Разоблачаем тайны успешного онбординга: это изменит ваш найм

Всем привет! Меня зовут Мария - я кофаундер сервиса кадрового документооборота Добыто и сегодня мы разберемся, почему вам нужно уже сейчас разработать структуру онбординга, кому поручить контроль за ее исполнением и как обойтись без отдельного кадрового специалиста для этих целей - обо всем по порядку в моем материале.

Не секрет, что прием на работу нового сотрудника процесс, который должен быть структурирован и отработан в любой компании, вне зависимости от ее размера и выручки. Чем более тщательно продуман механизм онбординга, тем более вероятно, что новичок останется с вами надолго.

Итак, повествовать о том, как вы ищете себе сотрудников на работу я не буду, так источников подбора персонала сейчас не так много, стоимость их услуг довольно высокая. Из личного опыта могу сказать, что найти хорошего специалиста сейчас сложно. Нельзя просто так взять и опубликовать вакансию на платформе поиска работы и желающие выстроятся к вам в очередь.

Если бы было все так просто, то рост прибыли HH.ru не составил 33% за 2023 год. Тем сложнее смирится с печальной статистикой, которая показывает, что примерно 30% новых сотрудников не проходят период адаптации, а 70% не остаются работать в компании более 2 лет (исследовании, которое провели аналитики IT-холдинга TalentTech, образовательной платформы «Нетология» и крупнейшей в России биржи фриланса FL.ru).

Причины могут быть как субъективного, так и объективного характера. На мой взгляд, к субъективным следует относить личные предпочтения человека - может быть новое место работы не соответствует его ожиданиям, не сошлись характером с коллегами. К объективным я бы отнесла неотработанную процедуру онбординга персонала в первую очередь.

Что такое онбординг? Это порядок действий со стороны работодателя, направленный на комфортную его адаптацию в новом коллективе. Сюда входит: знакомство, обучение, наставничество. Временные рамки процесса онбординга также зависят от организации и должности, на которую принят “новичок”.

Сейчас качественный адаптационный период важен в первую очередь для того, чтобы потраченные компанией ресурсы на поиск сотрудника, не были напрасными. При этом раньше он был больше формальным.

Наверное многие из вас на первом месте работы прошли через “жесткий” онбординг, который больше напоминал подписание кредитного договора на “деньги до зарплаты”. У меня было примерно так во всяком случае. Просто кадровый специалист или бухгалтер вручил кипу документов на подпись. Никто не ждал, что я с ними буду знакомиться - подпись и свободна.

По роду своей деятельности мне приходилось неоднократно проводить набор персонала разных профессий - в день было примерно по 20 индивидуальных собеседований и также я курировала процесс приема на работу. Да, статистика о которой говорилось ранее, примерно совпадает с реальностью. Не все доходят до конца.

На основе своего опыта я сделала следующие выводы о том, что помогает сделать процесс онбординга максимально эфективным. Это не значит, что для каждого рецепт универсален, но возможно для вас информация будет полезной.

Начнем с того, что чем крупнее компания, тем более целесообразно иметь в штате профессиональных кадровых специалистов. Многие элементы онбординга поручают именно им. Но возможно у вас нет такого специалиста и подбором сотрудников занимается руководитель организации, линейные начальники или бухгалтер - даже в этом случае требуется подготовить четкий алгоритм приема на работу.

Разработка корпоративной документации, связанной с трудовой деятельностью ваших специалистов. Самым простым и эффективным способом является использование КЭДО - системы кадрового электронного документооборота.

Наличие правильных и актуальных форм документов, а также возможность их быстрого заполнения и выгрузки очень ускоряют процесс начала трудовых отношений. Да и подписать все можно удаленно, документы не потеряются. В зависимости от рода вашей деятельности, трудовой функции отдельного специалиста, объем документации будет различным - чаще всего в него входят трудовой договор, соглашения к нему, инструкции и приказы.

Собрать полные данные работника, необходимые для его оформления в компанию. Можно использовать онлайн сервисы для этого. Если мы говорим об универсальных, то это google таблицы, доступ к которым предоставляется по ссылке. Для них не требуется создание отдельного рабочего аккаунта.

Подготовить рабочее место. Даже если у вас удаленный сотрудник, к моменту его выхода на работу должно все работать - аккаунты в системах и ПО, электронная почта, телефон. То же касается и рабочего места оффлайн - если что то упустите, у нового сотрудника может сложиться впечатление отсутствия системы и дисциплины в компании.

Заранее назначить ответственного (наставника). Это может быть линейный руководитель, специалист по обучению и адаптации или просто более опытный коллега. Главное, чтобы нанятый работник знал, к кому он может обратиться с вопросом, а ответственный понимал круг своих обязанностей.

Для полного погружения в рабочий процесс неплохо иметь специальные материалы о вашей компании и ее сфере деятельности - это могут быть видео, брошюры, электронная презентация, список терминологии, распорядок дня и корпоративные правила. Новоиспеченный должен проникнуться вашей командой и тем, чем будет заниматься в ближайшее время.

Обучение сотрудника в соответствии с его должностью и обязанностями. Насколько быстро вы обучите новичка его работе, настолько быстро он начнет приносить прибыль компании.

