Как мы заставили ботов пахать вместо сотрудников и получили ценную базу данных

Мы в Proscom обожаем автоматизацию и роботизацию во всех их проявлениях. И не любим тратить время, силы и деньги на скучные и неэффективные штуки. Так что в 2023 году мы разработали аналог сервиса с капитализацией в $12 млрд, с помощью которого автоматизировали рутинные процессы и освободили время сотрудников и руководителей для более важных задач.

Все началось с простого вопроса: как быть, если нужно проверить бизнес-гипотезу или автоматизировать рутинные процессы в компании?

Можно пойти в заказную разработку — но это очень долго и дорого. Вот вы знали, что международный и российский рынок каждый год тратит целых 3 миллиарда долларов на кастомную разработку? А если считать рабочие часы — то получатся даже не часы, а годы.

Готовое решение тоже не назвать самым блистательным вариантом — придется адаптировать собственные бизнес-процессы, или дорабатывать эти решения с помощью разработчиков. Это тоже долго, муторно и неэффективно.

Признаться, мы нашли ответ на этот вопрос еще лет пять назад — взяли Airtable, low-code платформу для работы с данными, и оптимизировали все бизнес-процессы. Но уже через три года ее возможностей нам стало не хватать. А еще через год появились потенциальные проблемы с ее оплатой. Так что мы решили не ждать у моря погоды и создать свою low-code платформу с блэкджеком и таблицами — Violet.

Low-code платформа нужна, чтобы не прибегать к помощи разработчиков для подтверждения или опровержения гипотез, быстрой сборки MVP или создания несложных продуктов (например, сервиса трекинга времени, который, кстати, ради веселья собрал наш менеджер проектов).

Сейчас платформа состоит из четырех больших сервисов:

В Violet можно использовать разные виды данных: текст, число, процент, чекбокс, множественный выбор, связь с другой таблицей, атрибут связанного объекта, формула, файл.

В привычном и удобном табличном интерфейсе все члены команды смогут работать с этими данными:

В отличие от обычных электронных таблиц, на выходе пользователь получает полноценную структурированную базу данных, хранящуюся на серверах организации. Которая, к тому же, может интегрироваться с другими информационными системами и защищает структуру данных. Это вам не просто файлики, небезопасно лежащие на устройствах компании.

Violet позволяет автоматизировать любые операции. С этим справится даже человек не технической специальности, потому что сделать это не сложнее, чем настроить опросную форму.

Мы честно проводили эксперимент: за 2 дня студент второго курса факультета менеджмента ВШЭ вообще без компетенций в разработке с помощью Violet создал аналог тайм-трекера Harvest.

В Violet вообще нет производственных циклов. Не нужно собирать и обрабатывать требования, планировать этапы, сроки и стоимость работ, писать и перепроверять код и делать прочие сложные штуки, на которые ни у кого обычно не хватает времени.

Более того, не надо писать техдокументацию и перепроектировать архитектуру, чтобы что-то изменить в созданном сервисе. Все перемены в структуре данных и процессах происходят прямо из интерфейса системы и тут же применяются.

Что касается внедрения и интеграций, то сделать это тоже просто. Мы реализовали в Violet систему настраиваемых динамических API. Она помогает легко интегрировать новый продукт с другими информационными сервисами.

А еще Violet позволяет подключать дополнительные интерфейсы для взаимодействия с платформой, если это вдруг понадобится. Так что все в выигрыше — и в стоимости, и в скорости создания продуктов.

Когда мы все автоматизировали (читайте — избавились от экселек и собрали данные в одном месте), было бы просто не по-человечески это не показать и не создать для себя управленческие дашборды.

В пару кликов мы вывели крутые и понятные графики, чтобы мониторить ситуацию в компании. Доступ к ним, кстати, всегда под рукой. Поэтому нет необходимости собирать со всей компании кучу экселек, потом просить аналитика сделать сводную таблицу. И, в лучшем случае, через неделю получить цифры на руки, просто переходишь по ссылке и там все уже есть

В дашборде можно настроить любые виды графиков:

Пользователь может даже загрузить собственную карту (города, района, страны или предприятия), чтобы наложить на нее данные, обозначить цветом нужные значения и всегда наблюдать актуальную информацию.

С помощью Violet легко проводить опросы или взаимодействовать с внешними экторами. Чтобы провести опрос — клиентов, сотрудников, руководителей — достаточно сделать таблицу, собрать форму в конструкторе и отправить ссылку респондентам.А если нужно организовать сервис заявок (например, на отпуск и больничный), то можно просто создать таблицу с заявками и статусами, привязать форму и сохранить на корпоративном портале ссылку. Затем настроить простейшие автоматизации по руководителю, изменению статуса и отправкой информации в 1С при одобрении. И вуаля — за несколько часов работы одного человека (важно — не разработчика) вы получили полноценный сервис работы с заявками на отпуск, или выдачу оборудования, или даже service desk.

Когда мы начинали пользоваться Airtable, было мнение, что low-code платформы ориентированы на малый бизнес, и может быть сложно масштабировать их функции для среднего и крупного бизнеса. И это действительно было так, пока мы не взялись за Violet.

Пользоваться нашей платформой могут самые разные люди и организации: и те, кто ответственен за организацию работы крупных компаний, и отдельные команды внутри больших организаций, и ребята из среднего и малого высокотехнологичного бизнеса, и разработчики SaaS-продуктов.

В Violet можно создавать шаблоны для структур данных и процессов. Это очень облегчает работу, потому что позволяет собирать лучшие практики и спокойненько себе копить библиотеку готовых решений для дальнейшей работы.Violet находится в реестре отечественного ПО — так она стала доступной для государственных организаций.

Платформа уже запущена в формате on-prem — ею пользуются несколько наших крупных заказчиков в закрытых контурах.

А у себя мы автоматизировали HR-процессы (от поиска до увольнения сотрудника), работу над проектами, работу с целями и KPI, расчет бонусов и премий, заказ справок, больничных, адаптацию и обучение сотрудников и еще много-много чего. Теперь все сервисы компании построены на одном инструменте, данные хранятся в одном месте, и мы автоматически получаем аналитику по всем процессам, что помогает нам принимать управленческие решения.