Как юридический дизайн помогает бизнесу быть эффективнее

Как юридический дизайн помогает бизнесу быть эффективнее

Юридический дизайн, это не модный аксессуар в обиходе юриста, а вполне рабочий инструмент. С помощью него можно повысить эффективность бизнес-процессов, например, ускорить согласование договоров.

Мы в нашей юридической компании «Воронин и партнеры» применяем юридический дизайн в проектах у клиентов. В этом материале расскажу как разрабатывали договор для мебельной фабрики «Redome» и что удалось улучшить.

Первичный запрос

Мебельная фабрика изготавливает изделия по индивидуальным дизайн-проектам. Компания сама разрабатывает эскизы будущей мебели, производит ее и собирает.

Договорную работу компания вела по шаблонным документам взятым у другой компании. Те документы не были адаптированы под процессы компании из-за чего вызывали сомнения у руководства об их правильности.

К нам изначально обратились для проверки документов. В среднем подобный запрос может звучать так: «Нам нужен договор, чтобы все риски учитывал и был грамотно составлен». Часто такой запрос предполагает не просто проверку текущего договора и запись в нем исправлений, а полноценную проработку договорной работы в компании. Этот случай был не исключение.

Сбор информации

Обязательным этапом в подобных проектах будет сбор информации. Если кто-то считает, что юридический дизайн это настройка полей в текстовом редакторе и выбор шрифта, то он заблуждается. Юридический дизайн начинается с накопления необходимой информации по задаче. Информация помогает выбрать более эффективные инструменты, методы для решения задачи.

Пример: Компания работает с клиентами-физлицами из сегмента «Luxury». Клиенты из такого сегмента реже смотрят договор самостоятельно, чаще пользуются помощью юристов. С учетом такой информации нет необходимости специально избегать юридической терминологии. Такой принцип юридического дизайна я называю »писать для адресата».

Для разработки договора и настройки договорной работы нужно получить информацию о внутренних процессах компании. Эти процессы станут базой для будущего договора, ведь его условия должны им соответствовать. Для этого провели встречу с руководством компании.

Встречи могут быть очные или онлайн, подойдет даже заполнение опросника. Главное фиксировать информацию по ходу встречи.

По итогам встречи определили, что у компании 3 этапа работы с клиентом и они составляют единый продукт. Также выяснили про их целевую аудиторию, особенности каждого этапа сотрудничества с клиентом, негативный опыт работы по договорам.

После чего нам передали 3 разных документа для анализа. Один документ применялся для разработки эскиза, второй для изготовления мебели и третий для ее монтажа. Все 3 документа объединяло одно — они не отражали в полной мере внутренние процессы компании. Ну, и конечно, слабые правовые условия, вязкий текст, неудобная верстка. Классический набор, когда взяли чужой договор и применяют как есть.

Фрагмент одного из договоров
Фрагмент одного из договоров

Постановка задачи

По итогам анализа документов и сбора необходимой информации, мы сформировали решение для компании.

Фабрика представляет единый продукт, хоть и разбитый на 3 этапа. До сотрудничества с нами этапы оформлялись разными договорами на свой этап. Нам виделось это нелогичным по отношению к презентации продукта перед клиентом. Мы предложили разработать единый договор и регулировать им все этапы работы.

Так выглядел договор на разработку эскиза. Как по этому договору согласуются параметры эскиза и как фиксируются "эстетические предпочтения" не знал никто :)
Так выглядел договор на разработку эскиза. Как по этому договору согласуются параметры эскиза и как фиксируются "эстетические предпочтения" не знал никто :)

Будущие документы должны учитывать целевую аудиторию компании — физические и юридические лица. Содержание должно быть понятным клиентам, структура документов логичной и удобной в использовании. С документами будут работать менеджеры и необходимо учесть их пользовательский опыт, сделать их удобными для рутинных задач.

Можете сравнить как трансформировался первичный запрос в конечную задачу: )

Разработка

Зачем нам информация о целевой аудитории и бизнес процессах? Целевая аудитория определит пределы проработки условий, а бизнес процессы правовую конструкцию. Про правовые конструкции в этом договоре можете спросить в комментариях, а на целевой аудитории остановимся подробнее.

Клиентов у компании два вида:

  • Физические лица
  • Юридические лица

Это важно учесть потому что при работе с физлицами нас ограничивает Закон «О защите прав потребителей» и зарегулировать все хочушки не получится. С юрлицами проще, нет жестких ограничений. С учетом разного правового статуса клиентов была необходимость некоторые условия проработать по-разному, например, ответственность. Клиент попросил сделать 2 разных шаблона — один для работы с юрлицами, другой с физлицами.