По моему опыту, одни из самых долгих в этом плане - менеджеры по продажам. Но возможно это просто специфика сферы деятельности. Как бы там ни было, процесс обучения один из самых важных в онбординге. Как можно выстроить его в небольшой компании:

Подготовить обучающие материалы и собрать их в базу знаний. Это могут быть видео уроки, статьи на различные темы, записи ранее проведенных вебинаров внутри организации или пройденные курсы. Мы используем для структурирования базу знаний, которая не только помогает сохранить информацию, но и позволяет “чекать” и проверять пройденный материал.

Также можно использовать вопросник от работающих сотрудников, в котором мы собираем сложные, требующие разборки комментарии по возникающим ситуациям. Они могут касаться нюансов взаимодействия с клиентами, изменений законодательства, спорных вопросов. При необходимости, всегда обратиться к такому списку и найти интересующую информацию быстро и без помощи иных специалистов.

Если работа на должности имеет комплексный характер, например сочетает юридические навыки и продажи, обучение могут проводить профильные сотрудники - каждый по своей тематике.

Юрист - по нормативной базе и процессуальным порядкам, руководитель отдела продаж - по технике работы с клиентами, отработке возражений и пр, маркетолог или администратор CRM по вопросам использования программного обеспечения, сервисам, которыми пользуются в компании.

Важно, чтобы информация, которую вы даете новому сотруднику, была структурирована и понятна. Мне нравится принцип, которому нас учили в универе - давать любую информацию собеседнику так, как будто он ничего не понимает в этой теме. Думаю, это правильно. Особенно если мы говорим о должностях, которые неизменны от организации к организации - менеджеры по продажам, маркетологи, администраторы и продавцы.

Да, на каждом месте работы эти люди выполняют примерно одинаковые обязанности. Но специфика сферы деятельности накладывает очень серьезные нюансы - в зависимости от того, чем вы занимаетесь и что должен будет продавать/администрировать/продвигать специалист.

Могу уверенно сказать, что менеджер, который продавал авто будет довольно долго вникать в продажи IT сервиса. Даже если он был “звездой” продаж раньше.

Ну и естественно нельзя просто так взять и сбросить на нового работника объем, который выполняет опытный специалист - процесс передачи обязанностей должен быть плавным.

Да - обучение людей в вашей команде можно оставить специалистам. Сейчас довольно много тренеров, занимающихся такой работой, но их услуги стоят недешево. А качественные материалы и курсы найти под специфические сферы деятельности очень сложно.

Минимальная стоимость для менеджеров по продажам - от 20 000 рублей за тренинг. Курсы для инженеров-проектировщиков стартуют от 50 000 рублей. Согласитесь, гораздо выгоднее разработать собственную базу знаний и использовать ее для новых сотрудников компании.

Какие еще важные действия приводят к положительному эффекту и ускорят процесс адаптации:

Постоянная поддержка руководителя - линейного (отдела или подразделения) и директора организации. Это очень вдохновляет.
Вовлечение новых сотрудников в команду. Это могут быть корпоративные мероприятия, если вы их практикуете, или онлайн собрания по неформальным темам.

Я имею позитивный опыт проведения подобных ивентов - год назад мы пригласили в команду корпоративного коуча-психолога, который примерно раз в квартал у нас проводит онлайн встречи сотрудников отделов компании или всех штатных специалистов одновременно.

Мы используем в основном удаленный формат работы и такие встречи действительно плодотворно сказались на производительности и внутренней коммуникации. Темы мы с ней определяем заранее - в зависимости от запроса, который был выявлен на предыдущем мероприятии. Может быть наш опыт будет полезен и вам. Новые сотрудники обычно начинают быстрее знакомиться с коллегами и доверять им.

Установите тайминг этапов прохождения обучения, адаптации и испытательного срока, который должен быть известен и понятен новому специалисту. У него должно быть точное понимание того, сколько времени отведено для каждого периода и какие последствия наступят если что то затянется.

Главное правило, которого надо придерживаться - чем быстрее произойдет онбординг сотрудника, тем быстрее он начнет приносить пользу вашей компании. Насколько качественно вы его обучите, настолько он станет эффективным специалистом.

Итак, если кратко изложить основные принципы быстрого и дешевого онбординга, то они примерно состят из следующего:

Оформите базу знаний для обучения персонала организации. Постоянно дополняйте ее новой информацией и сохраняйте интересные кейсы.
Рабочее место для нового сотрудника должно быть готово к его выходу, документы по приему на работу заполнены.
Новым людям нужен опытный наставник, к которому они могут обратиться по любому возникающему вопросу.
Для каждой должности необходимо иметь обучающие материалы. Лучше если они будут оформлены и структурированы в базу знаний.
Для мягкого погружения в рабочий процесс новому специалисту нужно “влиться” в коллектив, проникнуться идеей вашей компании и постепенно принимать обязанности.

Возможно, вы внедряли в своих компаниях еще какие то инструменты эффективного онбординга - будет классно, если поделитесь успешным опытом в комментариях. Также эту тему мы разбираем в нашем телеграмм канале https://t.me/dobyto - подписывайтесь и участвуйте в обсуждении.