Бесплатный тайм-трекер для учёта рабочего времени. Тайм-менеджмент в Excel с уведомлениями в Telegram

Сколько вы уже сидите за компьютером - час или два? Сколько обычно длится ваш перерыв в работе? Сколько часов в неделю вы работаете? Расскажу про трекер времени на базе Excel с уведомлениями в Telegram. В конце статьи оставлю ссылку на трекер и покажу как включить Telegram-оповещения чтобы не забыть сделать перерыв.

Я искал простенький бесплатный трекер рабочего времени и не нашел. Условия поиска были просты:

Как итог - я должен знать сколько в среднем длится мой перерыв, сколько я прямо сейчас работаю без перерыва и сколько часов было отработано за неделю. В идеале - привыкнуть делать перерыв каждый час чтобы немного размяться и дать отдых глазам.

Я потратил около часа на поиск простого и бесплатного инструмента и ничего не нашел. В интернете полно платных трекеров с кучей навороченных диаграмм и графиков. Много трекеров с кнопками "старт-стоп" для мониторинга задач и другими ненужными мне функциями.

В итоге я подумал, что проще будет попросить ChatGPT написать элементарный скрипт и собрать данные активности самому. Ну а диаграмму можно сделать в Excel - иначе зачем тогда там Power Query и безграничные возможности работы с данными🙄

Нам потребуется скрипт, который каждую минуту записывает положение мыши в специальный файл. Если положение мыши не менялось - оно не записывается (не будем засорять файл). Кроме положения мыши мне надо знать сколько минут прошло с прошлой записи. Всё это быстро реализуется на Python с помощью ChatGPT.

Если положение мыши меняется каждую минуту - это считается работой. В работе иногда бывают паузы (например, сейчас я печатаю и мышь не двигается). Если пауза затянулась (более 5 минут), считаем это перерывом. Если пауза затягивается более 4 часов - скорее всего я пошел спать, считаем это сном.

Для мониторинга времени работы и отправки уведомлений в Telegram, я использую Excel со встроенным в него Power Query. Получив данные по движениям мыши в Excel, я строю диаграмму своей работы и перерывов, считаю общее время работы и отправляю сообщение себе в Telegram если слишком заработался.

Так выглядит диаграмма моего рабочего дня:

Если я сижу слишком долго, трекер присылает в Telegram оповещение:

А вот сводная за рабочую неделю:

Начнём с минусов. Это и отсутствие мониторинга разных программ (которое есть во многих трекерах), и отсутствие трекинга печати на клавиатуре, и конечно же простенький интерфейс + отсутствие продвинутого функционала.

Вы не узнаете сколько просидели на звонке в zoom или сколько печатали текст если мышь не двигалась. Если у вас постоянные созвоны - вам будет сложно добиться точности с таким трекером. Да и подходит он только для Windows, на Mac я его не тестировал.

Но и плюсов тоже немало:

В Github есть две версии скрипта - версия с кодом Python и exe-версия. Они одинаковые, но exe-файл удобнее запускать. Изначально exe работал хорошо, но потом мой ноут начал считать его трояном - в этом случае надо просто разрешить выполнение файла.

Под файл скрипта лучше выбрать отдельную папку, в которой скрипт создаст файл activity.txt для учёта движений мыши. Вы скачиваете timer.exe в эту папку и запускаете его. Excel-файл скачивается отдельно и может быть размещён где вам удобно. Чтобы работали оповещения в Telegram, файл Excel должен быть открыт, да и диаграмму при открытом файле наблюдать гораздо удобнее😊

Для настройки уведомлений в Telegram создайте Telegram-бота с помощью BotFather, получите его токен и нажмите в боте команду start, чтобы он мог отправлять вам сообщения. Создание бота тут не расписываю - оно максимально простое. Затем получите свой ID в Telegram с помощью бота @userinfobot. Токен бота и ваш Telegram ID надо указать в Excel-файле, чтобы уведомления отправлялись.

Открываем Excel и проставляем настройки. Следующие настройки означают, что трекер не будет считать перерывом менее 5 минут, будет считать сном более 400 минут, отравляет уведомления при непрерывной работе от 60 минут и повторяет уведомления каждые 10 минут:

Когда вы открыли файл Excel и указали настройки, сам по себе файл обновляться не будет. Вы можете обновлять его вручную по кнопке "Обновить всё" на вкладке "Данные" либо установить автоматическое обновление. Именно обновление вызывает отправку оповещения в Telegram при долгой непрерывной работе, поэтому логично сделать его автоматическим.

Для отправки уведомлений вам нужно включить фоновое обновление всех запросов. Это несложно:

ВАЖНО: проделайте это для каждого из 4-х запросов и вам будут приходить уведомления от бота.

Тайм-трекер в Excel помогает мне не засиживаться за компом долго, мониторить перерывы и понимать общее время работы за неделю. Для меня это лучший бесплатный вариант на сегодня. Ниже еще пара нюансов, о которых не стоит забывать.

Чтобы скрипт снова включался после перезагрузки, найдите папку, которая отвечает у вас за автозапуск программ. У меня это: C:\Users\ydire\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\Startup. Нажмите правой кнопкой на скаченный файл timer.exe и выберите в доп параметрах "Создать ярлык". Созданный ярлык поместите в папку автозагрузки, чтобы timer.exe запускался автоматически после включения компьютера.

Если что-то пошло не так, бывает нужно отключить тайм-трекер. Для отключения сбора данных зайдите в диспетчер задач и снимите все задачи с timer.exe.

Вот и всё, что я хотел сказать. Пишите в комментах какими тайм-трекерами вы пользуетесь и возможно мы найдём что-то получше Excel-файла;)

Ссылки как всегда в конце 👇

Подписывайтесь на мой Telegram-канал, там не только статьи, но и куча полезностей + иногда выходят видео.

Воспользоваться трекером можно тут, в данной статье я уже всё расписал, но в Github тоже есть инструкция.

Если вам понравилась статья, можно поддержать меня на Boosty, подписка стоит 500 рублей (да, как большая кружка вкусного кофе).

Как же много можно узнать из простых перемещений мыши 🙀