наше мероприятие не пришли люди, это следствие — не пришли, а наступивший риск — плохая погода, из-за которой общественный транспорт ходил хуже и людям было сложнее добраться. Могли ли вы предусмотреть это и заказать автобусы для посетителей вашего мероприятия от ближайших станций метро? С другой стороны, синоптики обещали солнечную погоду. Проверяли ли вы прогнозы заранее? Мониторинг всегда про то, как мы смотрим за теми рисками, которые ранее определили — кажется ли нам, что вероятность их наступления увеличилась? Почему? Что можно сделать? И мониторинг всегда про фиксацию этих ответов (желательно в документе).
- Управление рисками: Разработка стратегий для митигации воздействия рисков. Вместо того чтобы указывать в документе название классических стратегий (уклонение, снижение, передача и другие), вы можете описывать для себя ваш способ реагирования на наступивший риск более приземленно и понятно, например, стратегия — эскалация, а вы пишите: «если все плохо, звонить Марии, она знает, что делать».
Нужно ли делать статью про риски и стратегии ухода, инструменты, которые могут помочь? Скажите мне, пожалуйста, я постараюсь сделать.
На этом вторая часть разора закончена. В третьей части я расскажу про качество управления проектами, коммуникацию, управление изменениями. Если у вас есть запрос на разбор каких-то терминов, скажите сейчас или молчите вовек! Но лучше скажите, конечно.
Спасибо за статью. Да, было бы очень полезно почитать конкретно про каждую методологию и соответственно про их инструменты и артефакты🙏🏼
Спасибо за комментарий! Готовлю потихоньку обзорные статьи и более подробные с примерами артефактов))