Предложили такой формат первой страницы. Игорь Штанг на консультации сказал , что вертикальные линии в таблицах не нужны, с той консультации мы это учитываем :)
Предложили такой формат первой страницы. Игорь Штанг на консультации сказал , что вертикальные линии в таблицах не нужны, с той консультации мы это учитываем :)

Структурно договор разделили на разделы с условиями по этапам работы с клиентом и на разделы общих условий. Это помогло выстроить логику документа в привязке к внутренним процессам компании и ускорить навигацию внутри документа. Как внутри документа, так и внутри разделов элементы расположили по порядку их применения. Связанность крупных и мелких элементов в документе помогает кратно увеличить скорость обработки документа.

разделы сконструировали подобным образом
разделы сконструировали подобным образом

Для удобства работы менеджеров вынесли реквизиты сторон на первую страницу. Это помогает быстрее искать нужный документ среди прочих и визуально выделяет документ на фоне других: )

Содержание условий писали понятным языком. Важно было учесть, что физические лица могут самостоятельно читать документы и специфический юридический канцелярит здесь не уместен. Это помогает увеличить не только скорость чтения, но и добиться увеличения эффективности понимания содержания условий. Кроме того, использовали действительный залог, чтобы текст читался живее.

использовали двухуровневый список и второй уровень обозначили буквами. Это уменьшило количество цифр и так легче на слух. Теперь, когда менеджер читает пункт, он может представить, что играет в морской бой :) 
использовали двухуровневый список и второй уровень обозначили буквами. Это уменьшило количество цифр и так легче на слух. Теперь, когда менеджер читает пункт, он может представить, что играет в морской бой :) 

Немного базовых правил верстки. Верстка помогает сделать текст удобным и визуально приятным в чтении. Обязательно на финальном этапе настраиваем документ и тестируем на бумаге.

Про эффективность

По результату мы решили не только чисто бизнесовую задачу, т. е. дали правовой документ, где условия написаны «грамотно и в интересах бизнеса», но еще увеличили эффективность самих документов. Смотрите сами:

  • Документ соответствует процессам компании. Менеджерам будет легче объяснить процесс сотрудничества с клиентом и отвечать на их вопросы. Если менеджер предварительно проговорил клиенту процесс, то клиенту проще воспринять содержание документов. Это увеличит скорость заключения договора.
  • Документ написан с учетом портрета целевой аудитории. Предложения условий были написаны в таком стиле, чтобы клиент не чувствовал себя не в своей тарелке. Понятно написано, значит быстро прочитано и легко понято.
  • Удобная навигация. Структура документа позволяет быстро искать нужную информацию, что экономит время при эксплуатации документа.
  • Текст лишен бессмысленных условий. Документ разрабатывался индивидуально и все условия были направлены на регламентацию внутренних процессов. Меньше «настоящих договоров», «в соответствии с законодательством» и подобного, помогает облегчить текст, а значит добиться дочитывания документа до конца: )

Эффективность от такого проекта всегда можно померить. Нужно ввести договор в эксплуатацию и начать собирать обратную связь от клиентов. Договор должен поработать хотя бы 1 год. Когда накопится пул возражений, предложений от клиентов и сотрудников, тогда можно сравнить «было/стало». Текущий опыт обработать, отразить в новой версии договора и снова запустить в работу, чтобы собрать обратную связь.

Кстати, у нас в юридической компании «Воронин и партнеры» есть проект, когда мы сделали договор поставки для производства БАДов и спустя год на основе протоколов разногласий его переработали. Я проанализировал порядка 30 протоколов разногласий и выявил закономерности, которые увеличивали срок согласования договора. Если интересно, то пишите в комментариях, подготовлю материал.

------

Заказать разработку понятного договора можно на сайте нашей компании.

22
4 комментария

да дизайн всему помогает, только это не все понимают

1
Ответить

Юристов в университетах не учат делать документы, к сожалению. Если бы объясняли хотя бы базовые принципы верстки, то это в целом позитивно повлияло на отрасль. Я уж не говорю о том, что бы было если учили писать понятно)
Спасибо за комментарий!

Ответить

Юридический дизайн, как рабочий инструмент в бизнесе, звучит интересно

Ответить

Пару дополнительных тезисов ЗА:
- Правовые документы как часть сервиса. Почему бизнес думает об упаковке товара, например, но не думает о состоянии документов? Хотя это один из очевидных элементов, который может докрутить сервис. Юр дизайн поможет в этом.
- настройка правовых документов подтянет другие процессы в компании. Зачастую , когда настраиваем договорную работу, то выявляем внутренние косяки. Самый банальный пример - менеджеры начинают вникать в процессы и ведут себя бдительнее в работе с клиентами.

Ответить